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Software de gestión para gestorías

Escrito por Ana Canteli en julio 13, 2018

Los sistemas de gestión documental son una herramienta básica en el desarrollo del proyecto de gestión de las gestorías, ya que la gran mayoría de la información que éstas manejan se basan en documentos.

Los sistemas de contenidos empresariales son útiles también para proporcionar a las asesorías una plataforma de gestión del tiempo empleado en cada proyecto;  de forma que les ayuda a gestionar el tiempo necesario para ofrecer sus servicios, a controlar el tiempo empleado por el personal dedicado a los proyectos de los clientes, asignar tareas o favorecer la colaboración activa del equipo, entre otras características.

En un entorno cada vez más competitivo, el uso de las nuevas tecnologías marca la diferencia entre la permanencia o el crecimiento en el sector, o la desaparición de la organización. El uso intensivo de la tecnología en el negocio hace que las empresas puedan beneficiarse de la transformación digital, fenómeno que les permite diversificarse y fortalecer su posición en el mercado, de una forma inimaginable hasta ahora.

Las gestorías o despachos profesionales dedicados a proyectos de marketing o agencias creativas - que ofrecen servicios de marketing digital o la gestión de proyectos de contenido creativo -, necesitan especialmente contar con una herramienta de gestión de proyectos diseñada específicamente para este tipo de servicios. Necesitan planificar en tiempo real qué recursos serán necesarios para el proyecto de marketing, compararlos con los actualmente disponibles y por lo tanto actuar en consecuencia. Además el software de gestión debe facilitarles utilidades de seguimiento de los recursos utilizados para la correcta gestión de cuentas. Esto les va a permitir no sólo controlar las posibles desviaciones en la gestión del proyecto, si no que además en caso necesario podrán justificar de forma pormenorizada todas las tareas llevadas a cabo en el proyecto.

En este contexto, el software de OpenKM para gestorías puede ser la solución ideal para resolver los desafíos que la gestión de la documentación y recursos disponibles, suponen para estas organizaciones. El software de gestión de projectos de OpenKM, permite la vinculación de documentación a proyectos, que se asignan a usuarios a través del gestor de tareas, incluido en el sistema. Los empleados que participan en el proyecto, recibirán una notificación de su incorporación al proyecto ( por correo electrónico, a través de la app. para móvil ) y pueden utilizar las herramientas de colaboración de OpenKM para mantenerse informados con sus compañeros. Además, los usuarios pueden acceder directamente a la documentación relacionada con el proyecto. A los archivos se les pueden añadir palabras clave, categorías, o incluso metadatos - información de alto valor vinculada al documento o archivo que se considera de especial utilidad -. También se les pueden añadir notas, o mostrar las relaciones que unen a un archivo con otro y qué tipo de relación tienen. Para más información, los miembros del proyecto pueden intercambiar opiniones o diferentes puntos de vista en la sección Foro. Y en la sección Wiki, pueden destacar las fuentes bibliográficas, recursos o requisitos obligatorios que tienen que cumplir.Incluso el sistema de licencias OpenKM permite la inserción de usuarios adicionales para que por ejemplo, el cliente del proyecto pueda acceder a aquellos contenidos que la gestoría considera necesario.

Así por ejemplo, el cliente puede solicitar una demo en tiempo real utilizando la herramienta de trabajo de la empresa que, siendo un software para gestorías, te permitirá de forma automática mejorar la rentabilidad de tu despacho profesional y la satisfacción de tu cliente. El sistema de gestión documental de OpenKM ahorra tiempo a las partes involucradas, ya que el programa de gestión permite el seguimiento del proyecto a medida que éste avanza y el asesor puede contar con las apreciaciones del cliente, de manera que mejora la gestión del despacho profesional. No en vano, los participantes pueden suscribirse a los contenidos del proyecto de la gestoría y recibir notficaciones cada vez que se produce un cambio.

Por otro lado, el software para gestorías de OpenKM permite a las gestorías administrativas, despachos profesionales, asesorías fiscales, agencias de marketing y proyectos creativos, administrar la política de privacidad de acuerdo al nuevo reglamento general de protección de datos. Esto permite a tu despacho actualizar el aviso legal para adecuarse al nuevo marco legislativo, adaptar la politica de cookies al nuevo standard y permitir el acceso al software para gestorías de OpenKM a los clientes, a través de una interfaz echa a medida. Así, los clientes acceden a la gestión documental de sus proyectos, libros oficiales de cuentas anuales, en unas condiciones de uso ad-hoc. Toda la actividad desarrollada en estos entornos personalizados es controlada desde el software para gestorías de OpenKM. De hecho cada contenido podrá ser auditado desde la pestaña Activity Log, que ofrece una trazabiliad completa sobre todos los eventos ocurridos sobre el archivo.

Para facilitar la gestión de servicios y la obtención de información el software de gestión para gestorías de OpenKM también puede ofrecer plantillas, tanto para la gestión interna como para simplificar el rol del cliente en el programa.

El sistema de gestión documental de OpenKM puede ser utilizado además para mejorar diversos procesos de negocio de tu despacho en relación a tus clientes. A través de los automatismos se pueden implementar protocolos o procedimientos, de forma que un proceso o servicio no alcanza fases más avanzadas si no se cumplen los requisitos estipulados. Tal funcionalidad facilita tareas como la facturación para asesorías, tareas de contabilidad, control de gastos, etc. Otra herramienta disponible en el software para gestorías de OpenKM es el motor workflow integrado en el sistema. Permite crear un cauce de comunicación y colaboración óptimo entre los participantes en el proceso de negocio.

Y si se quiere ahondar en la transición al mundo digita,l se pueden acomoter proyectos de digitalización gracias al OCR zonal de OpenKM. Con él podemos reconocer los tipos documentales con los que trabaja la compañía y convertir los documentos en papel en archivos electrónicos con todo lo que eso supone. Menor gasto de almacenamiento, mejora en la seguridad - en OpenKM los usuarios verán los documentos sobre los que tengan derechos de acceso y podrán desarrollar otras actividades, si se les ha habilitado a ejercer esas tareas - facilidades de colaboración y comunicación y ahorro en costes vinculados a la gestión electrónica de la documentación.

Es más, el sistema de gestión para gestorías de OpenKM, ofrece facilidades de integración con otras aplicaciones ( ERP, programa de facturación, programa de contabilidad ... ), gracias a los SDK’s en Java, PHP y .NET. De está forma se garantiza la integración fluida del software en la suite de programas de la asesoría.

Los software para gestorías se han convertido en el elemento fundamental para proporcionar un entorno de trabajo fiable, colaborativo y ágil que facilite la consecución de tareas al personal de una forma eficiente y satisfactoria para ambos, la agencia y los clientes.