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Sistema de gestión del rendimiento

Escrito por Ana Canteli en junio 22, 2021

A la hora de plantear un sistema de control del rendimiento, nadie pone en duda la necesidad y la lógica de uno a nivel financiero o económico, pues todos somos conscientes de lo importantes que son en la toma de decisiones estratégicas y operativas en esos ámbitos. Sin embargo, a la hora de hacer lo propio con el capital humano, tanto el concepto como el propósito resultan más abstractos y por lo tanto más difíciles de definir y plantear.

Un sistema de gestión del rendimiento es la metodología que una organización sigue, apoyada en los procesos, sistemas y métricas necesarios para medir y monitorizar el rendimiento empresarial. Y cualquier entidad interesada en mejorar y maximizar la gestión del rendimiento corporativo no puede ignorar el impacto que el desempeño de los trabajadores tienen sobre los resultados de la organización. Es más, a la hora de llevar a cabo este planteamiento de alto rendimiento empresarial es esencial contar con el compromiso de la dirección, que liderará la gestión de recursos; sobre todo en tiempo, dinero y conocimientos, necesarios para desarrollar la estrategia.

Por otro lado, contar con sistemas de gestión de rendimiento empresarial no es sólo para las empresas líderes del sector. En un entorno en el que la competitividad, la globalización y la incertidumbre alcanzan cotas nunca vistas, contar con herramientas de gestión del rendimiento contribuye a garantizar la buena marcha de la entidad. Además, no hay que olvidar que a medida que una compañía se desarrolla, el organigrama se vuelve más complejo, pues tiene que presentar el cuadro de mando con las funciones y responsabilidades pudiendo también dar acceso a información relacionada. Como los conocimientos y experiencia requeridos a los recursos humanos, los objetivos y los niveles retributivos, etc. Como se puede comprobar, a poco que pensemos en la situación de cualquier organización, un sistema de gestión del rendimiento empresarial resulta cada vez más necesario.

Objetivos de la gestión del rendimiento

Si bien un sistema de gestión del rendimiento tiene que proporcionar cierta flexibilidad, - pues tiene que ser capaz de adaptarse a la cultura corporativa, a diferentes modelos de gestión, que a su vez estarán definidos por procesos de gestión distintos - también es cierto, que debe ser fuente de solución a desafíos y objetivos reconocidos y específicos.
Las organizaciones suelen adquirir e implementar sistemas integrados de gestión del rendimiento por las siguientes razones:

• Mejora de resultados: sobre todo a nivel económico, pues al final cualquier organización es juzgada por las cuentas de resultados. Un sistema de gestión del rendimiento empresarial sirve para mostrar cómo la implementación de la estrategia de la directiva contribuye a la mejora continua de los resultados.
• Comunicación y retroalimentación: un sistema de gestión de alto rendimiento tiene que garantizar que la visión y los objetivos estratégicos de la entidad son conocidos por todos sus miembros y que éstos se alineen con las expectativas de desempeño. Si además se consigue que los trabajadores usen el sistema como medio de retroalimentación se conseguirá superar la limitación cíclica que suele presentar la evaluación de rendimiento y hacer de ésta un proceso de mejorar continua.
• Mejora de la planificación: a la hora de implementar y desarrollar una estrategia de alto rendimiento corporativo, con el tiempo podemos desviarnos de los objetivos marcados debido a multitud de factores. Un sistema de gestión del rendimiento fiable debe ayudarnos a identificarlas a tiempo y mantener las características esenciales de cualquier meta; que sean específicas, medibles, alcanzables, realistas y con un horizonte temporal determinado. Esto contribuye a que la planificación estratégica se relacione directamente con la evaluación del rendimiento de forma que la evaluación del desempeño se realice de la forma más objetiva posible, no sólo teniendo en cuenta los objetivos, si no lo que ha ocurrido durante el periodo analizado.

El software de gestión documental de OpenKM cuenta con todas las herramientas necesarias para convertirse en el sistema de gestión de rendimiento empresarial de tu compañía.

Fases de la gestión del rendimiento

Toda estrategia que se precie ha de estar organizada en etapas sucesivas sin las cuales sería difícil articular el proyecto empresarial

• Planificación: es necesario que la directiva en coordinación con los mandos intermedios lleguen a un consenso relativo a los objetivos y los medios y recursos necesarios y disponibles (no son lo mismo) para alcanzarlos . Es posible que como consecuencia de lo anterior, la descripción de los puestos de trabajo, sus responsabilidades y la remuneración vinculada se actualicen. Toda esta información descansa en forma de contenidos que pueden ser creados y gestionados de formas muy diversas. El sistema de gestión documental de OpenKM puede ser la plataforma ideal en la que los integrantes de la empresa creen y desarrollen la documentación resultado de la planificación de la estrategia de la compañía. Cada persona o grupo de personas afectados por la planificación tendrán acceso a la plataforma en función de los perfiles y roles asignados y la política de seguridad aplicada a nivel granular. Además, gracias a las herramientas de comunicación presentes en el gestor documental el personal podrá estar al tanto de cualquier actualización o cambio relevante.
• Implementación: una vez definidos los objetivos y clarificados los medios para alcanzarlos es necesario actuar en consecuencia y llevar a cabo todos los cambios, actualizaciones e incluso iniciar nuevas tareas para solucionar asuntos no tratados con anterioridad. Gracias a la presencia de funcionalidades como los automatismos workflows, OCR zonal, informes, servicio de suscripción, etcétera, la organización contará con todas las herramientas necesarias para aplicar el plan desarrollado por la directiva.
• Seguimiento, revisión y actualización: Una vez que el sistema de gestión del rendimiento se ha definido dentro de la plataforma es el momento de llevar a cabo las fases de seguimiento, revisión y actualización en caso necesario. Hemos de ser conscientes de que la estrategia perfecta no existe, dado que tanto factores internos como externos a la compañía cambian constantemente. Por lo tanto que el sistema de gestión del rendimiento sea capaz de adaptarse a los cambios es un factor muy importante a la hora de elegir las herramientas tecnológicas en en las que se apoyará la empresa. El sistema de gestión del rendimiento OpenKM está basado en software libre lo que garantiza a la organización la flexibilidad necesaria para adaptar el software a las necesidades actuales y futuras. Además la completa API junto con la presencia de los SDK para Java, PHP y .Net permiten a cualquier organización integrar de forma transparente el sistema dentro de su suite software. Por otro lado una vez que se ha iniciado el trabajo diario dentro de la plataforma las labores de seguimiento y revisión podrán llevarse a cabo de forma cotidiana y sostenida en el tiempo.

Beneficios de la gestión del rendimiento

La gestión del rendimiento presenta multitud de ventajas, Todas ellas al alcance de cualquier organización.

• Cultura corporativa: El sistema de gestión de rendimiento de una organización es la piedra angular en la que descansa la comunicación y transmisión de los valores y objetivos de la organización que contribuye a clarificarla y fortalecerla, al fomentar el compromiso de todos los integrantes de la organización.
• Mejora del rendimiento del personal y gestión del talento: El sistema de gestión del rendimiento empresarial puede y debe ser utilizado para medir el desempeño profesional de los recursos humanos de la organización y a su vez debe constituirse en un instrumento fiable para las personas dedicadas a la gestión del personal. La detección de las desviaciones debería ser compensada con la oferta de cursos formativos, planes de carrera, y por qué no, programas retributivos que mantengan la motivación de los empleados y contribuyan a la retención de los mejores profesionales.
• Minimización de errores y sesgos: Una de las contribuciones más sensibles de un sistema de gestión de rendimiento es el potencial de reducción e incluso eliminación, de errores propios del sistema. La existencia de posibles conflictos internos e inclusive la presencia de factores que influyen en la gestión del personal - como el efecto halo, eco, contagio, efecto de contraste, primicia o recencia - pueden ser atajados con el uso consistente y responsable del software de gestión de alto rendimiento. No hay que obviar el efecto desalentador que en ocasiones pueden producir las evaluaciones de desempeño en los trabajadores. Si la organización se compromete a evaluar de forma global el ejercicio profesional de sus recursos humanos esto animará al personal a sentirse más valorado, ya que no sólo se enfatizarán los resultados “duros” de la empresa, sino también las aspiraciones humanas que la compañía también debe contemplar.

Contacta con nosotros para ver cómo OpenKM se puede convertir en tu sistema de gestión de rendimiento, a medida.