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Reconocimiento óptico de caracteres avanzado

Escrito por Ana Canteli en mayo 13, 2022

La semana pasada hablábamos del  motor ocr zonal incluido de serie en OpenKM. Interviene en multitud de tareas que convierten la gestión documental en algo muy fácil, rápido y asequible para el usuario en su trabajo diario. Desde extraer el texto de los documentos, de forma que una persona pueda encontrar cualquier documento en base a cualquier palabra que recuerde; a posibilitar la identificación de tipos documentales, la indexación, categorización y asignación de grupos de metadatos automáticamente, por citar sólo algunos ejemplos.

El software de gestión documental de OpenKM puede integrarse con cualquier tercera aplicación gracias a los web services y la completa API que ofrece en su documentación. Hoy hablaremos sobre la posibilidad de utilizar OpenKM con una aplicación avanzada de reconocimiento óptico de caracteres.

El OCR zonal avanzado, amplía el número de casos en los que el reconocimiento óptico de caracteres puede ser implementado con éxito, en los procesos documentales y procesos de negocio que la organización desee.

Beneficios del reconocimiento óptico de caracteres

El ocr proporciona beneficios tangibles, sobre todo cuando se utiliza en tareas concretas:

• Facilita la contabilización: el reconocimiento óptico de caracteres se suele utilizar para agilizar la tramitación de documentación que llega a la empresa en gran cantidad y que afecta a multitud de procesos. La gestión de facturas por ejemplo interviene no sólo en el departamento de contabilidad, si no que también son relevantes a nivel de atención al cliente, dpto financiero, gestión de servicio post-venta, almacén, etc. 

• Reducción de tiempos de espera: la tramitación manual o intensiva en mano de obra de documentación habitual, implica lapsos de tiempo imposibles de reducir. Gracias al uso del ocr la gestión de documentación básica, puede automatizarse para que por ejemplo, el pago de facturas de clientes y a proveedores se agilice.

• Minimización de errores: someter a los recursos humanos a la realización de tareas repetitivas y de poco valor añadido, aumenta con el tiempo la posibilidad de incurrir en errores humanos, que con el uso del reconocimiento óptico de caracteres se pueden evitar en su gran mayoría. 

• Maximización de la utilidad: Ciclos de gestión más rápidos y reducción de errores, junto a la minimización del impacto que éstos pueden tener en la administración diaria del negocio, implica la optimización de la gestión documental en toda la empresa.
• Mayor satisfacción de clientes: y de todas las partes involucradas con la organización, como  proveedores o administraciones públicas. Cuando la empresa posibilita el acceso a sus productos y servicios a través de la gestión documental extendida, eso significa que terceros pueden beneficiarse de un acceso modular a la información y documentación de la empresa. Si la plataforma está optimizada gracias al reconocimiento óptico de caracteres, la experiencia ofertada será más satisfactoria.

Reconocimiento Óptico de Caracteres Avanzado

OpenKM ofrece una solución de reconocimiento óptico de caracters avanzada.Esta opción posibilita la gestión de grandes volúmenes de documentación, que si bien son el mismo tipo de documento ( por ejemplo, facturas ), no se ve limitada por las diferencias de diseño de cada una de ellas. Hay que tener en cuenta que cada factura que un organización recibe, procede de una entidad distinta, y por lo tanto los valores clave de este tipo de archivos pueden encontrarse en lugares diferentes, dentro del mismo documento. Para los motores ocr open source esto representa una limitación que sólo se puede solventar mediante la inserción de plantillas, en las que se indica a la aplicación ocr dónde están los valores que ésta tiene que leer.

El reconocimiento óptico de caracteres avanzado permite la captura de metadatos como fecha, número de factura, concepto, unidades, precio, base imponible, IVA, subtotal, total, etc, sin que el diseño de cada factura sea una limitación. Tal ventaja multiplica las posibilidades de gestión documental automatizada para la empresa.

Caso de uso de reconocimiento óptico de caracteres avanzado

Aquí presentamos un caso de uso estándar de gestión de facturas utilizando OpenKM integrado con la solución avanzada de ocr.

En la organización habrá una app donde se generará o grabará  la documentación; albaranes, facturas,tickets,órdenes de compra, pedidos etc.

Comenzamos con facturas; en particular con las facturas de proveedores. La documentación se deposita en OpenKM. 

La documentación a analizar puede llegar desde distintas fuentes y en diferentes formatos. Como archivo adjunto en un correo electrónico, o como resultado de un escaneo; en cuyo caso será un único archivo, compuesto de varias páginas, cada una de las cuales sería una factura. 

En OpenKM se programa una ruta de entrada de documentación y otra de salida. En el escenario más simple un archivo de entrada - un pdf, por ejemplo - contendrá 1 sola hoja que será una factura. Habitualmente, un documento de entrada puede tener varios puntos de salida, por lo que a la hora de preparar la taxonomía podemos tomar una carpeta por cliente, dentro de la cual habrá una subcarpeta como punto de entrada de la documentación. En dicha carpeta las facturas se organizan por fecha ( año/mes/día ).

El uso de este sistema de reconocimiento óptico de caracteres avanzado incluye los servicios de configuración dentro de OpenKM. El equipo técnico se encargará de implementar la ruta de entrada del documento, el servicio de importación, el control de errores, ( cuál es el protocolo de actuación en ese caso ), separación de documentos, entre otras características.

Cuando la carpeta de entrada aloja documentación, OpenKM transferirá la documentación al ocr avanzado - captura, procesamiento, separación - y de ahí la documentación pasa a la ruta de salida, en la que la documentación estará lista para su uso. 

En caso de que la aplicación de reconocimiento óptico de caracteres avanzado detecte algún error, el usuario recibirá una notificación con el archivo erróneo o defectuoso. También se puede alojar en una carpeta en OpenKM, donde el usuario puede gestionar la incidencia. Toda esta operativa, suele realizarse en background para no afectar el rendimiento del sistema para el usuario. 

Ésto representa sólo un caso de los muchos escenarios en los que el reconocimiento óptico de caracteres avanzado puede mejorar la gestión documental diaria de su empresa. Póngase en contacto con nosotros para ofrecerle más información.