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Workflow de aprobación de documentos

Escrito por Ana Canteli el 29 de octubre 2021

En la mayor parte de las operaciones comerciales de una compañía, es necesario demostrar el acuerdo entre las partes mediante la aprobación o firma de documentos, como prueba material del pacto al que se ha llegado.

Esto, que así definido puede parecer bastante rimbombante, ocurre todos los días, varias veces al día, en distintos planos de la vida empresarial. El ejemplo más claro son las facturas que la empresa emite y su cliente paga, pero este tipo de transacciones también tienen lugar a nivel interno; intradepartamental, entre distintas áreas de la organización, con otras entidades del grupo, administraciones públicas u otros grupos de interés. 

En todos estos casos la creación y gestión de documentación se produce, como mínimo, en alguna etapa del proceso de negocio que tenga lugar;  ya sea la emisión de unos albaranes, ( que darán lugar a la creación de una factura ), la entrega de nóminas por parte de una asesoría a su cliente, o el número de expediente que ha de generar la universidad al recibir toda la documentación solicitada al alumno, por citar sólo algunos escenarios.

Como se pueden imaginar, en todos estos casos se producen intercambios, transacciones, que dan lugar a la creación de multitud de tipos de documentos, que surgen de la lógica del proceso de negocio al que están vinculados. 

Para garantizar la adecuada gestión de los documentos y procesos se hace necesario contar con un sistema de gestión documental que satisfaga las necesidades de la organización, que contribuya a superar las posibles dificultades y que ayude a aprovechar las ventajas que puedan surgir. Para ello, hoy en día, es cada vez más común encontrar que los software de gestión de documentos electrónicos cuentan entre sus funcionalidades herramientas de workflow.

Para beneficiarse de los sistemas de workflow en sentido estricto, no es necesario abordar la digitalización de documentos; basta con tener clara la evolución del proceso de negocio y hacer que todos sus integrantes respeten el plan establecido. Sin embargo, debido a que las organizaciones valoran cada vez más la productividad y la eficiencia, el ahorro de tiempo y la inversión de recursos en actividades más rentables, es por ello que el uso de sistemas de workflow hace que la digitalización de documentos sea altamente recomendable.

Además, siguiendo la lógica de la mejora continua es muy probable que los procesos de negocio cambien con el tiempo, se actualicen y se corrijan. Siempre es posible, comunicar a los usuarios estos cambios, pero para minimizar el impacto de posibles errores humanos, garantizar el cumplimiento e incrementar los niveles de calidad, satisfacción ( tanto dentro de la organización, como de cara a los clientes ) y eficiencia; la gestión documental electrónica se impone como la mejor solución. 

¿ Se imaginan gestionar la aprobación de facturas en papel ? Crear las facturas en el sistema de gestión documental, pero imprimirlas, meterlas en sobres, pegar el sello, enviarlas a correos o esperar a que el cartero pase por la oficina. Esperar a que el cliente la reciba, la abra, comprenda su contenido y actúe en consecuencia. Y todo esto, si no se han producido fallos o errores en el proceso de negocio (en formato papel).

Gracias a los sistemas de workflow podemos beneficiarnos de multitud de ventajas que pueden hacer de los procesos de negocio una forma de trabajar segura, rápida y sencilla.

• Mayor productividad: suele ser la razón principal por la que las empresas se interesan por los flujos de trabajo.Un flujo de trabajo workflow se define como un cauce unívoco de gestión de un proceso, concretado en una sucesión de etapas. El proceso y la documentación anexa, no llegan a etapas más avanzadas, a no ser que se cumplan todos los requisitos previos. La disminución de incidencias y la correcta asignación de tareas, influye directamente en la productividad obtenida, tanto a nivel individual como organizativo. Además, si los flujos de trabajo se combinan con la gestión documental electrónica, eso supone grandes ahorros en tiempo y dinero, y que el personal puede dedicarse a tareas más relevantes, gracias a la presencia de procesos automatizados.
• Mayor seguridad: sobre todo cuando utilizamos los flujos de trabajo junto a software de gestión documental. Por un lado, gracias a los gestores documentales nos aseguramos que sólo los usuarios registrados en el  sistema puedan acceder al flujo de documentos, es decir al proceso, a la documentación - sea ésta electrónica desde su origen, o haya sido incluida mediante la digitalización de documentos - o a los dos elementos. Por otro lado, cada usuario partícipe del flujo de documentos, podrá acceder a éstos en función de la seguridad definida en el sistema de gestión documental; es decir, podrá tener derecho de lectura, de escritura, descarga, etc., en función del modelado de procesos, que como habíamos visto antes, puede ser susceptible de cambios.
• Más control: gracias al flujo de documentos, los responsables podrán ejercer el control de procesos fácilmente ya que los motores workflow suelen incluir una interfaz que permite ver en tiempo real la evolución del proceso; ver a quién está asignado, cuándo fue asignado, incluso se pueden insertar SLA para que los usuarios trabajen cumpliendo ciertos plazos de tiempo. En cuanto al estatus de la documentación, los gestores documentales suelen facilitar la trazabilidad de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. También facilitan el control de versiones, por lo que si en algún momento, un usuario comete un error sobre un archivo, se podrá recuperar la versión adecuada para continuar con el proceso de aprobación.
• Mejor comunicación y coordinación: tanto interna, como con nuestros clientes, proveedores y grupos de interés. Los procesos de negocio estandarizados no sólo se utilizan para automatizar procesos internos. También son recomendables para crear un cauce de comunicación consensuado con nuestros clientes, nuestros proveedores y demás partes interesadas. Los participantes pueden consultar en tiempo real el status de los procesos de gestión en los que están involucrados. A su vez, los workflow pueden enviar un correo a modo de notificación automática al interesado, en el momento en el que se produce cualquier evento relevante. Y este medio de comunicación sirve para que los usuarios puedan coordinarse entre ellos, prever los pasos siguientes y así estar preparado para cuando reciban la asignación del workflow. Además, optando por el uso de gestores documentales en combinación con sistemas de flujos de trabajo proporcionamos una única plataforma de trabajo para todos los beneficiarios, facilitando el control global de procesos.

Dicho esto, sigue siendo necesario evaluar las características más interesantes que ha de reunir el software de workflow adecuado para nuestra organización. Y entre ellas, la autonomía para desarrollar nuestros flujos de trabajo, no puede ser infravalorada.

El gestor documental de OpenKM incluye todas las herramientas de gestión documental necesarias para implementar un sistema de gestión de documentos fiable, seguro y eficaz. Entre ellas, un motor workflow integrado en la licencia del software. Para mayor comodidad y autonomía, ofrecemos en OpenKM Academy un curso formativo para la creación y desarrollo de procesos de negocio. De esta forma, con OpenKM, la organización goza de total libertad para gestionar sus proyectos, sin la necesidad de colaboración de terceros.

Si quiere saber más sobre el workflow incluido en el sistema de gestión documental, no dude en ponerse en contacto con nosotros.