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Qué es un sistema de gestión documental y qué puedes hacer con él

Escrito por Mario Zules en enero 31, 2020

La respuesta corta es que un Sistema de Gestión Documental (o Sistema de gestión de documentos y registros electrónicos ) es una poderosa herramienta para ayudar con el manejo de documentos. Puedes imaginarlo como un gabinete de archivos mejorado.

Puede ayudarte a aumentar la organización, productividad y seguridad de tu empresa, a través de una serie de soluciones en la nube para el manejo de archivos y documentos. Se podría argumentar que la misión general de un gestor documental es ser el gabinete para archivos digitales de una moderna oficina sin papeles, pero lo más relevante al usar una solución de gestión documental proviene de la gran cantidad de beneficios que traen sus características principales, alrededor de la optimización de los recursos de una empresa; asegurando un efectivo rastreo de documentos, almacenamiento, captura de datos y herramientas de colaboraciónn internas. Además, puede servir para ayudar con los cumplimientos de las regulaciones de una organización, para cualquier propósito legal.

Hay muchas posibilidades de qué puede hacer un sistema de gestión documental, y puede ser una forma ideal de mejorar el manejo y seguridad documental de una organización. Sin embargo, aventurarse en la compra de un Sistema de Gestión Documental sin saber qué características tienen y cómo pueden ser implementados para tu organización, puede ser una experiencia frustrante.

¿Qué puedes hacer con él?

El propósito de usar un Sistema de Gestión Documental puede diferir entre usuarios. Algunas personas podrían necesitar ayuda con el manejo y rastreo de largos volúmenes de documentos e información de sus empleados, mientras que otras podrían querer almacenar los registros de facturas y cuentas de cobro o análisis de encuestas de servicio al cliente. Entonces éstas son algunas de las características principales de los Sistemas de Gestión Documental, y que deberías saber para hacer una valoración correcta de cómo puedes beneficiarte al usarlo.

1. Almacenamiento

Los Sistemas de Gestión Documental poseen un repositorio, en dónde puedes almacenar y utilizar tus documentos con carpetas personalizables, en dónde se pueden almacenar archivos y correos electrónicos simultáneamente y acceder a ellos a través de la misma interfaz.

Cabe anotar que un documento electrónico puede ser cualquier tipo de contenido electrónico (PDFs, Texto, Imágenes, Vídeos, Archivos de audio, etc), y también puedes añadir cualquier archivo adjunto de tus correos electrónicos; los cuáles estarán disponibles a través de una simple búsqueda.

La ventaja de tener todos los documentos y correos electrónicos organizados y fácilmente accesibles, te provee a ti y a tu empresa de una habilidad considerablemente eficiente para afrontar cualquier caso empresarial o de servicio al cliente, de manera rápida y precisa. Algunos software de gestión documental ofrecen opciones de integración de correo electrónico en los que puedes añadir correos simplemente arrastrándolos y soltándolos en el repositorio.

2. Organización

Uno de los elementos clave de un Sistema de Gestión Documental es su habilidad para encontrar archivos a través de su motor de búsqueda, y la manera de hacer esto efectivo es por medio de las palabras clave, categorías o metadatos. Las soluciones en gestión documental ofrecen un sistema personalizable para creación de elementos de categorización,clasificación o relación, de manera que puedas aplicar categorías de información a los archivos. Esto hace que sea fácil encontrar tus documentos relacionados u organizados por creador, código, tipo de contenido, fecha de creación o última modificación, o cualquier criterio personalizado que pueda servir para mejorar la eficiencia de tu empresa. Esto lo hace verdaderamente conveniente, especialmente si necesitas organizar tus documentos, de acuerdo con distintos usos particulares.

3. Optimización

Al tener todos tus archivos dentro de un repositorio central, podrías llegar a creer que requiere de un gran tamaño de repositorio para almacenar todo en un lugar, pero gracias al aprendizaje automático, los software de Gestión Documental pueden crear almacenamiento diferencial, lo cual quiere decir que puedes tener almacenados todos tus documentos y archivos con una revisión histórica completa, incluyendo versiones anteriores de cualquier documento electrónico, sin necesidad de amontonarlos. Esto es excepcionalmente útil si estas manejando contenidos que están siendo constantemente actualizados por distintas personas y necesitas saber cuál es la última versión, o para casos muy particulares, como querer encontrar información específica que en algún momento haya tenido algún status asigando por un usuario específico. Te provee de un control extremo de tus bienes documentales.

4. Accesibilidad

Un sistema de manejo de revisiones, combinado con un sistema de notificación por correo de electrónico puede mejorar el rendimiento de manera apreciable. Te asegura que el trabajo de todos esté siempre guardado y almacenado, mientras mantiene a los colaboradores al tanto, dejándoles saber en qué momento un documento ha sido actualizado. Algunos Sistemas de Gestión Documental ofrecen sistemas basados en la web, de manera que los colaboradores puedan participar remotamente.

5. Seguridad

Cualquier archivo añadido al repositorio central puede ser fijado a un grupo de seguridad. En otras palabras, puedes controlar exactamente quién tiene los permisos necesarios para leer, editar, borrar o incluso, modificar la seguridad de cualquier bien específico; y lógicamente modificar el estado de permisos, siempre lo creas conveniente. Esto puede ser aplicado a carpetas o documentos específicos, de manera que no tienes que hacerlo cada vez que se almacene un archivo. Adicionalmente, cada documento puede ser encriptado y desencriptado en cualquier etapa de su ciclo de vida.

6. Automatizaciones

Las tecnologías de automatización en los Sistemas de Gestión Documental han sido parte esencial de las organizaciones actuales al permitirles realizar procesos cotidianos con mínima asistencia humana. Son una poderosa herramienta para tareas como la aprobación de procesos, firmas digitales, numeración o nombramiento automático de archivos, lectura de códigos de barras, inserción automática de metadatos específicos, o cualquier proceso secuencial de manejo y tareas lógicas. E incluso reconocimiento óptico de marcas, permitiéndote capturar información marcada físicamente por personas en cualquier documento, como encuestas, informes y pruebas. Esto puede ser usado para aplicaciones significativas en las que los recursos humanos no son una prioridad, y por ende, te facilita la mejor asignación de ellos.

7. Datos

Extraer conocimiento y conclusiones de datos es una técnica bien recomendada que puede ayudar a medir las estadísticas de una organización, así como su éxito actual y experiencias de empleados y clientes. Usando múltiples maneras de filtrado de datos, a través de un Sistema de Gestión Documental puedes obtener valiosos paquetes de información y desarrollar predicciones precisas y objetivos subsecuentes, para asegurarte del éxito de un proyecto.

Conclusión

Si aún no estás convencido de dar el salto de una anticuada compañía que usa papel, o ya has estado usando un programa diferente para la recolección de datos o un sistema de colaboración como Google Drive, los Sistemas de Gestión Documental poseen integración completa a través de las API SOAP y REST, lo cual te permite transferir virtualmente cualquier tipo de datos entre aplicaciones externas.

Es difícil imaginar un escenario en el cual no sea beneficioso simplificar tu carga de trabajo, manteniendo gran eficiencia de procedimientos y manejo de documentos. Sin mencionar la consistencia de producción.

Hay gran versatilidad aquí y, ya sea que quieras obtener más de tus recursos económicos, infraestructura física o simplemente, mejorar la ubicación de tus recursos humanos, usar un Software de Gestión Documental llevará a tu organización al siguiente nivel. Asegúrate de revisar los consejos de opciones de personalización, aplicaciones de las automatizaciones y los entornos de trabajo de datos para ayudarte en el camino al éxito.