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Servicios de oficina virtual

Escrito por Ana Canteli en enero 30, 2023

Los servicios de oficina virtual, ahora financiados gracias al programa Acelera Pyme, son un conjunto de herramientas y servicios que permiten a las empresas y a autónomos trabajar de manera remota o desde cualquier lugar. Estos servicios incluyen, entre otros: dirección de correo postal virtual, contestación telefónica, recepción de correo y paquetería, gestión de salas de reunión y espacio de trabajo, acceso a servicios de impresión y escaneo, y facturación electrónica. Estos servicios ayudan a mantener una imagen profesional, a la vez que se reducen costes como los gastos de alquiler de un espacio físico.

La facturación electrónica - que cuenta con su propia categoría en el Bono Kit Digital -  puede ser un servicio ofrecido por una oficina virtual, ya que esta es concebida para proporcionar servicios de administración y asistencia para organizaciones y profesionales independientes; como el alquiler de una dirección comercial, el manejo del correo y el teléfono, y el apoyo en otras tareas administrativas. La facturación electrónica puede ser uno de esos servicios, ofrecido por proveedores de software como OpenKM. Para implementar servicios de oficina virtual en su empresa, siga estos pasos:

¿Qué hay que hacer  para implementar una oficina virtual?

Si está interesado en beneficiarse de las ventajas que la implementación de las herramientas de oficina virtual le puede reportar y además, aprovechar la subvención del programa Acelera Pyme, le conviene seguir las siguientes recomendaciones:

• Identificar las necesidades: como paso previo es necesario determinar qué servicios de oficina virtual son los más indicados para su organización.
• Seleccionar el proveedor: hay varios oferentes de servicios de oficina virtual, con portfolios de servicios y precios distintos. En este aspecto, OpenKM es agente digitalizador reconocido por el programa de subvenciones Next Generation.
• Establecer un presupuesto: establezca un presupuesto para el servicio de oficina virtual, teniendo en cuenta los costos mensuales, anuales y de instalación. Dentro del marco del Kit Digital, OpenKM se compromete a ajustar la oferta económica para que, en caso necesario, el 100% sea cubierto por el bono digital.
• Implementar el servicio: de esta fase se encarga el proveedor de herramientas de oficina virtual seleccionado, por lo que la empresa pasaría a utilizar directamente los servicios de oficina virtual solicitados.
• Capacitar al personal: este es un paso que se suele olvidar a la hora de implementar nuevas soluciones tecnológicas, pero no por ello menos importante. Para garantizar una buena implementación es esencial entrenar al equipo para que sea capaz de utilizar correctamente los servicios de oficina virtual. En OpenKM estamos comprometidos con ofrecer la mejor experiencia de usuario final. Por ello, a través de OpenKM Academy facilitamos programas formativos a medida para diferentes perfiles de usuario.
• Monitorear y actualizar: Es recomendable controlar el uso y la efectividad de las herramientas de oficina virtual, sobre todo en la fase inicial y realizar ajustes si es necesario. El software de OpenKM, a través del panel de administración y funcionalidades de gestión de procesos, facilita tanto la tarea de control y supervisión del personal como la actualización de la configuración del software.

Es importante contar con una buena estrategia de colaboración y comunicación para poder sacar el máximo provecho. OpenKM a través de los servicios de formación, consultoría y customización cuenta con las herramientas y la experiencia necesaria para hacer de la implementación de los servicios de oficina virtual un éxito.

Servicios de oficina virtual

A continuación, vamos a describir los servicios de oficina virtual más utilizados.

• Dirección de correo virtual: Una dirección de correo postal virtual no es lo mismo que una dirección de correo electrónico. Se trata de una dirección física que es proporcionada por un proveedor de servicios de oficina virtual. La dirección se utiliza como dirección principal de correspondencia para la empresa y se usa para recibir correspondencia postal, como cartas y paquetes. Las empresas que proporcionan este tipo de servicios pueden utilizar OpenKM para registrar las entradas y salidas de documentación y paquetería, gestionar el espacio de almacén, notificar a los clientes las entradas y salidas de su correspondencia vía mail o sms. Habitualmente, la correspondencia recibida se escanea y se envía digitalmente al correo electrónico del cliente. También se puede optar por recibirlo en formato físico, en la dirección que la empresa especifique. En este caso, se puede utilizar OpenKM para mantener informado al cliente sobre el status de sus contenidos. La dirección de correo virtual es especialmente útil si la empresa no tiene una oficina física o si cambia de dirección con frecuencia.
• Contestación telefónica: en servicios de oficina virtual se trata de un servicio que proporciona una persona o un sistema automatizado para responder las llamadas telefónicas entrantes de la empresa. El objetivo de este servicio es asegurar que todas las llamadas sean contestadas, incluso cuando el personal no está disponible para responderlas. Hay varios tipos de contestación telefónica:
  • Contestación automatizada: Se trata de un mensaje pregrabado que brinda información general sobre la empresa, como servicios de atención al cliente, soporte técnico, horarios de oficinas, etc.
  • Contestación humana: Es una persona que contesta las llamadas telefónicas en nombre de la empresa. Pueden proporcionar información específica, tomar nota de mensajes y transferir llamadas a los miembros del equipo apropiado.

La contestación telefónica en servicios de oficina virtual es especialmente útil para las empresas pequeñas o para los autónomos que no tienen un equipo disponible para la atención al cliente, ya que proporciona una imagen más profesional y asegura que todas las llamadas son contestadas.

• Escaneo y envío digital: las empresas de servicios de oficina virtual pueden escanear la correspondencia recibida y enviarla digitalmente al e-mail del cliente; esto les permite revisar y manejar su correspondencia desde cualquier lugar. OpenKM, gracias a las funcionalidades de digitalización y escaneo de documentación asegura y automatiza estos procesos. Además el software de gestión documental se puede utilizar para agilizar servicios adicionales, como el franqueo, la devolución de correo no deseado, la lectura y clasificación de la correspondencia.
• Equipos de impresión y escaneo: con OpenKM la empresa puede configurar el acceso a equipos de impresión y escaneo en diferentes ubicaciones. Esto permite imprimir y escanear documentos sin tener que preocuparse por la disponibilidad o el costo de equipos propios, que son responsabilidad del proveedor de servicios de impresión y escaneo en línea. Esta última opción permite enviar documentos desde cualquier lugar y recogerlos en una ubicación cercana. Estos servicios también se pueden personalizar como ocurre con los trabajos de impresión de tarjetas de visita o folletos. Y dichos servicios, gracias a la implementación de la oficina virtual pueden evolucionar hasta donde queramos; servicios de redacción, diseño gráfico, etc.
• Acceso a salas de reunión: gracias a los servicios de oficina virtual se pueden ofrecer salas de reunión en diferentes ubicaciones. Así, cualquier cliente que lo necesite puede disponer de un espacio adecuado para reuniones y presentaciones sin tener que incurrir en gastos fijos de alquiler y gastos variables de material fungible. Con OpenKM, puede además ofrecer el servicio de reserva de salas de reunión en línea. Esto le permite planificar sus reuniones de manera rápida y eficiente y asegurarse de que tiene el espacio adecuado en el momento necesario. O incluso, gestionar servicios extra relacionados con la preparación y el desarrollo de las reuniones como catering, equipos audiovisuales, etc.
• Acceso a espacio de trabajo: con OpenKM puede mejorar la oferta de acceso a espacio de trabajo compartido. Esto permite a los clientes trabajar en un ambiente productivo y colaborativo sin tener que preocuparse por los costes de alquilar, o la adecuación del espacio de trabajo.

Beneficios de la implementación de la oficina virtual en su empresa

Las ventajas pueden ser tan variadas como la situación inicial del negocio. Sin embargo, es posible encontrar mejoras en común a todas ellas.

• Mejora de la eficiencia: Los servicios de oficina virtual ayudan a las empresas a automatizar y digitalizar sus procesos administrativos, agilizando el trabajo y reduciendo los costes.
• Mejora de la colaboración y coordinación: las oficinas virtuales suelen incluir herramientas de colaboración, como edición de documentos en línea, edición simultánea, etc. Esto te permite colaborar con otros miembros del equipo de forma sencilla y eficiente.
• Acceso a herramientas avanzadas: Los servicios de oficina virtual suelen incluir herramientas de gestión de correo electrónico, calendarios, gestor de tareas, lo que puede ayudar a las empresas a mejorar la colaboración y la productividad. El software de gestión documental incluye todas estás funcionalidades.
• Flexibilidad: Al utilizar servicios de oficina virtual, las empresas pueden acceder a sus herramientas y recursos desde cualquier lugar, lo que les permite trabajar desde cualquier ubicación adaptándose al uso horario de la zona.
• Ahorro de costes: Al utilizar servicios de oficina virtual, las empresas pueden reducir los gastos asociados con el alquiler de un espacio de trabajo físico y la compra de equipos hardware y software.
• Mejora de la seguridad: Los servicios de oficina virtual suelen ofrecer medidas de seguridad más avanzadas y actualizadas para proteger la información y los documentos de las empresas; lo que puede ayudar a incrementar la seguridad.

En resumen, los servicios de oficina virtual le permiten disfrutar de un espacio de trabajo adecuado y flexible y le ayuda a planificar sus actividades de manera eficiente, mejorando la productividad y la imagen percibida de su empresa.