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Por qué el software de gestión documental es importante para un negocio de transporte

Escrito por Angelica Reeves en agosto 09, 2019

Una encuesta reciente de TomTom Telematics reveló que casi la mitad de los directivos de gestión de empresas de renting estuvieron de acuerdo en que el papeleo, especialmente la facturación y las cotizaciones, consume demasiado tiempo. Los procesos comerciales más importantes también se basan en documentación precisa, que incluye documentos de compra, recibos de combustible, cambios de neumáticos, multas por accidentes y reparaciones. Además de eso, está la implementación de nuevas regulaciones globales, como la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad y el Procedimiento de prueba de vehículos ligeros armonizados a nivel mundial, que afectan a las compañías automovilísticas en Europa y en todo el mundo. A medida que la industria de la cadena de suministro y la logística continúa su conversión digital, el software de gestión de documentos para las compañías automovilísticas es una solución de gestión que se está volviendo cada vez más imprescindible.

                                                                                                                                    PHOTO: pixabay

¿Por qué optar por un sistema de gestión documental?

Los gestores documentales proporcionan un repositorio central para todo el papeleo de gestión de flota, incluidos correos electrónicos y registros. Esto no sólo reduce la cantidad de papel que usa una compañía, sino que también tiene muchos otros beneficios.

Reduzca los riesgos de pérdida de documentos. Un sólo accidente no prevenible, como un incendio, puede paralizar los sistemas de gestión de su empresa si no cambia a un sistema de datos digitales. Los archivos del ordenador se pueden almacenar en una red, en la nube o en múltiples ubicaciones, lo que significa que el riesgo de perderlos es mucho menor.

Optimice el coste en tiempo y dinero. La implementación de un sistema de gestión documental electrónica disminuye los costos generales en términos de almacenamiento, impresoras, servicios de entrega de documentos y seguros. La empresa francesa de gestión de flotas automovilísticas Arval señaló en su sitio web que administrar documentos ocupa el 31,4% del tiempo de un empleado, lo que a su vez cuesta hasta 13.600 € por empleado al año.

Datos a su disposición. Los documentos digitalizados y seguros también pueden ser accesibles desde cualquier lugar. Esto le permite a su empresa escalar y crecer en función de los datos en demanda que se pueden agregar en cuestión de segundos. El software de gestión documental avanzado también puede mejorar significativamente las relaciones con sus clientes, ya que los registros e informes de los clientes se pueden recuperar de inmediato. El presidente ejecutivo de Alphabet, Nick Brownrigg, señala que su conversión a lo digital ayudó a la compañía a "superar algunos de los obstáculos, como el flujo de trabajo interno, para mejorar los tiempos de respuesta e informes para clientes más grandes, con mejores análisis de datos".

En un artículo escrito por Mario Zules para el blog de OpenKM, afirma que el proceso hacia una oficina sin papeles también conduce a la racionalización de los procesos comerciales. Con el sistema de gestión documental correcto, los empleados pueden revisar, delegar, autorizar y transferir información con solo hacer clic en un botón. Actualmente, esto está siendo implementado ampliamente por las compañías de renting británicas. Verizon Connect detalla cómo se pueden personalizar los formularios de trabajo para cada empleado; lo que mejora la forma en que se lleva a cabo cada entrega, ya que los conductores pueden completarlos sobre la marcha. No sólo reduce la cantidad de papeleo que usa una empresa, sino también el tiempo que los conductores pasan al volante. Un buen ejemplo de cómo un sistema de gestión documental, integrado con un programa de software de gestión de flotas automovilísticas, puede acelerar todos los aspectos de una compañía de este sector.

Sistema de gestión documental y automatización

La automatización y la inteligencia artificial también se están desarrollando para que pueda integrarse en el gestor documental de hoy en día. Se estima que crecerá hasta los 2.600 millones de euros en Europa para 2030; la inteligencia artificial en el transporte y la gestión de flotas está dando grandes pasos en innovación. TT News informa que el procesamiento de imágenes y el análisis predictivo son las dos aplicaciones de IA más relevantes en los software de gestión documental. Con el procesamiento de imágenes, ahora un conductor puede enviar una foto de una multa de tráfico, y la aplicación IA puede archivar y automatizar su documentos. El seguimiento de la flota de vehículos puede agregar una etiqueta de geolocalización a la documentación, aumentando la transparencia. Y lo que es más, la capacidad del sistema de gestión documental impulsado por la IA para analizar y sugerir cursos de acción. Esto se debe a los patrones de aprendizaje que se encuentran en el papeleo; como la disminución de la productividad del contador, los vehículos y el personal, propensos a riesgos y accidentes, y el seguimiento defectuoso de la flota por GPS.

A medida que la gestión de la flota se vuelve más compleja, con las tendencias que cambian en la financiación y remarketing en empresas de gestión de automóviles, un gran sistema de gestión documental como OpenKM garantiza que una empresa pueda escalar cuando ésta lo necesite.

Sobre la autora: Angelica Reeves es una consultora senior de logística nacida y criada en Barcelona. Persigue constantemente la próxima tecnología disruptiva en la industria. En sus días libres, acude al teatro con sus dos encantadoras hijas .