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Software de productividad

Escrito por Ana Canteli en junio 23, 2023

 En la era digital actual, donde la información se genera y se comparte a una velocidad vertiginosa, la gestión eficiente de los documentos se ha convertido en un desafío clave para las empresas. Los software de gestión documental se han convertido en una herramienta indispensable para mejorar la productividad al ofrecer soluciones efectivas para organizar, almacenar y acceder a los documentos de manera rápida y segura.  De hecho, existen ahora software de productividad; son aplicaciones o programas diseñados para ayudar a los usuarios a ser más eficientes y efectivos en su trabajo diario. Estas herramientas de software están diseñadas para optimizar el tiempo, mejorar la organización, facilitar la colaboración y aumentar la productividad en general.

Los software de gestión documental pueden considerarse soluciones de productividad. La gestión documental se refiere al proceso de administrar, organizar y controlar documentos de manera eficiente en una organización. Un software de gestión documental ayuda a digitalizar, almacenar, organizar, buscar y colaborar en documentos de manera más eficiente, lo que a su vez mejora la productividad de cualquier organización en términos de acceso a la información, colaboración y flujo de trabajo, etc.  En este artículo, explicaremos cómo un software de gestión documental puede impulsar la productividad en una organización.

Organización y acceso eficiente a los documentos

Uno de los principales beneficios de un software de gestión documental es su capacidad para organizar los documentos de manera estructurada. Mediante la asignación de categorías, palabras clave y metadatos a los archivos, el software de gestión documental de OpenKM permite una búsqueda rápida y precisa, lo que ahorra tiempo y evita la pérdida de información importante. Además, la centralización de los documentos en un repositorio digital facilita el acceso desde cualquier ubicación y dispositivo, eliminando la necesidad de buscar físicamente documentos en archivadores o directorios dispersos. Con sólo unos clics, los usuarios pueden acceder a la información que necesitan, lo que acelera los procesos de negocio y optimiza la toma de decisiones.

Colaboración y flujo de trabajo mejorados

El software de gestión documental de OpenKM fomenta la colaboración efectiva entre los miembros del equipo. Permite compartir documentos de forma segura, establecer permisos de acceso y controlar las versiones de los archivos. Esto facilita el trabajo colaborativo en tiempo real, ya que varios usuarios pueden editar un documento simultáneamente, añadir comentarios y realizar un seguimiento de las modificaciones realizadas. Además, el software de gestión documental OpenKM permite establecer flujos de trabajo automatizados para la aprobación y revisión de documentos, lo que agiliza los procesos y reduce los cuellos de botella, e incluso la incidencia de errores humanos. Los recordatorios automáticos y las notificaciones de cambio mantienen a todos los miembros del equipo actualizados y aseguran que se cumplan los plazos establecidos.

Seguridad y cumplimiento normativo

La seguridad de los documentos es de vital importancia para las empresas. El sistema de productividad de OpenKM proporciona opciones avanzadas de seguridad para proteger los documentos sensibles y restringir el acceso a información confidencial. Las funcionalidades de encriptación, autenticación y control de permisos garantizan que sólo las personas autorizadas puedan acceder, modificar y compartir los documentos. Además, el software de productividad OpenKM ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones y normativas de privacidad de datos, ya que registra y audita las actividades relacionadas con los documentos, lo que facilita la generación de informes y la demostración del cumplimiento normativo.

Integración con otras aplicaciones

Un software de productividad eficiente puede integrarse con otras aplicaciones utilizadas en el entorno empresarial, como suites de oficina, herramientas de correo electrónico y sistemas de gestión de proyectos. Esta integración permite un flujo de trabajo más fluido y una mayor productividad, ya que los usuarios pueden acceder y editar documentos directamente desde las aplicaciones que utilizan con frecuencia, sin necesidad de cambiar constantemente de plataforma. OpenKM ofrece una completa API y webservices para facilitar cualquier proyecto de integración de OpenKM en la suite de programas de cualquier organización.

Componentes de gestión de la productividad en OpenKM

Como hemos dicho anteriormente, OpenKM actúa como solución de productividad para cualquier organización. A continuación destacaremos las funcionalidades incluidas en el sistema de gestión documental de OpenKM que destacan como solución de mejora de la productividad:

• Edición en línea: muchos usuarios generan documentos utilizando suites de oficina muy extendidas. Gracias al Live Edit de OpenKM los usuarios podrán editar documentos offices alojados en OpenKM. Incluso pueden decidir iniciar la creación de un archivo en local, y a través de los MS-Addins de OpenKM subir los archivos al gestor documental.
• Gestor de tareas y Calendario: OpenKM incluye un área de trabajo concebida para permitir a los usuarios programar eventos, crear recordatorios y reuniones, para gestionar sus horarios de manera eficiente.
• Notas y organización: en OpenKM se pueden añadir y consultar anotaciones vinculadas a los contenidos, disponibles en el panel de propiedades de cada carpeta, registro, correo electrónico o documento. Incluso, a través de la extensión foro, se pueden mantener conversaciones y compartir ideas relacionadas con cualquier contenido empresarial dentro de OpenKM.
• Herramientas de comunicación y colaboración: funcionalidades como las palabras clave, las categorías, los metadatos, las notas, las automatizaciones, los workflows, los informes; aparte del citado Foro o el Gestor de Tareas de OpenKM, actúan como herramientas de comunicación que mejoran las condiciones y el rendimiento de la colaboración entre miembros de una organización.
• Gestión del tiempo: El motor de flujos de trabajo incluido dentro de OpenKM y el Task Manager cubren esta necesidad. En multitud de ocasiones las organizaciones idean workflows con la intención de aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo. Los usuarios han de cumplir con sus obligaciones en un horizonte temporal previamente establecido. Cuando creamos una tarea en OpenKM, el formulario incluye fechas y horarios de inicio y fin que ayudan a los integrantes de cualquier evento a organizarse y preparar el trabajo.

En un entorno empresarial altamente competitivo, la productividad es un factor clave para el éxito. Un software de gestión documental se ha convertido en una herramienta esencial para mejorar la productividad al optimizar la organización y el acceso a los documentos, fomentar la colaboración entre los miembros del equipo, garantizar la seguridad de la información y cumplir con las normativas. Al implementar un software de gestión documental eficiente como OpenKM, las empresas pueden experimentar una mayor eficiencia en sus procesos, una mejor toma de decisiones basada en datos y una mayor agilidad en la gestión de la información. En última instancia, esto contribuye a una mayor competitividad y éxito empresarial a largo plazo.