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Plan de archivo

Escrito por Ana Canteli en junio 19, 2020

Todos sabemos lo que es trabajar con información y documentación, casi independientemente del trabajo que desempeñemos.

Desde el comerciante que lleva un negocio de menaje del hogar, o el responsable de logística de una empresa conservera, pasando por el administrativo de un centro docente, por citar sólo algunos ejemplos. En cualquiera de estas organizaciones, se maneja información en distinta cantidad, calidad y formatos. Algo que al principio puede no parecer muy importante. Al fin y al cabo, cada uno de los empleos antes citados se encargan de cosas distintas: proporcionar materiales para reparaciones domésticas, mantener y vigilar los cauces de distribución y almacenaje, o gestionar la documentación que alumnos y profesores generan. Pero con el tiempo, puede volverse esencial. Sobre todo, cuando más que una fuente información, se convierte en el origen de muchos quebraderos de cabeza. Porque ante una reclamación, una solicitud o incluso una inspección ¿ cómo podemos estar seguros de que la información que facilitemos sea la correcta ? ¿ Cómo podemos demostrar que la hemos gestionado y almacenado correctamente ? En circunstancias como éstas es cuando puede ser interesante tener un plan de archivos.

¿Qué es un plan de archivos?

Un plan de archivo es una herramienta que proporciona una gestión eficaz de todos los contenidos de la organización.

El plan de archivos describe la organización de los registros desde que estos se crean o reciben en el sistema de gestión de documental y registros hasta la disposición final.

Entendemos por registros aquellos documentos electrónicos que son reflejo de las actividades o eventos ocurridos en la organización y que serán considerados como evidencias. Un objeto llega al estado de Record cuando está completo y ya no se va a alterar en el tiempo. Cuando el estado de un objeto es el de Record no se pueda alterar.

El proyecto archivístico contendrá los diferentes tipos documentales, cómo se identifican, dónde deben almacenarse, cómo deben indexarse para su recuperación; e información específica sobre disposición final, aprobada para cada archivo. La disposición sirve para gestionar los contenidos en el momento que han llegado al final de su vida útil en función de normas, prácticas o leyes.

¿ Por qué necesito un plan de archivo ?

El plan de archivo es un potente instrumento archivístico que en gestión documental puede proporcionar multitud de ventajas funcionales, operativas y estratégicas.

Las labores de archivo se vuelven menos tediosas o difíciles ya que la organización cuenta con un marco de actuación bien definido, que puede implementar fácilmente en el sistema de gestión documental de la entidad. Esto hace que sea más fácil saber cómo gestionar los contenidos, cómo categorizarlos o clasificarlos. Encontrar o recuperar la información que se necesita ya no es un problema, gracias a que el plan de archivo ayuda a definir de forma pormenorizada cómo se indexan los contenidos de la organización. Además, los usuarios cuentan con la garantía de integridad y continuidad propia del proyecto archivístico, ya que los planes de archivo están concebidos para superar cambios de personal, a la vez que velan por el mantenimiento y ejercicio de las buenas prácticas. Sin menoscabo de la necesaria flexibilidad que debe proporcionar para adaptarse a las necesidades de todos los interesados y a los cambios en el futuro.

Implementar un proyecto archivístico ofrece a su vez beneficios tangibles como son el ahorro en tiempo, la reducción en errores humanos o el incremento en la eficiencia y productividad de los recursos humanos. El ahorro en costes es también evidente al reducir la necesidad de espacio de almacenaje, adquisición de material y equipamiento para el archivo físico. Proporciona incluso efectos positivos al reducir el riesgo de litigio, puesto que uno de los objetivos por los que cualquier entidad está interesada en implementar uno es asegurarse el cumplimiento legal y normativo. E incluso puede proporcionar mayor satisfacción al cliente o grupos de interés, derivados del mejor rendimiento del personal. No en vano facilita la formación de nuevo personal, además de ser fuente de capital intelectual.

¿ Necesita mi empresa un plan de archivo ?

La respuesta, como suele ocurrir en cualquier tema complejo e importante es, depende. Lo importante es identificar qué problema soluciona el plan de archivo en mi organización.

Un plan de archivo es un excelente instrumento archivístico para proporcionar control.

Si la empresa tiene lío con los tipos documentales, el personal no sabe qué hacer con cada tipo de documento o tiene dudas sobre cómo proceder con ellos ( no digamos ya, si los usuarios acceden y trabajan sobre documentos y/o versiones descartadas u obsoletas, pensando que son los adecuados ). Entonces probablemente haya llegado el momento de llevar a cabo un plan de archivo en nuestra organización. Con él nuestra empresa realizará una auditoría exhaustiva sobre el ciclo de vida completo del documento electrónico y o registro. Será capaz de controlar en todo momento la seguridad aplicada, la indexación, la categorización, la catalogación. Qué hacer con los documentos o registros al final de su vida útil, quiénes son los responsables, etc.

De todas formas, no hemos de perder de vista los inconvenientes que un instrumento archivístico de estas características puede aportar. Para empezar, el proyecto archivístico implica la inversión de tiempo y recursos tanto para ponerlo en marcha, como para mantenerlo actualizado en el largo plazo. También supone compromiso, tanto a nivel personal como corporativo. Y hay que tener en cuenta que el control puede ser una fuente de rigidez organizativa.

Por eso podemos encontrar el sistema de gestión documental OpenKM con o sin plan de archivo, ya que no todas las empresas lo necesitarán. Una organización pequeña o mediana, que no tenga muchos tipos documentales, con un organigrama horizontal puede que no necesite tanto un plan de archivo. De esta forma puede beneficiarse de la flexibilidad que su tamaño y  que otras cualidades le aportan y dedicar sus recursos a la automatización de procesos de negocio, a facilitar la coordinación y comunicación de su personal o mejorar la atención al cliente con el resto de funcionalidades que ofrece OpenKM.

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