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Servicio de escaneo de documentos

Escrito por Ana Canteli en marzo 01, 2019

La importancia del escaneo de documentos o de convertir los documentos en papel en documentos electrónicos, estriva en el objetivo de hacer accesible la información para que las personas puedan consultarla y utilizarla. Cualquier documento mal identificado puede archivarse de forma errónea o incluso perderse. Además según las últimas estadísticas, buscar un documento almacenador de forma deficiente puede costar 122$ por hoja o hasta un 20% de productividad del personal.

En ocasiones, por motivos legales y normativos es necesario conservar los documentos en formato físico durante años. Pero la mayoría de documentos: facturas, albarenes,documentos comerciales y registros se pueden digitalizar fácilmente. La digitalización de archivos de nuestro histórico es la forma más sencilla de introducirse en la transformación digital y adoptar la oficina sin papeles en nuestro negocio. Tan sólo digitalizando parte de la documentación que diaremente manejamos, ganaremos en eficiencia y seguridad.

Beneficios de la digitalización de documentos

El servicio de escaneo de documentos ofrece múltiples ventajas:

• Reduce el espacio de archivo en tu empresa: el servicio de digitalización significa la reducción sustancial de costes de almacenamiento. Reemplazar los archivadores diseminados por los departamentos y las cajas en el almacén, por información digitalizada libera espacio e incide en el orden de las oficinas y en la posibilidad de gestionar los espacios para nuevos usos.
• Ahorro de costes: de todo tipo. En materia de recursos humanos porque al estar la información en formato electrónico ésta es accesible para todos los usuarios, estén donde estén. Ahorro en tiempo porque el personal no tiene que ordenar los archivos; o crear fotocopias que llevarse a su despacho, algo que contribuye a disminuir los costes de impresión. Tampoco se consume espacio en archivar documentos físicos ni hay que buscar nuevos lugares de almacenamiento.
• Consolidación del repositorio: Es otra de las consecuencias positivas de los servicios de digitalización de documentos. Al escanear documentos en papel se prepara el repositorio físico de forma que se eliminan duplicados y documentos de escaso valor: borradores,documentos soportados en papel térmico, etc.
• Seguridad: los servicios de escaneo de documentos, contribuyen a proteger los archivos históricos del deterioro por manipulación continuada. Mientras el documento electrónico es accesible a los usuarios, se mantiene el documento en papel intacto y a disposición de la organización para cumplir con sus necesidad y obligaciones.Por otro lado, manejar documentos digitalizados evita la pérdida por destrucción o extravío de documentos originales que pueden ser importantes, incluso insustituibles

Para potenciar y optimizar la digitaización de documentos es recomendable utilizar un sistema de gestión documental, algo que puede convertir el proceso en un caso de éxito. Con él lograremos realizar muchas más actividades y llevar acabo más tareas en nuestro proyecto de escaneo de documentos.Tras el escaneado podremos aplicar la extracción de texto, la identificación de tipos documentales, la captura de datos, el indexado, la clasificación o categoración, etc.

Ventajas de un sistema de gestión documental en los servicios de digitalización de documentos

Como hemos dicho, un sistema de gestión electrónica puede ayudarnos a maximizar el rendimiento del servicio de digitalización de archivos o nuestros esfuerzos encaminados a la transformación digital.

En cualquier organización los elementos más importantes son las personas, los equipos y el software empleados para cumplir nuestros objetivos, siendo los programas el punto de unión entre todos ellos que aporta los siguientes beneficios:

• Accesibilidad: gracias a los software de gestión de archivos digitales, los documentos electrónicos son accesibles en todo momento, 24h al día. y los original son protegidos del riesgo de pérdida o desgaste.
• Seguridad: al contrario que un simple software de digitalización, los sistemas de gestión documental permiten definir la política de privacidad aplicable: determinar los usuarios con derecho de acceso a los documentos escaneados, y en qué circunstancias podrán acceder a los mismos ( política de cookies ).
• Consolidación de archivos históricos: los documentación,como prueba de las acciones y tareas llevadas a cabo por la empresa, deben permanecer en su poder el tiempo que estipulen las leyes y normas vigentes. Un sistema de gestión documental, a parte de permitir el acceso a los archivos en condiciones de seguridad, permite conservar en el tiempo todos los esfuerzos realizados para preparar el archivo histórico; desde desechar todos los elementos que no son documentos - carpetas, clasificadores, cajas, clips, grapas - hasta proporcionar un orden exhaustivo y predeterminado a todos los contenidos. Algo que facilitará las labores de consulta.
• Incremento de la productividad: aparte de que el personal quedará liberado de tareas asociadas a la documentación física - lo que les permitirá dedicarse a tareas propias de su perfil profesional - los sistemas de gestión documental aportan mayor agilidad en la búsqueda y manejo de información.

El sistema de gestión documental OpenKM ha sido implementado con éxito en organizaciones de todo tipo, desde ONG, pasando por administraciones públicas, instituciones docentes y empresas de todos los ámbitos de actividad.

Con OpenKM la organización tendrá completa libertad para organizar el servicios de escaneo de documentos. Uno de los puntos fuertes de OpenKM es que se puede integrar de forma transparente con terceras aplicaciones; no presenta barreras tecnológicas para integrarse con cualquier dispositivo de digitalización de archivos, lo que facilita la adquisición, implementación y amortización del proyecto. De hecho el software aporta su propio cliente de scanner cuyo único requisito es que el dispositivo siga el protocolo TWAIN. Y si esto no fuese suficiente, el sistema incluye SDK’s en Java, PHP y .NET que permite la creación de contectores entre el gestor documental y la suite de la programas de la empresa.

De cara a la preparación de un proyecto de transformación digital para pasar de la gestión documental en papel a la gestión documental electrónica ,hay varios elementos a tener en cuenta:

1. Reunir todos los elementos que forman parte del repositorio y archivo de la organización. Descartar todos aquellos elementos que no sean relevantes para la empresa; duplicados, borradores, documentos obsoletos, etc.
2. Escanear toda la documentación para pasarla a formato digital. En este sentido OpenKM gracias al motor OCR zonal puede capturar la información de la imagen y extraerla como dato.Toda la información extraída del documento puede ser utilizada para buscar y econtrar el contenido empresarial. El gestor puede manipular multitud de formatos digitales si que esto sea una limitación.
3. Dicho paso sirve para la indexación, clasificación y categorización de la documentación. OpenKM sirve para crear un índice automático del repositorio de la organización en base a sus objetivos e intereses. De hecho el sistema de gestión documental permite encontrar la información, a través de varios criterios de forma simultánea. Por ejemplo, puedes tener organizada la documentación por orden alfabético. A través de la asignación de palabras clave, podrás navegar por el repositorio en base a la nube de palabras clave utilizadas en la empresa. O podrás buscar archivos por categorías: departamento, tipo de documento, asignación, periodo, etc. Incluso podrás viajar por la documentación en función de los grupos de metadatos vinculados a los contenidos.
4. Así podremos también facilitar la consulta centralizada.OpenKM ofrece un completo motor de búsqueda que permite encontrar cualquier documento a partir de datos mínimos. El sistema de gestión documental permite realizar búsquedas por texto libre. Incluso si nos equivocamos en la ortografía de la palabra, el gestor documental es capaz de detectar el error y sugerir el término correcto. En modo avanzado ofrece más posibilidad que pueden utilizarse en paralelo. Se puede buscar dentro de las secciones del repositorio: principal, documentos personal, plantillas, e-mails (OpeKM puede ser utilizado como archivo de correos electrónicos ) Y a su vez buscar contenidos por nombre, título, palabra clave, idioma, usuario, rango de fechas. La ruta en la que se encuentra el archivo digitalizado, categoría. Tipo: documento, carpeta, e-mail ( en cuyo caso el buscador de OpenKM muestra campos de búsqueda complementarios - remitente, destinatario o asunto - ). También se pueden filtrar resultados en función de la extensión del archivo, o incluso por las notas. Y de la misma manera que podemos navegar por el repositorio en función de la asignación de metadatos, podemos buscar los archivos en base a éstos atributos. Los metadatos pueden contener información añadida al archivo o cumplimentarse con información procedente del escaneo de documentos.

Con OpenKM cualquier organización puede eliminar el papel de sus flujos de trabajo y si éste es imposible de eliminar de la ecuación, mediante la proceso de digitalización se ahorra espacio y tiempo. Un documento escaneado o digitalizado puede ser gestionado a nivel electrónico gracias al motor workflow de OpenKM. O manipulado a través de los automatismos o tareas inteligentes implementadas por la organización. Ambas son alternativas para maximizar la eficiencia de los procesos de la entidad, al mismo tiempo que se minimizan los errores humanos.

Por otro lado, el sistema de gestión de la seguridad de OpenKM en diversos niveles, ofrece una cobertura global a los contenidos de la organización. Con el gestor documental, sólo los usuarios autentificados en el sistema podrán acceder a los documentos escaneados. Después la organización por roles y la asignación de perfiles determinará las condiciones de acceso a los documentos digitalizados. Y la gestión de la seguirdad a nivel granular permite la definición flexible de la política de privacidad y uso de los elementos escaneados. Incluso con la plataforma Kcenter de OpenKM se pueden crear nuevas aplicaciones, con su propia política de privacidad y como por ejemplo un portal para clientes y proveedores, que les proporcionar una interfaz a medida, una sucesión de pantallas pensada para facilitarles las tareas, etc. Un elemento más que contribuye a mejorar el servicio al cliente y la productividad percivida por todos los integrantes del negocio.