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Qué buscar en un sistema de gestión documental

Escrito por Mario Zules en noviembre 22, 2019

A medida que las organizaciones continúan manejando grandes cantidades de datos y las leyes y regulaciones evolucionan, la necesidad de sistemas de gestión de registros seguros se ha vuelto más imperativa. Sin embargo, elegir un software de gestión documental ideal para su empresa puede ser una tarea desalentadora, para la mayoría de propietarios de negocios y gerentes de proyectos.

En este artículo, analizamos las características esenciales de un buen sistema de gestión de documentos. Vamos a sumergirnos.

¿Cuáles son las características de un buen sistema de gestión documental?

Como es de esperar, hay una gran cantidad de sistemas de gestión de documentos electrónicos en el mercado y no todos son iguales. Una plataforma bien diseñada debe cumplir con los siguientes estándares:

Permite el uso de herramientas de colaboración

Un sistema con funcionalidades colaborativas integradas en la mayoría de los casos, mejora la productividad. Dichas herramientas incluyen aplicaciones de mensajería, recordatorios y calendarios que mejora el rendimiento de los procesos de negocios.

Tiene acceso a la nube

Los gestores documentales basados en la nube permiten a las empresas almacenar activos digitales en servidores remotos. En la actualidad, cada vez más organizaciones están cambiando hacia la documentación en línea debido a su flexibilidad incomparable que mejora la productividad de los procesos de negocios y genera grandes beneficios.

Incorpora inteligencia artificial

Un software de gestión de contenido empresarial que puede recuperar de manera inteligente sus documentos le ahorra a usted y a su equipo toneladas de tiempo, lo que lleva a una mayor productividad. Por lo tanto, un sistema efectivo proporciona funcionalidades de calificación, etiquetado y categorización, que pueden ayudar en la recuperación de archivos. Además, aumenta la inteligencia empresarial de su organización, ya que puede permitir el análisis de los documentos almacenados para proporcionar información durante los procesos de negocios.

Interfaz de usuario amigable

Una interfaz de usuario compleja puede ser un verdadero quebradero de cabeza. Los empleados utilizarán los gestores documentales con regularidad a medida que trabajan con sus archivos electrónicos, por lo que es prudente que su software tenga una interfaz de usuario atractiva. Además, debe ser simple y fácil de usar. Cuanto más simple sea el software, mejor.

Un poderoso motor de búsqueda

El acceso lento a los activos digitales puede ser un impedimento significativo para el éxito de su negocio, ya que puede reducir la productividad de su organización. Debe invertir en un sistema que tenga una función de búsqueda sólida que permita la búsqueda rápida de contenido empresarial en multitud de bases de datos para garantizar un alto rendimiento.

Control de versiones

Esta característica le permitirá navegar rápidamente entre una gran variedad de documentos almacenados en su software de gestión documental, a pesar de contener múltiples versiones. Por ejemplo, habilita el almacenamiento de diferentes formatos de archivo, como XML, pdf y .dox, entre otros. Para que pueda volver a su archivo anterior, realizar cambios si los hay, sin muchas molestias o descartar el documento por completo.

También permite un fácil acceso a contenido empresarial a través de una amplia variedad de medios, como dispositivos móviles, ordenadores y tabletas, entre otros; lo que permite la automatización del flujo de trabajo.

Tiene controles de seguridad documental

El software de gestión que proporciona permisos individuales al acceder a los registros, contribuye en gran medida a garantizar la seguridad. Esto se puede lograr mediante el uso de contraseñas que permitan el acceso al sistema según el nivel del usuario.
Los sistemas de gestión de documentos sólidos permiten a los administradores de contenido o administradores de sistemas o bases de datos establecer permisos para cada empleado. De esta manera, usted mantiene el control y evita el acceso no autorizado o la alteración de los documentos digitales almacenados.

Admite todo tipo de formatos de archivo

Con la tecnología en constante cambio, siguen surgiendo nuevos formatos de archivo. Por lo tanto, necesita gestores documentales que puedan acomodar tales eventualidades en lugar de arrastrarlo de regreso al escritorio de su pc.

Un sistema de gestión documental adecuado permite el almacenamiento de diferentes tipos de documentos. También tiene la capacidad de almacenar y administrar archivos estándar y de medios enriquecidos, sin fallas en el rendimiento.

Acceso a través de dispositivos móviles

Su gestor documental no sólo debería permitirle acceder a todos sus datos sin salir de su escritorio, sino que también debería permitirle acceder a documentos digitales desde cualquier parte del mundo con una conexión a Internet. La flexibilidad que ofrece esto mejora la productividad a largo plazo.

Permite transferencias de archivos seguras

Además de proporcionar un uso compartido de archivos fácil, un sistema de gestión documental debe garantizar un tránsito seguro. Las soluciones de gestión de contenidos empresariales que utilizan cifrado de software y seguridad de alto nivel son su mejor opción.

OpenKM utiliza un enfoque de administración de documentos basado en la nube para almacenar y administrar activos digitales. También se comercializa en version on-premise. Lo notable de este software de gestión documental es su increíble flexibilidad. Puede colaborar y trabajar con su equipo simultáneamente, y compartir comentarios fácilmente.

Quizás también sería esencial mencionar que OpenKM gestiona todos los aspectos del procesos de negocio. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por, las bases de datos, el formato, la numeración o el diseño. Además, el software de gestión documental puede integrarse con otras plataformas gracias a sus SDK’s en Java, PHP y .NET y su completa API. En general, toma la delantera entre los mejores sistemas de gestión de documentos debido a su excelente funcionalidad. Solicite una demostración aquí.

Conclusión

En esta publicación, hemos resaltado qué buscar en un sistema de gestión de documentos. El mejor sistema de administración de documentos para su organización significa: mayor productividad, mayor seguridad para sus activos digitales, mejor flujo de trabajo, sincronización en la nube y fácil acceso a sus documentos desde cualquier dispositivo.

Independientemente del sistema que elija, asegúrese de que le facilite la vida, reduzca el desorden de documentos y aumente el rendimiento de su empresa.