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Software de captura de documentos

Escrito por Ana Canteli el 18 de mayo 2018

Los software de captura de documentos son aplicaciones que proporcionan la habilidad y funcionalidades para la automatización de procesos de digitalización de documentos, o escaneo de archivos.

El objetivo principal de la implementación de una solución de software de captura de documentos, es reducir los recursos y tiempo dedicados a los procesos de escaneado y captura; a la vez que se aplican otras técnicas, como OCR zonal – reconocimiento óptico de caracteres – para la gestión de documentos, en particular la información que contienen en forma de metadatos.

La información contenida en documentos en papel es igual de valiosa para la empresa, que los documentos electrónicos generados por la organización. A menudo, esta fuente de información representa una gran proporción de los intercambios que la empresa realiza con clientes, proveedores o grupos de interés. Tener la posibilidad de gestionar los intercambios de información y documentación con la ayuda de un software de gestión de documentos, puede mejorar la colaboración entre los empleados o departamentos; a la vez que se reduce el riesgo de pérdida de información.

En lo que respecta al manejo de documentación crítica para el negocio, como pueden ser órdenes de compra, albaranes, facturas, etc., la digitalización, llevada a cabo con el software de captura de documentos, puede ayudar a la aceleración de los procesos de negocio.
El software que captura documentos insertado en el sistema de gestión electrónica documental de OpenKM, utiliza las herramientas más avanzadas para capturar, indexar, clasificar, extraer información de documentos de forma que se procura la digitalización del archivo histórico de la compañía, al mismo tiempo que garantiza el acceso a los datos. El sistema de gestión de contenido empresarial de OpenKM sirve a su vez, para gestionar la información con independencia del tipo de contenido; incluyendo fax, email –adjuntos incluidos– imágenes, formularios, impresos de reclamación y diversos documentos complejos.

El software de captura de documentos de OpenKM está preparado para proporcionar soluciones integradas con dispositivos multifunción, servidores de correos electrónicos, u otras aplicaciones de la suite de programas o sistemas operativos de la compañía. OpenKM ofrece un cliente de scanner que permite la integración del sistema con cualquier dispositivo que siga el protocolo TWAIN. De hecho el sistema de gestión documental de OpenKM ofrece integraciones con otros software de captura de documentos como Abby Flexicapture, Kofax o Chronoscan.

La captura de datos de documentos en OpenKM reconoce el tipo de documento – para determinar si el documento es una factura, una petición, un formulario…- Una vez determinado el tipo de documento, se aplica el OCR zonal, para extraer información clave que contiene el archivo. OpenKM también es compatible con aplicaciones de captura de documentos como el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR por sus siglas en inglés), o reconocimiento inteligente de documentos (IDR en inglés). Y es que la suite del sistema OpenKM ofrece SDK’S en Java, PHP y .NET que hace compatible el sistema de gestión de gestión de documentos con cualquier tercera aplicación.

Maximiza eficiencia, productividad y resultados

Los software de captura de documentos hacen más fácil el uso de los sistemas de gestión documental, aumentan la productividad, incrementando la velocidad de la automatización de procesos de negocio, logrando así más beneficios con los mismos recursos.
Por otro lado, también sirve para modernizar las operaciones de la compañía. Al digitalizar la documentación y llevar a cabo la captura electrónica de documentos, colaborar y la capacidad de compartir información en la empresa es más fácil y segura.
El software de captura de documentos de OpenKM permite la introducción de documentos digitalizados o escaneados en el sistema de gestión documental de la compañía. El programa reconoce el archivo, lo indexa, extrae todo el contenido del documento gracias al extractor de texto, y los datos clave en forma de metadatos.

De esta forma el documento puede ser clasificado; almacenado en la localización adecuada dentro del repositorio, categorizado y ser objeto de automatización de procesos de negocio automatizados o flujo de trabajo (automatización de flujos) – workflow -.
Además, el software de captura de documentos permite que los archivos y la información que éstos contienen sea más fácil de encontrar. A través del motor de búsqueda de OpenKM, los usuarios pueden encontrar información realizando búsquedas por texto libre. Pero también utilizando el modo avanzado, que les permite discriminar por contexto; si la información está archivada en la taxonomía, o está guardada en mis documentos, en correos electrónicos, en plantillas o si se ha enviado a la papelera.

Gracias al proceso de captura y digitalización, los usuarios pueden buscar documentos a través de cualquier palabra que recuerden, que forma parte del cuerpo del archivo. Pueden también buscar por nombre, por título asignado al documento. Palabras clave, idioma, autor, o incluso por rango de fechas (periodo de tiempo aproximado durante el que un documento fue creado o introducido en el sistema). A estos criterios de búsqueda, se pueden añadir otros, para que la lista de resultados sea más específica. Se puede buscar documentación, en función de su ubicación dentro del repositorio – la ruta en la que está archivada -. Por categoría. Por tipo de archivo; si se trata de un documento, una carpeta, un registro, o un correo electrónico. En ese caso el buscador nos facilitará criterios como emisor, receptor o asunto. Incluso podríamos buscar documentos o información basados en la extensión del archivo ( los software de captura de documentos suelen digitalizar en formato TIFF o PDF) o incluso por notas añadidas por los usuarios. El motor de búsqueda de OpenKM, también nos permite realizar búsquedas en base a metadatos; información de alto valor extraída durante el proceso de captura y adjuntada al documento digitalizado.

La asignación de categorías en OpenKM es un recurso muy interesante ya que por sí solo permite navegar por todo el repositorio utilizando este criterio. Por ejemplo: imaginémonos que la creación de carpetas es un evento limitado; sólo se pueden crear nuevas carpetas (ya sea manual o automáticamente ) por nuevos clientes o nuevos proyectos. Sin embargo por sentido común, es comprensible que en relación a cualquier cliente tengamos varios tipos de documentos; o que en relación a los proyectos tengamos más de un departamento involucrado. Por eso, la asignación de categorías permite añadir información extra a carpetas, registros, documentos, correos electrónicos; que estarán archivados siguiendo la premisa general, pero que a través de las categorías vamos a encontrar agrupados en función de otros criterios. Si la semana que viene vamos a tener una reunión con nuestros clientes en Francia, podemos utilizar la categoría Región/Europa/Francia y así ver todos los contenidos que comparten esta condición; que estarán archivados en diferentes rutas o localizaciones del repositorios, pero que están unidos por esta característica.

Otra forma de presentar las vinculaciones que los documentos escaneados o digitalizados, pueden mantener o desarrollar dentro de la organización, es a través de las Relaciones. En OpenKM, podemos definir las vinculaciones por tipos: si un documento es equivalente a otro; por ejemplo contratos idénticos en diferentes idiomas. Si un archivo se considera origen de otro documento; un albarán da origen a una factura. También podemos definir relaciones grupales; varios documentos mantienen relación, todos al mismo nivel.

Por ejemplo; tenemos un proyecto de internacionalización y a él pertenecen documentos del dpto. de Administración, planos AutoCAD del área de Ingeniería – OpenKM tiene un módulo AutoCAD que permite la gestión y visualización de este tipo de archivos -. Curriculums de candidatos gestionados por el dpto. de RR.HH, etc. Desde la pestaña Relaciones, podríamos ver el resto de archivos con los que un documento en cuestión, está relacionado. Las relaciones también son información accesible desde el motor de búsqueda de OpenKM.

Los documentos o la información tratada por softwares de captura de documentos, dentro de un sistema de gestión documental, pueden ser objeto de flujo de trabajo. Los procesos de negocio aplicados con motores workflow, permite la reducción de costes derivados del manejo documental manual, aceleran los ciclos de negocio y mejoran la exactitud y calidad de los datos introducidos en los sistemas de la empresa; ERPS, CRMS, etc. Reducen retrasos en plazos y desvíos en el cumplimiento de procedimientos, normas o leyes, gracias a que los programas de captura de documentos contribuyen a la aplicación sistemática de las reglas de clasificación de documentos, extracción de datos y verificación, entre otras. El sistema de gestión documental de OpenKM presenta incluido un motor workflow que soporta los procesos de negocio más sofisticados.

Toda la actividad desarrollada en el sistema de gestión documental de OpenKM está sujeta a la aplicación de una seguridad altamente definida y eficaz. Para empezar sólo los usuarios con nombre y contraseña, pueden acceder al sistema, y por lo tanto acceder al software de captura de documentos. Después la asignación de roles, junto al perfil determina las funcionalidades y áreas de trabajo accesibles. En tercer lugar está la gestión de la seguridad a nivel granular. Cada carpeta, registro, documento, correo electrónico o archivo adjunto, puede ser objeto de una definición de seguridad específica. De esta forma sólo los usuarios seleccionados serán capaces de ver, editar, descargar, borrar, etc, aquellos elementos sobre los que tengan derecho de acceso.

Elementos de un buen software de captura de documentos

• Funcionalidad: la adquisición de un software de captura de documentos, en el contexto de un sistema de gestión documental no sólo transforma documentos en papel en imágenes. Puede ser utilizado para extraer información de alto valor, y hacer que esta forma parte de procesos de negocio automatizados, flujo de trabajo, etc.
• Asequible: el software de captura de documentos de OpenKM está incluido en todas las instalaciones del gestor documental. No presenta curva de aprendizaje, ni entrenamiento específico y la reducción de costes mejora al realizar captura de documentos por lotes, automatiza labores de indexación, clasificación de documentos, categorización…
• Escalabilidad: OpenKM está pensado para crecer y adaptarse a las necesidades de la empresa. OpenKM Cloud (software como servicio) está pensado para organizaciones pequeñas o medianas, que no cuentan con personal técnico sus propios servidores. Es de fácil implementación y la organización puede crear su propio sistema de gestión documental a medida. La versión profesional de OpenKM es para instalar el software en los servidores de la compañía y también es adaptable a las necesidades de la empresa y de su entorno. Además el OpenKM Knowledge Center, incluido en ambas versiones da acceso a todos los componentes o extras para completar o incrementar la instalación si es necesario.
• Acessibilidad: diseñado, implementado y configurado para poder acceder a el desde cualquier dispositivo, donde, y cuando sea necesario.
• Compatibilidad: OpenKM ofrece una completa API, que permite a las empresas añadir plugins para integrar el software de captura de documentos con multitud de dispositivos. Además los SDK’S permiten utilizar el gestor documental como front-end o back-end de terceras aplicaciones.