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Software de gestión de procesos de negocio

Escrito por Ana Canteli en octubre 10, 2017

La transformación digital ha hecho que cada vez más empresas perciban la urgencia, cuando no la necesidad de aumentar la eficiencia en sus actividades de negocio; incrementar la rapidez de sus servicios y simplificar sus procesos. Todo ello con el objetivo de implementar la mejora continua en la visión general de la empresa.

Aquellas organizaciones que permanecen ancladas en procesos de negocio ineficientes, no sólo pierden productividad, si no que sufren también de falta de flexibilidad. No son capaces de adaptarse a los cambios regulatorios o a los requerimientos que plantean los clientes en una economía más dinámica y global.

Los softwares de gestión de procesos de negocio ayudan a las empresas a gestionar y a automatizar los procesos empresariales. Conocidos como software BPM, abreviatura de business process management en inglés; es una herramienta concebida para las actividades de negocio, llevadas a cabo por los miembros de la empresa. Las organizaciones pueden usar estas soluciones de gestión para aplicar las reglas de negocio, mejorar en la atención al cliente – procurando la retención del mismo– a la vez que se reducen costos de gestión. Contribuyen a la mejora continua del flujo de trabajo, facilitando el análisis de los procesos, que permite incidir en las capacidades clave de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa.

Para ello, es necesario contar con soluciones de negocio que nos permitan multiplicar la productividad en la organización; que nos ayuden a tomar el control de las actividades y tareas que forman parte de los procesos.

Los software de business process management deben permitirnos:

• Automatizar tareas repetitivas, liberando al personal para llevar a cabo actividades más significativas y de mayor valor añadido.
• Aplicar el modelo de negocio a los procesos;a la vez que se obtienen datos estadísticos que permiten el análisis de la gestión de los productos y servicios que se ofrecen.
• Fortalecer el trabajo en equipo entre departamentos y la comunicación entre el personal; manteniendo sincronizadas a todas las personas involucradas en cada proceso.
• Detectar rápidamente las tareas o procedimientos incompletos en cada proceso de negocio.

Las soluciones de gestión de procesos deben incorporar los documentos o la información necesaria al flujo de trabajo; en el momento preciso y a la persona o departamento adecuado. Debe permitirnos redirigir automáticamente la documentación o información al flujo de trabajo definido en relación al proceso de negocio, y no basado en etapas técnicas.

El software BPM de OpenKM incorpora un motor Workflow capaz de sostener las reglas de negocio más complejas. Y es que cuando empezamos a diseñar un proceso de negocio, seguro que se nos ocurren 3 procesos más, relacionados con el primero, que son potencialmente automatizables. El motor workflow de OpenKM permite, crear, gestionar y modificar flujos de trabajo simples y complejos de una manera intuitiva, basada en la lógica WYSIWYG – acrónimo en inglés que significa , lo que ves es lo que obtienes -. Y utilizando su propia plataforma de desarrollo, para maximizar la eficiencia del diseño de los mismos.

Así, si cuando diseñamos un proceso de negocio se producen desviaciones entre el objetivo buscado y los resultados obtenidos, siempre podemos rediseñarlo. Los indicadores clave de rendimiento o desempeño ,son fundamentales para determinar la adecuación, utilidad y eficiencia de la automatización implementada.

En este aspecto la funcionalidad de Informes incluida en OpenKM, nos permite obtener un retrato en tiempo real de los resultados producidos por el flujo de trabajo diseñado. También podemos utilizar los indicadores de nivel de servicio, como elemento que nos permita identificar los posibles cuellos de botella que puedan producirse; redistribuyendo la carga laboral, o administrando otro tipo de soluciones. La funcionalidad informes es la herramienta que permite el análisis pormenorizado de los resultados del proceso de negocio, que permite racionalizar esfuerzos, y proponer mejoras.

Además, el sistema de gestión documental y gestión del conocimiento de OpenKM incopora la utilidad de notificaciones automáticas. Los usuarios pueden continuar con sus actividades habituales, sabiendo que recibirán una notificación por correo electrónico, incluso un aviso mediante ventana emergente; o la actualización del status del icono workflow, para informarles de la asignación de una nueva tarea.

Por otro lado, es posible que los workflows contengan información sensible, que no se pretende sea accesible a todos los integrantes del proceso. El software de gestión documental y gestión del conocimiento de OpenKM aplica el control de seguridad en varias capas. 1º es necesario contar con credenciales de acceso para poder entrar en el gestor documental de OpenKM. En 2º lugar, la asignación de roles- en función de nuestra posición en el organigrama, pertenencia a un departamento o área determinada, etc.- permite administrar el acceso a la documentación de una forma más eficiente. En 3er lugar, es posible determinar el acesso a la documentación( privilegio de lectura ), además del ejercicio de otros privilegios ( edición, borrado, descarga…) a nivel de documento. Y por último, gracias a la asignación de perfil, cada usuario tendrá acceso a los flujos de trabajo que le competan.

Desde la pestaña Workflow del panel de propiedades de cualquier nodo en OpenKM ( carpeta, correo electrónico, registro o documento ) podemos comprobar si hay algún flujo de trabajo vinculado al nodo, y también podemos comprobar su status en tiempo real.

No es menos importante, mencionar la capacidad de cualquier software bpm para integrarse con terceras aplicaciones. Y es que a lo largo del ciclo de vida de las empresas, se van incorporando más programas que contienen información susceptible de formar parte de un flujo de trabajo. Por eso OpenKM ofrece SDK’S para Java, PHP y .NET que permiten a la empresa integrar ahora – o con vistas a futuro - el sistema de gestión de procesos de negocio con el resto de la suite de programas de la compañía.

Los software BPM son la mejor opción para automatizar las operaciones empresariales y aumentar la eficiencia del negocio, racionalizar procesos y construir rutinas de trabajo hechas a medida y enfocadas a la obtención de los objetivos de la organización.