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Sistemas de Información Empresarial

Escrito por Ana Canteli el 30 enero 2018

Dentro de los sistemas de información, nos encontramos con un sistema de gestión cuyo objetivo persigue la organización, control y gestión de la información dentro de las empresas; hablamos de Sistema de Información Empresarial.

Un sistema de información empresarial trata de proporcionar el uso óptimo de la información dentro de la organización. Para ello combina los sistemas de gestión de contenido empresarial, gestión documental, gestión del correo electrónico, la automatización de procesos, la administración de las experiencias de los consumidores, o la inteligencia empresarial – Business intelligence – entre otras técnicas y estrategias más complejas; como pueden ser aquellas relacionadas con la gestión del conocimiento o la gestión de recursos humanos.

Observamos pues, que los sistemas de información empresarial aglutinan distintos tipos de sistemas y disciplinas; cuyo eje central debe ser la ayuda que en el marco de la administración de empresas, supone un sistema de apoyo en el control de la gestión, la toma de decisiones y en general todo aquello relacionado con la gestión de la información. Para que las operaciones que se realizan en la empresa sean óptimas.

Los sistemas de información empresariales suponen a su vez, una disciplina integradora que sirve para describir, estructurar y gestionar todas las unidades que contienen información en la empresa; más allá de las limitaciones tecnológicas o de organización, y promover la transparencia y la gestión del conocimiento. Son fruto de la evolución de las tradicionales prácticas de gestión de la información; motivadas por el abrumador crecimiento de la información, la velocidad y complejidad de los medios, sistemas, regulaciones y políticas en las organizaciones.

La gestión de la información en la empresa es lo que nos permite crecer e innovar, y por lo tanto asegurar nuestro futuro. A través de la racionalización de los procesos de negocio, mejorar la calidad de la información, al mismo tiempo que minimizamos los riesgos.

Por lo tanto, una de las preguntas que nos rondan cuando pensamos en sistemas de información empresariales es ¿qué es información? Y ¿cuál es su significado?

Cualquier negocio es información. No importa si vendes calzado, gestionas seguros, te encargas de la ocupación hotelera, administras la disponibilidad en un clínica dental… - cualquier planificación, pedido, compra, producto, servicio; consumen y proporcionan información -. Por eso, el crecimiento y la estabilidad de una compañía están más vinculados que nunca a los sistemas de información que éstas albergan.

Además, la información define nuestras relaciones con nuestro entorno; en el sector, en la empresa, con nuestros socios, equipos de trabajo… El quid está en sacar el mayor provecho de la información presente en el sistema de información empresarial. Para que esto sea posible, el sistema debe ver la información y las decisiones en la empresa como parte de un todo.

El sistema de información permitirá ver cómo la información y los procesos operativos fluyen a los largo de la organización. El flujo de información es en parte un proceso, pero también fruto del diseño organizacional, parte de las capacidades técnicas de la empresa, y parte resultado de la colaboración. Un buen sistema de información empresarial permite, crear, capturar, distribuir y consumir información.

Beneficios de un Sistema de Información Empresarial

Conseguir alinear la forma en la que la empresa gestiona el negocio, con los objetivos corporativos o de la dirección, conduce a la mejora visible de resultados.

Para conseguir un sistema de información empresarial eficaz y eficiente, es necesario partir de un enfoque general que dé respuestas al legado del pasado, la urgencia del presente y la incertidumbre del futuro.

Con legado nos referimos a los sistemas preexistentes en la empresa, que contienen información de tal importancia que no se pueden obviar, o que resulta muy costoso migrar.

El sistema de información empresarial de OpenKM proporciona SDK’S en Java, PHP y .NET que permite la integración del software, con cualquier tercera aplicación presente en la empresa, o que se vaya a adquirir en el futuro. De esta forma, también se evita la aparición y persistencia de silos de información infrautilizada en la organización.

También ha de proporcionar confianza al establecer un marco de seguridad que cubra los escenarios que se den en la empresa. Hoy en día los empleados pueden utilizar plataformas como Google o Dropbox para almacenar y compartir información. Sin darse cuenta, están sacando información de la compañía, a la vez que violan la seguridad establecida sobre la información, la política de privacidad, o los derechos de propiedad intelectual que dichos contenidos puedan tener.

El sistema gestión de contenidos empresariales OpenKM proporciona una plataforma para la gestión completa de toda la información de la organización, sin que el formato sea una limitación y aplicando la seguridad en 3 niveles. Los usuarios han de tener credenciales para poder acceder al sistema de información. En función del perfil asignado, OpenKM le ofrecerá una vista personalizada, ajustada a sus necesidades y expectativas. Por último, los usuarios tienen la posibilidad de establecer la seguridad a nivel granular; es decir, cada carpeta, documento, registro o correo electrónico puede tener una seguridad distinta, adecuada para cada caso. Además, los usuarios también pueden utilizar la plataforma para colaborar o compartir información con los compañeros; a través de funcionalidades como wedDAV, el chat online, el envío de notificaciones, etc.

Los sistemas de información empresariales deben ofrecer interfaces de usuario concebidas para maximizar la experiencia del usuario final, desde una misma plataforma. En este sentido, la plataforma KCenter de OpenKM proporciona la posibilidad de customizar el gestor documental para que la instancia se adapte a los requisitos de ambiente de trabajo que se quieren alcanzar. Por ejemplo, puede ser utilizada para publicar regularmente información de interés para nuestro público objetivo; o crear una plataforma de acceso personalizada para nuestros grupos de interés. Además el software libre supone contar con tecnología que se adaptará con la empresa a las necesidades actuales y futuras.

Un sistema de información debe permitirnos analizar toda la información. El sistema de gestión documental OpenKM, través de la funcionalidad Informes obtiene información pormenorizada de cualquier aspecto que sea de nuestro interés. La administración de metadatos, nos permite añadir información de valor, o incluso buscar contenidos a través del buscador, utilizando los metadatos como criterio de búsqueda. El gestor de tareas que incorpora el sistema, también es una buena herramienta para analizar la información empresarial; ya que permite gestionar proyectos, establecer reuniones; de forma que ayuda al personal a trabajar en equipo y organizarse mejor.

La importancia de la información se mide por la capacidad del sistema informacional para procesarla. El gestor documental OpenKM incorpora un motor workflow que permite a las empresas optimizar los procesos de negocio. Y también por su capacidad de contextualización. Los usuarios, en la sección Forum, vinculada a cualquier contenido dentro de OpenKM, pueden compartir o valorar información, relativa a los documentos que gestionan. En el área Tablón de OpenKM, encontrarán información sobre su actividad, ordenada por indicadores. Esta área de trabajo, también les permitirá acceder a otras funcionalidades extra, que harán de su trabajo diario una actividad más cómoda, ágil y por lo tanto más productiva.

Los sistemas de información empresarial proporcionan una visión holística de la información en la empresa, del know-how y conocimiento atrapado o escondido, entre los diferentes departamentos y tecnologías utilizadas en la que compañía; que no afloran por estar contenidas en silos.