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Sistema de gestión documental - cómo empezar

 Escrito por Bailey Belmont en octubre 04, 2019

Tratar con grandes cantidades de papeleo puede parecer lento e inapropiado en términos de eficiencia comercial. Cuando tienes todos tus documentos sin organizar, es complicado para el administrador de registros y  documento y para ti manejar tal cantidad de información. Además, esto te obliga a hacer copias innecesarias y pasar horas tratando de encontrar documentos perdidos.

Para aumentar la productividad y reducir costes, muchas compañías deciden comenzar con un software de administración de documentos que tiene gran cantidad de beneficios. Como ejemplo, la empresa Write My Essay Today, que se ha beneficiado hace mucho tiempo de un sistema de gestión documental. El uso de este sistema para almacenar los documentos le permite a la compañía aumentar la eficiencia de la administración de contenido, reducir los costos asociados con la administración de documentos y asegurarse de que cada documento electrónico se administre de manera segura.

Teniendo en cuenta la lista de beneficios que tiene un sistema de gestión de documentos, instalarlo te proporciona una ventaja significativa, y aquí hay algunos consejos para que puedas comenzar

Asegúrate de que el sistema sea adecuado para ti

Considera si el software de gestión documental te ayudará con las operaciones diarias y cómo mejorará los procesos de la empresa en general. Ten en cuenta si todos los departamentos tendrán acceso conveniente a la información necesaria. Lo más importante; intenta averiguar si el sistema de gestión de documentos es compatible con tu suite software actual. Además, calcula la eficiencia del nuevo sistema y compáralo con los costos actuales. En general, debes asegurarte de que uno de los sistemas básicos de gestión documental  existentes sea beneficioso para tu negocio.

Explora el sistema operativo en tu empresa

Teniendo en cuenta que el software en tu organización es un paso esencial para iniciar un sistema de gestión de contenidos empresariales, tu tarea es aplicar el que sea adecuado para tu software y la configuración de tu hardware. Finalmente, asegúrate de que el software de administración de documentos elegido sea compatible con las bases de datos, documentos, registros, tipos de archivos y aplicaciones de la empresa que utiliza tu personal.

Deshazte de los documentos que ya no necesitas

Algunos archivos pueden distraerte de tareas esenciales. Para no traer archivos obsoletos e irrelevantes al sistema de gestión documental, dedica un tiempo a  la purga de documentos. Puedes optar por eliminar los datos, o archivarlos si aún no estás seguro de su necesidad. De todos modos, hacerlo te ayudará significativamente a iniciar un sistema de gestión de documentos y registros electrónicos.

Piensa en una estrategia de procesamiento de documentos

Una vez que hayas analizado el software de administración de documentos y hayas asegurado su compatibilidad con tu organización; prepara una estrategia. Este paso es fundamental por el hecho de que describe todo el proceso de almacenamiento y manejo de documentos.

Mientras trabajas para lograr una estrategia efectiva, ten en cuenta los siguientes puntos:

• Cómo se revisarán, procesarán, recibirán y almacenarán los documentos en el sistema.
• Si el proceso será el mismo para toda la empresa o diferente para cada departamento.
• ¿Cómo manejará el sistema los archivos obsoletos y aquellos que la empresa no necesita?.
• El tiempo necesario para procesar y revisar los documentos.

Instala un sistema que sea fácil de usar

Hay algunas características de los empleados que deben tenerse en cuenta antes de instalar un sistema de gestión documental. Por ejemplo, considera la edad, el estilo de vida y la apertura a la innovación antes de aplicar soluciones de gestión. En caso de que la mayoría de los empleados sean conservadores, asegúrate de que tu solución de software sea fácil de entender y trabajar. El sistema debe tener una interfaz fácil de usar, en la que todos los trabajadores, independientemente de su edad, puedan operar.

Infórmate sobre el servicio de soporte del sistema

De hecho, una vez que hayas instalado un sistema o software, debes mantenerlo. Por lo tanto, averigua si el software de gestión de documentos se suministra con los materiales necesarios y la información útil.

Para hacerlo más organizado, haz una lista de ubicaciones de archivos

No importa si el sistema de gestión de documentos electrónicos está instalando para ti o para la empresa; es necesario crear un catálogo de ubicaciones de archivos para que no se confunda documentos y contenidos. Dado que el principal problema al iniciar un sistema de gestión de documentos es no saber cómo distribuir todos los datos, crear una lista de este tipo facilitará tu tarea y hará que la gestión del almacenamiento sea más efectiva. Por ejemplo, intenta clasificar todos tus documentos y almacénalos en diferentes ubicaciones. A continuación, crea la lista de ubicaciones y pruébala haciendo una búsqueda específica de un documento.

Iniciar un sistema de gestión documental no es una tarea complicada, siempre que se prepare con anticipación. Solo trata de asegurarte de que se ajusta a tu empresa y toma medidas para que sea fácil de usar, para que pueda aprovecharse al máximo.

Bio: Bailey Belmont es especialista en marketing digital en Handmade Writing, escritora de blogs y gran consumidora de café. Una verdadera gurú del marketing que comparte ideas para ayudar a compañías influyentes a alcanzar sus objetivos estratégicos. Puedes contactar a Bailey en Twitter.