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Soluciones Digitales para Optimizar la Recolección y Organización de Documentos en Procesos de Apoyo a Clientes

Escrito por Ana Canteli en noviembre 12, 2024

La gestión eficiente de documentos es un factor clave para cualquier empresa que busque mejorar sus procesos internos y optimizar la atención al cliente. La automatización de procesos y la digitalización de documentos permiten a las organizaciones no solo reducir tiempos de espera y aumentar la productividad, sino también mejorar la seguridad y garantizar el cumplimiento de normativas. En este contexto, soluciones como OpenKM ofrecen sistemas integrales de gestión documental que permiten la organización, almacenamiento y recuperación de documentos de forma segura y eficiente.

Beneficios Generales de la Gestión Documental Digital

La gestión documental se refiere a la administración, clasificación y control de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Un sistema de gestión documental permite a las empresas almacenar documentos digitales y físicos en una plataforma centralizada y segura, facilitando el acceso a información relevante y mejorando la eficiencia operativa. Esto es particularmente útil en procesos de apoyo a clientes, donde la capacidad de acceder rápidamente a información organizada puede marcar una gran diferencia en la calidad del servicio.

OpenKM es un ejemplo de software de gestión documental que optimiza la gestión de documentos digitales, proporcionando herramientas para la digitalización de archivos físicos, como contratos y facturas de proveedores, y facilitando la captura de datos en formularios electrónicos. Estas funciones benefician a las empresas en varios aspectos:

1. Automatización de la clasificación de documentos: Los flujos de trabajo automatizados permiten que los documentos se clasifiquen de manera automática, ahorrando tiempo y reduciendo el error humano.
2. Optimización de procesos de gestión documental: Las soluciones digitales como OpenKM proporcionan archivos digitales accesibles, lo que facilita el control de versiones y permite una actualización constante de los documentos.
3. Seguridad y cumplimiento normativo: Al gestionar datos personales y documentos confidenciales, las empresas requieren de medidas avanzadas de seguridad. Con OpenKM, las empresas pueden implementar firmas electrónicas y gestionar el acceso a la información de manera controlada.

Digitalización y Custodia de Documentos: Beneficios y Ventajas

La digitalización de documentos permite a las empresas transformar sus archivos en papel en documentos electrónicos, optimizando su almacenamiento y facilitando su acceso. Esto reduce la dependencia de archivos físicos, liberando espacio y recursos. Además, al mantener los documentos en formato digital, las empresas pueden implementar una destrucción certificada de documentos para eliminar archivos innecesarios de forma segura, cumpliendo con los plazos de conservación estipulados por normativas legales.

Un sistema como OpenKM permite no solo almacenar documentos, sino también gestionar la custodia de archivos y realizar copias de seguridad en la nube, mejorando la seguridad de datos y asegurando la integridad de la información. Con esta plataforma, los documentos pueden ser accesibles desde cualquier lugar, lo que es una gran ventaja en entornos de trabajo híbridos.

Optimización de Procesos en Recursos Humanos y Facturación

La implementación de un sistema de gestión documental es particularmente útil en áreas como la gestión de recursos humanos y el proceso de facturación. En recursos humanos, el sistema facilita la recopilación y organización de documentos de empleados, desde contratos hasta documentos de forma y otros datos personales. Con una plataforma digital, los responsables de recursos humanos pueden capturar y archivar la documentación necesaria de forma automatizada, permitiendo un mejor control sobre la información y facilitando su consulta cuando sea necesario.

En el área de facturación, el software permite gestionar facturas de proveedores y organizar información financiera con precisión. La captura y almacenamiento de estos documentos se realiza de forma automática, lo que optimiza los procesos de contabilidad y reduce el tiempo que el equipo financiero dedica a tareas manuales. Además, gracias a la capacidad de digitalización, las facturas pueden ser revisadas y autorizadas mediante firmas electrónicas, agilizando los flujos de trabajo y garantizando el cumplimiento normativo.

Seguridad y Medidas de Protección de Datos

Uno de los aspectos más críticos en la gestión documental es la seguridad de los datos. En una plataforma como OpenKM, la gestión documental en la nube ofrece garantías de seguridad avanzadas, con funcionalidades de autenticación y control de acceso que protegen la información sensible. Esto es crucial en el manejo de datos personales y documentos confidenciales que requieren protección contra accesos no autorizados.

Además, el sistema permite que las empresas cumplan con las regulaciones de privacidad y protección de datos, optimizando el acceso y almacenamiento de documentos según las políticas de seguridad necesarias. OpenKM proporciona medidas de seguridad como la destrucción certificada de documentos una vez que estos ya no son necesarios, garantizando así la protección de la privacidad y el respeto a los tiempos de conservación.

Integración con Sistemas Existentes y Flujo de Información

Para muchas empresas, el principal desafío de implementar un nuevo sistema es la compatibilidad con sus sistemas actuales. OpenKM ofrece integración con otros sistemas empresariales, permitiendo que la gestión de contratos y la gestión de la información fluya de forma continua a través de todos los departamentos. La posibilidad de integrarse con sistemas ya existentes optimiza el acceso a los documentos y permite un flujo de trabajo más dinámico y eficiente.

Además, OpenKM permite implementar flujos de trabajo automatizados que organizan y distribuyen la información a los usuarios correspondientes, manteniendo el control de versiones y proporcionando métricas clave para la toma de decisiones. Esto facilita el almacenamiento de documentos y mejora la eficiencia operativa al eliminar duplicidades y redundancias.

Caso de Uso: Optimización en la Gestión Documental para Procesos de Atención al Cliente

La gestión documental digital es fundamental para empresas de cualquier sector que busquen optimizar su atención al cliente y mejorar su eficiencia operativa. La documentación clave para los procesos de apoyo a clientes puede incluir desde contratos, facturas y órdenes de compra hasta formularios, solicitudes, y datos personales de los usuarios. Sin un sistema de gestión centralizado y automatizado, el manejo de estos documentos puede resultar en procesos largos, duplicación de archivos y una mayor probabilidad de errores.

Con una solución como OpenKM, las empresas pueden gestionar documentos digitales y físicos en una plataforma centralizada que facilita el acceso rápido y seguro a la información relevante para cada caso. La automatización del sistema permite, por ejemplo:

• Recopilación y clasificación de documentos: Los flujos de trabajo automatizados organizan los documentos entrantes y los clasifican en función de parámetros predefinidos, lo cual permite a los agentes de servicio al cliente acceder de manera inmediata a los archivos necesarios sin necesidad de búsquedas manuales.
• Seguimiento y control de versiones: El control de versiones permite que el equipo siempre acceda a la información actualizada y a un historial completo de los documentos, evitando duplicidades y facilitando la toma de decisiones informada.
• Almacenamiento centralizado y seguro de datos: La capacidad de almacenar y proteger los documentos en una base de datos segura asegura que el acceso a la información esté controlado y gestionado de acuerdo con las políticas de privacidad y cumplimiento normativo. Esto es clave para empresas que manejan datos personales de clientes.

 Al aplicar un sistema de gestión documental como OpenKM, las empresas pueden reducir tiempos de espera y aumentar la precisión en la atención al cliente, logrando una mayor satisfacción y fidelización. La digitalización y el almacenamiento en la nube también permiten que el personal de soporte acceda a los documentos en cualquier momento y lugar, lo que es especialmente valioso en entornos de trabajo remotos o distribuidos.

Conclusión

La implementación de un software de gestión documental como OpenKM permite a las empresas mejorar su gestión de documentos digitales, reduciendo costos y aumentando la productividad a través de la automatización de procesos. La capacidad de manejar documentos electrónicos de manera segura, almacenar y gestionar datos en una base centralizada, y automatizar flujos de trabajo en áreas clave como recursos humanos y finanzas, transforma la forma en que las empresas manejan la información.

Con un sistema de gestión documental en la nube, las empresas pueden optimizar sus procesos internos, mejorar la seguridad de los datos y cumplir con las normativas de seguridad, logrando una mayor eficiencia en la gestión de la información y un servicio al cliente de alta calidad