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Verificación de documentos electrónicos

Escrito por Ana Canteli en septiembre 30, 2022

La verificación online de documentos se ha convertido en una herramienta cada vez más útil y demandada. Antes, sobre todo en sectores altamente regulados, el cotejo de documentos era una tarea presencial y manual. El cliente debía presentar toda una serie de documentos, susceptibles de verificación, y el empleado debía discernir la autenticidad documental, personalmente. 

Hoy en día, los clientes esperan unos servicios más rápidos y eficientes. De tal modo que si por ejemplo, un proceso de alta es percibido como lento o complicado, esto puede desincentivar la incorporación de nuevos clientes. De hecho, cada vez hay más datos que corroboran que los consumidores pierden la paciencia antes y en mayor número; obteniendo así una mala impresión de la compañía. Al fin y al cabo, lo que quiere un cliente potencial es adquirir nuestros productos y servicios para satisfacer sus necesidades; no dedicar (excesivo) tiempo, a lo que ellos consideran cuestiones administrativas.

Además, la transformación digital y la necesidad de mantener la distancia social han promovido la proliferación de servicios de verificación digital de documentos, en todos los ámbitos. En sectores de actividad altamente intervenidos, aún persiste la verificación física de documentos. Sin embargo, se espera que con el tiempo, incluso los entornos más inmovilistas incluyan también la verificación online de documentos.

El servicio de verificación de documentos online permite determinar rápidamente si un archivo es auténtico desde cualquier parte del mundo. Como se puede apreciar, se trata de una opción muy interesante cuando se trabaja con información de alto valor. El software de gestión documental de OpenKM ofrece la plataforma de trabajo online necesaria, para ofrecer todas las garantías de seguridad documental, a la que se añade la verificación de documentos.

Todas las funcionalidades del sistema de gestión documental están orientadas a posibilitar todas las operaciones que la organización necesite. Desde tareas específicas como incorporar documentos al sistema, crearlos desde plantillas, editarlos, cifrarlos; a objetivos más estratégicos como la digitalización del repositorio, la implementación de la oficina sin papeles, la inclusión del trabajo en remoto; entre otras decisiones de alto calado.

En ambos casos, tanto si abordamos un planteamiento micro como global, verificar que poseemos y trabajamos con la documentación válida y por lo tanto correcta, es esencial para todas las organizaciones. A medida que un documento se crea, se edita, va evolucionando. Y puede darse la circunstancia - sobre todo ahora que la movilidad es más acentuada - de que existan dudas razonables sobre si la versión del documento que se nos ha facilitado, o a la que tenemos acceso es la más actualizada, y por lo tanto válida. Para llegar a esta conclusión se requiere el cumplimiento de varias premisas. ¿La última versión de un documento implica que es la correcta o válida? Obviamente, depende de cada caso de uso.

El verificador remoto de documentos de OpenKM ofrece la posibilidad de constatar la pertinencia del documento que se previsualiza con el uso del smartphone o cualquier dispositivo inteligente. El gestor documental de OpenKM incluirá un código QR en la versión válida del documento - que contendrá el conjunto de datos que desee la organización - de forma que, a través del dispositivo, el usuario pueda comprobar que tiene ante sí un documento verificado. En caso contrario, la aplicación móvil informará al usuario del status del archivo.

La verificación online de documentos funcionará en red con el resto de funcionalidades de OpenKM. Si la última versión accesible de un documento resulta no ser válida, el usuario podrá utilizar el software de gestión documental para ponerse en contacto con sus colaboradores para resolver la incidencia, en tiempo real. Si tiene permisos, podrá acceder al historial del documento y validar la versión del archivo que se considere correcta. La inserción del código de verificación sobre el documento, puede hacer que automáticamente el documento se bloquee protegiéndolo de sobreescritura. Puede también actualizar automáticamente la seguridad del archivo. Incluso, significar el cambio de ruta de almacenamiento del documento; o la inserción de un documento verificado en un workflow de aprobación, etc.

La posibilidades de uso del sistema de verificación de documentos electrónicos son múltiples y gracias a la versatilidad de OpenKM, se puede insertar esta opción . en cualquier fase del proceso de negocio que se quiera actualizar con esta solución.

Por otra parte, entre las ventajas de la verificación online de documentos destacan:

• Prevención del fraude
• Mejora de la experiencia del cliente
• Reducción de costes

Si quiere saber más sobre los beneficios de la verificación de documentos online, no dude en ponerse en contacto con nosotros.