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Reconocimiento Digital Automático

Escrito por Ana Canteli el 06 julio 2017

Últimamente, en la industria volvemos a escuchar hablar de sistemas de inteligencia artificial y sistemas de reconocimiento. El Reconocimiento Digital Automático es una tecnología de  sistemas de reconocimiento, basada en el reconocimiento óptico de caracteres que se utiliza en diversos sectores. Por ejemplo; en el sistema de reconocimiento de matrículas, es un sistema de reconocimiento que utiliza el reconocimiento de óptico carácteres para el reconocimiento automático de matrículas de vehículos. El reconocimiento automático de matrículas es una tecnología ampliamente utilizada en la vida real que podemos encontrar en los accesos a los parking, acceso a carreteras con peaje, localización de vehículos para la gestión de infracciones de tráfico.

Los sistemas de reconocimiento automático han reemplazado las tareas realizadas por humanos de forma repetitiva, reduciéndose los errores en el proceso de reconocimiento automático; así como liberando a los humanos para realizar tareas con mayor valor añadido. OpenKM es un sistema de gestión documental que proporciona y permite la integración con terceras a aplicaciones, en el ámbito del reconocimiento automático de contenidos.

El Reconocimiento Digital Automático en sistemas de gestión documental, se centra en el reconocimiento automático de contenidos. El reconocimiento automático de contenidos permite que la aplicación sea capaz de encontrar la información, sin que la tipología del documento sea una limitación para su identificación y gestión.

En cualquier organización nos encontramos con diferentes tipos de documentos en función de su estructura:

• Documentos estructurados: siguen un patrón o estructura definido. Por ejemplo; plantillas, formularios, informes, etc. Esto significa que la información se encuentra siempre en el mismo lugar dentro del documento.
• Documentos semi-estructurados: siguen una estructura similar, aunque no idéntica; por ejemplo, los albaranes, las facturas, los pedidos, las confirmaciones de los mismos, etc. En este caso, los datos pueden buscarse por palabras clave que se repitan en los documentos.
• Documentos no estructurados: cada documento tienen una estructura propia y diferente, como pueden ser, folletos, presupuestos, descripciones técnicas, lista de requerimientos, etc. Los datos clave se buscan, al igual que en el caso de los documentos semiestructurados, gracias a términos clave que aparecerán en el cuerpo del documento.

¿ Cómo se aplica el Reconomimiento Automático de Documentos ?

Para beneficiarse del Reconocimiento Automático los Documentos los archivos, dentro del sistema de gestión documental han de pasar por lo siguientes pasos:

• Captura: todos los documentos han de ser introducidos en el sistema de gestión documental. Documentos en papel pueden ser digitalizados, a través del scanner; documentos manuscritos pueden ser capturados mediante la aplicación de un código de barras ( generado por el gestor documental ). Esto a su vez, puede ser una solución para la digitalización a gran escala.
• Clasificación: Una vez capturados los documentos y antes de su gestión, se procede a la clasificación del documento, dentro del sistema de gestión documental, de acuerdo a los intereses de la organización. Se puede clasificar la documentación por tipo; identificados así por la presencia de determinados datos clave: el nombre del cliente / proveedor, la fecha, el IVA, etc.
• Gestión: Determinada la tipología del documento, éste puede ser objeto de un proceso automatizado que reconoce y extrae los datos considerados clave. Para ello el gestor documental se sirve del motor de reconocimiento óptico de caracteres ( OCR )
• Validación: En ocasiones, no toda la documentación es reconocida de forma automática por el sistema, debido a algún fallo o error; manchas, dobleces, ángulos de rotación incorrectos, etc. En esos casos, es aconsejable crear un entorno de comprobación, en el que un usuario podrá revisar la documentación y, una vez resuelto el incidente, reenviar el documento al ciclo de gestión.
• Workflows: Los documentos pueden ser objeto de flujos de trabajo que garantizan una aplicación unívoca de los procedimientos;de forma que no se alcanza la siguiente fase del workflow sin cumplir los requisitos de la etapa anterior.
• Entrega: Una vez validada la documentación, ésta ha de ser depositada en el sistema o aplicación de destino, de forma automática. Para ello, resulta vital contar con facilidades de integración, para conectar el gestor documental a terceras aplicaciones.

¿ Qué ventajas ofrece el Reconocimiento Automático de Documentos ?

Cuando la empresa cuenta con la información necesaria, pero ésta no llega al usuario que la necesita; esto puede desembocar en pérdida de oportunidades: mala percepción de los productos y servicios que proporciona, retrasos en los pagos, en la satisfacción de sus compromisos, etc.

Pongamos como ejemplo una empresa que gestiona 500 documentos al día ( facturas, albaranes, pedidos, etc. ) y una persona que introduce los datos de estos documentos en el sistema a razón de 30 segundos por documento. Esto implica que el usuario dedica 15.000 segundos al día; es decir 250 minutos que suponen más de 4 horas destinadas a esta actividad. Al final del año habrá acumulado un mínimo de 960 horas; 20 días laborables ( 4 horas x 12 meses ) durante las cuales con toda probabilidad, cometerá errores en el proceso de mecanización. Y lo más importante; este trabajo repetitivo tiene 2 efectos negativos: un coste recurrente asociado a este proceso y la pérdida de capital intelectual dentro de la compañía.

El Reconocimiento Automático de Documentos:

• Facilita la transferencia de la documentación dentro de la empresa, minimizando los errores y los riesgos derivados de los mismos.
• Permite la identificación del documento, que favorece la captura de datos en forma de metadatos.
• Facilita la búsqueda y localización de la información a lo largo del tiempo.
• Contribuye a automatizar las tareas más tediosas, liberando de labores altamente repetitivas al personal; minimizando errores y retrasos y permitiendo a las personas dedicarse a tareas más productivas.
• Repercute en la minimización de costes.

Búsqueda inteligente de etiquetas: Intelli-tags

En este contexto OpenKM presenta la integración con ChronoScan, aplicación de  reconocimiento óptico de carácteres que permite al usuario una gestión fácil de las plantillas de los documentos. Gracias a las etiquetas inteligentes, ChronoScan es capaz de capturar las expresiones más usuales en documentos: número de documento, nº  de albarán, subtotal, IVA, total; sin la necesidad de configurar plantillas. Creando estas etiquetas, es más fácil para el usuario reconocer las áreas de captura de metadatos.

Además el proceso de captura e importación de metadatos puede ser automatizado gracias a la Estación de Importación de OpenKM, que ayuda a incrementar la efectividad y eficiencia en la gestión documental de la organización.

En el siguiente vídeo, puede ver un ejemplo de OpenKM integrado con ChronoScan y la Estación de importación.