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Transformación digital en la administración pública

Escrito por Ana Canteli en octubre 15, 2015

En la transformación digital de la administración pública, el reto es el cambio tecnológico, no la tecnología. Las soluciones tecnológicas deben ser percibidas como el medio que permite rediseñar los procesos de servicio de forma que la experiencia del usuario y sus necesidades sean los protagonistas del esfuerzo transformador.

Y la gobernanza TIC en el sector público, tiene mucho que decir al respecto. Se trata de tomar los datos como la materia prima con la que se toman decisiones adecuadas; y a la vez, hacer que éstas puedan ser amortizadas por la sociedad a través de su uso continuado. ¿ Cómo ? Para empezar es necesario tener claro el marco de políticas públicas junto a la agenda digital de la administración, para a continuación determinar qué información necesitamos para alimentar los procesos administrativos en canales digitales - política de privacidad, aviso legal en páginas web, redes sociales, etc. De forma que los datos recogidos se alineen con los objetivos propuestos en la hoja de ruta del plan de transformación digital en la administración . Éste sería el primer paso necesario para convertir el gobierno electrónico de administración general del estado, en el canal preferente de comunicación de los ciudadanos y las organizaciones con el sector público.

El camino continúa con la adhesión de los empleados públicos a la administración digital, para el desempeño de sus tareas y mejorar la calidad de los servicios públicos ofertados; con la aplicación de la política de privacidad más actualizada ( lo que supone la adecuación del aviso legal ) o la entrada en vigor de políticas de transparencia en el funcionamiento interno y con ello mejorar la experiencia digital en las administraciones del sector público.

Todo esto necesita de un esfuerzo, principalmente a nivel interno. La mejor muestra de la transformación digital en la administración pública no será aquella que tenga la mejor sede electrónica, ni que tenga una sección de preguntas frecuentes más extensa, ni el certificado digital más reconocido; si no aquella en la que la experiencia del usuario sea más satisfactoria para la ciudadanía digital. Esto significa que las administraciones públicas deben diseñar sus modelos de negocio como parte de un todo, en el que otras administraciones funcionen como sede de una entidad mayor.

Recopilación de datos y análisis

La capacidad del Big Data para mejorar los servicios ofertados a la ciudadanía es una realidad que los organismos públicos no ignoran; de hecho su presencia es síntoma de la verdadera transformación digital en la administración. El análisis y procesamiento de grandes volúmenes de datos es lo que permitirá a las administraciones posicionarse como entidad reconocida que ofrece y puede garantizar servicios públicos de calidad.Para hacer frente a este reto digital en la administración es necesario reformar la cultura organizativa de las entidades, porque la revolución digital exige rediseñar el servicio público del futuro. Porque si algo caracteriza a las entidades públicas ( o que al menos se les supone ) es el papel de garante de los servicios públicos que definen un estado y la calidad de vida de sus ciudadanos, y para ello las administraciones públicas deben ser líderes en su ámbito de actividad.

El uso de las tecnologías de la información en la relación con los ciudadanos, puede parecer un objetivo díficil e incluso abrumador, pero es el medio necesario para mantener el papel preponderante que se espera de los organismos públicos. Si éstas entidades tienen la obligación de estipular el marco legal, normas y hacerlas cumplir - a través del aviso legal, la política de privacidad- de garantizar unos niveles de servicios mínimos pero siempre al alza; deberán servirse de los avances tecnológicos vigentes y las soluciones más avanzadas para no sólo asumir, si no también cumplir los objetivos de la administración electrónica. La adecuación tecnológica de las carreras profesionales del funcionariado es clave en el proyecto del la transformación digital. Se detectan falta de habilidades digitales entre el personal: conocer las implicaciones de la política de privacdad, el cumplimiento del aviso legal, en las páginas web de los organimos públicos o las redes sociales de las administraciones públicas. Éstas carencias están siendo tratadas a través de diversas iniciativas: desde programas de reciclaje y formación hasta nuevas contrataciones.

El sistema de gestión documental OpenKM está siendo utilizado por instituciones públicas de diversa índole a nivel nacional e incluso internacional. Con él ofrecemos programas de formación para usuarios finales, administradores y desarrolladores. De esta forma creemos que se procura la aceptación, uso y amortización del software en el corto, medio y largo plazo. No en vano el gestor de documentos y registros electrónicos de OpenKM ofrece una completa API y SDK’s en Java, PHP y .NET que permiten la integración del software en la red de programas de la administración; además de otros componentes que forma parte de la suite del sistema de gestión documental open source.

Éstos componentes sirven para atajar otro de los problemas que sufren las administraciones públicas que son los silos informativos y las tecnologías en la sombra. OpenKM, gracias a que no ofrece ninguna barrera tecnológica para integrarse con terceras aplicaciones, favorece la interoperabilidad y hace que el software pueda ser utilizado tanto como front-end como contenedor de datos o informacion gestionada en otros programas. Los software development kits hacen que OpenKM pueda ser aplicado como una plataforma de soluciones a medida que se desarrollan en función de las necesidades. Utilizando el API de los Webservices en SOAP y REST OpenKM, proporciona una plataforma interoperable para sacar provecho a través de las aplicaciones y los repositorios del organismo. Incluso el almacén de datos puede configurarse para cualquier base de datos.

Seguridad y protección

El sistema de gestión documental OpenKM consolida los datos creados, recogidos y gestionados por la administración pública en un único repositorio e incluye la seguirdad como elemento integrado. Los miembros de la organización han de loguearse en el sistema. Toda su actividad es auditable a través del Activity Log. Y mediante la definición de roles y perfiles se determinan las áreas y funcionalidades que el usuario puede utilizar. Además, dentro del gestor documental se puede definir la seguridad de cada contenido de forma independiente ( documento, carpeta, registro/expediente, o correo electrónico )

Control de versiones

OpenKM permite el control del ciclo de vida del documento mediante el acceso al histórico del archivo. En él se pueden ver las versiones por las que ha pasado el documento, los autores. El usuario puede descargarse versiones diferentes a la vigente. Y además ver destacadas las diferencias entre versiones, para ver más facilment las aportaciones de cada autor

Automatismos

Esta funcionalidad permite aplicar reglas y procedimientos sobre eventos específicos. El uso de tareas automáticas incrementa la productividad al reducir el tiempo de las operaciones, mejora la calidad al reducir el impacto de los posibles errores humanos. Y al obtener un alto grado de precision en los procesos se consigen reducir gastos. Se pueden automatizar captura de metadatos y extracción de texto, clasificación de documentos, ejecución automática de flujos de trabajo, etc.

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo sirven para automatizar la secuencia de acctiones o taeas para la ejecucuón de un proceso. El motor workflow de OpenKM es capaz de crear y gestionar procesos de negocio complejos, además de aplicarlos en paralelo o en serie.

Módulos

Mediante esta fórmula el gestor documental OpenKM ofrece diseños escalables, para que la administración expanda las funcionalidades de la plataforma de forma orgánica; a medida que el proyecto evoluciona.

• El módulo multitenant es ideal para la gestión de múltiples instancias alojadas en el mismo servidor, separando contenido y creando entornos personalizados que compartes el mismo sistema.
• El módulo códigos de barras, permite la identificación y lectura de códigos de barras, que gracias a la arquitectura plugin se puede extender a nuevos formatos.
• El módulo de archivo de correos electrónicos permite usar el gestor documental también como sistema de custodia de e-mails a nivel global, dentro de la organización.
• Módulo Factura electrónica: La factura electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales y que son legalmente equivalentes a la versión en papel. OpenKM extrae las facturas en formato "XML" y las almacenaademás además de permitir otras funciones como validar la factura mediante firma digital, descargarla en formato PDF o enviar notificaciones.

Construye tus propias apps

El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM ofrece una serie de aplicaciones que facilitan la gestión de documentos y registros en multitud de escenarios.

• Desktop Sync: permite a los usuarios sincronizar o importar carpetas y archivos entre el servidor OpenKM y su ordenador local.
• Microsoft Office Add-in permiten extender las funcionalidades del paquete ofimático, e interactuar con OpenKM de una forma rápida y eficiente. Disponible para Outlook, Word, Excel y Power Point.
• Firma electrónica: OpenKM permite aplicar la firma digital o electrónica a la documentación contenida en el sistema. El cliente de firma digital está concebido para albergar el certificado digital del usuario, de forma que éste pueda introducir documentos en OpenKM a la vez que los firma, o seleccionarlos desde la aplicación de firma electrónica.
• Scanner: El cliente de scanner captura imágenes desde los scanners y (opcionalmente) los convierte a PDF, para subirlos al gestor y establecer valores en forma de metadatos.

Si esta configuración no es suficiente, la administración pública tendrá la oportunidad de crear su propia aplicación, basándose en la tecnología open source de OpenKM. la plataforma OpenKM esta basada en Spring Boot y BootStrap, diseñada para agilizar la creación y mantenimiento de aplicaciones basadas en el framework Spring, con un alto grado de flexibilidad y fiabilidad. Ofrece una plataforma sencilla pero completa para desarrollar, implementar y mantener aplicaciones Java.