Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

Sistema de aprobación de diferentes tipos de documentos en el trabajo colaborativo desde casa

Escrito por Igor Grgur, miembro de OpenKM Serbia en marzo 23, 2021

Muchas empresas han reconocido la necesidad de realizar sus negocios con un modelo de trabajo flexible. Además de trabajar desde una ubicación empresarial y comercial, los empleados también pueden completar sus tareas desde casa y desde una ubicación remota.

Hoy en día, es común que las empresas operen en condiciones muy dinámicas con un número creciente de socios, subcontratistas y clientes y la necesidad de un desarrollo acelerado de nuevos servicios y productos. Lo fundamental para las empresas que se posicionan en el mercado con su competitividad grupal es que los modelos de negocio, las cadenas de valor y las redes colaborativas se reorganicen de forma ÁGIL. Con el desarrollo de la calidad del servicio, la agilidad empresarial ha sido durante mucho tiempo un requisito previo para el éxito entre un grupo de empresas de este tipo o empresas individuales dentro del grupo.

Las entidades que quieran alcanzar la agilidad organizativa necesitan contar con sistemas ágiles y, entre ellos, un método para aprobar diferentes tipos de documentos y procesos es vital. De esta forma las empresas pueden lograr la agilidad con mayor éxito, la calidad del servicio interno y externo y el desempeño adecuado de los empleados.

Todos los documentos de la empresa se pueden dividir por tipos y los más comunes son:

• Orden de compra
• Factura
• Factura proforma
• Albarán
• Informe de ventas
• Inventario
• Catálogo Producto-Precio-Venta
• Informe de gastos
• Documentos de proyecto

Aunque muchos creen que los correos electrónicos, teléfonos, herramientas como Skype, Viber, WhatsApp u otras soluciones de mensajería instantánea o videoconferencia son suficientes para una comunicación eficiente y productiva en la gestión de estos tipos de documentos, la realidad es diferente.

Sin un sistema adecuado para aprobar documentos, una empresa se hunde en silos de información, brechas en los procesos, mal servicio, lentitud y errores en el trabajo. En general, el desempeño de una empresa disminuye con la exposición a riesgos de seguridad.

La complejidad de los flujos de trabajo de documentos en una organización cuando se requiere la acción de los empleados se refleja en las siguientes variables:

• las operaciones se dividen en varios departamentos (o varias empresas),
• los departamentos a menudo se basan en ciertos tipos de documentos,
• diferentes tipos de documentos necesitan varias operaciones, como aprobaciones u otros procesos,
• las operaciones sobre documentos deben realizarse de manera estandarizada y oportuna,
• varios ejecutores internos y externos participan en operaciones sobre un documento,
• las diferentes partes interesadas deben tener fácil acceso y revisión del estado del documento,
• los registros y comentarios sobre los documentos y la versión de los documentos deben seguir su correlación en el sistema,
• los documentos deben clasificarse y sistematizarse automáticamente,
• segmentado por propiedades de grupo, es decir, metadatos,
• ciertos documentos pueden estar disponibles solo para empleados específicos,
• los empleados pueden realizar solo determinadas acciones en los documentos, es decir, tener mayores o menores derechos para leer o cambiar los datos o el estado de los documentos,
• todos los documentos deben estar protegidos contra riesgos intencionados o accidentales para la seguridad de los documentos,
• los documentos deben estar disponibles para su visualización en varios dispositivos desde diferentes ubicaciones
• os archivos de documentos deben poder observarse como físicamente archivados, lógicamente sistematizados, gestionados por metadatos, en el momento del cambio u operación en el documento,
• Deben mantenerse notificaciones automáticas sobre cambios o entrada de nuevos documentos, por nombrar sólo algunas complejidades.

Las operaciones anteriores se vuelven más complicadas con el creciente número de tipos documentales, el número de departamentos en la empresa, el número de empresas; así como la cantidad de empleados o ejecutores involucrados en los procesos, trabajando juntos en línea y realizando su trabajo con un mínimo de formación. Bueno, parece ser un objetivo muy exigente.

OpenKM es una plataforma en la que todas las complejidades anteriormente mencionadas se pueden resolver de manera efectiva. Ofrece suficiente flexibilidad para numerosas personalizaciones en el propio código de la aplicación. Además, OpenKM es muy adecuado para desarrollar aplicaciones externas que dependerán de la base de datos de OpenKM y ampliarán la funcionalidad de manera eficiente. La seguridad del sistema contra el acceso no autorizado a documentos en el gestor documental se encuentra en los más altos estándares de la industria. También se proporciona protección contra las posibles amenazas internas a la seguridad e integridad de la información. OpenKM mantiene registros de auditoría eficientes para rastrear qué usuario accedió a qué archivo y cuándo.

El software de gestión documental de OpenKM tiene una función de búsqueda altamente robusta impulsada por OCR que le permite buscar archivos y carpetas y el contenido en ellos, incluso subtítulos en fotos. Con unos pocos clics, los empleados pueden obtener una lista de documentos que cumplen con los criterios de búsqueda, por lo que algunas propiedades pueden ser más relevantes que el documento completo. La búsqueda de texto del documento gracias a las palabras clave es una función útil.

Al escanear muchos documentos e importarlos a OpenKM, los documentos deben recibir automáticamente un título de acuerdo con una fórmula específica, en función del valor de los datos contenidos en el archivo o su estado. La nomenclatura automática, el filtrado automático de documentos por alguna propiedad y la segmentación, es decir, la agrupación automática y la realización de operaciones automatizadas en grupos de documentos; todo en modo personalizable en una solución customizada, son la base para una fácil usabilidad de la solución y un ROI adecuado.

El profesor de hardware M. Porter, a fines de la década de 1970, explicó de manera gráfica cómo las empresas compiten con la calidad de sus cadenas de valor en el camino hacia una ventaja competitiva. Más tarde, Svoika y Raiport, y muchos otros, explicaron de manera similar la realidad de los negocios. Las empresas compiten esencialmente con redes de valor, es decir, con varias organizaciones en red, subcontratistas y clientes. Conceptualmente, la industria actual es eso. La competitividad de un negocio de este tipo depende de la implementación existosa del sistema de gestión documental y de un sistema de aprobación de diferentes tipos documentales que apoyen el trabajo colaborativo.

Los empleados y equipos que trabajan de forma remota comprenden la importancia de tener disponible toda la información que necesitan y una comunicación y colaboración efectivas. Los usuarios que trabajan con la solución OpenKM para aprobar diferentes tipos de documentos no perciben diferencias entre si trabajar en una oficina con sus compañeros o en una ubicación remota. Un sistema de trabajo bien diseñado y organizado, los procesos comerciales y las herramientas que lo acompañan resuelven varias brechas que encuentran las empresas que operan de manera más sofisticada como un grupo de departamentos o empresas, principalmente si también practican el teletrabajo.

Las limitaciones técnicas se están convirtiendo cada vez menos en un factor limitante para un trabajo exitoso, ya que hoy contamos con una tecnología y herramientas más desarrolladas. Aún así, la creatividad y la coherencia con los planes se está convirtiendo en un factor y una condición cada vez más importantes para el éxito. Le recomendamos que considere OpenKM como una opción madura en estos esfuerzos.