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Optimizando la Gestión Documental para Distribuidoras con la Firma Remota Manuscrita

Escrito por Gaspar Palmer en abril 29, 2024

En el sector de las empresas distribuidoras de productos para hostelería, la gestión eficiente de la documentación es esencial para garantizar la fluidez de los procesos. Con frecuencia, estas empresas se encuentran lidiando con documentos en papel, como los albaranes, que recogen las firmas de los servicios realizados para luego servir en la elaboración de facturas. Sin embargo, este enfoque tradicional puede ser rápidamente mejorado mediante el uso de formatos electrónicos de documentos y la recogida de evidencias en el mismo formato, como la firma manuscrita digital.

Operativa Habitual

Imaginemos el escenario típico: se realiza un servicio de suministro, por ejemplo, barriles de cerveza. Una vez completada la entrega, se solicita al receptor que firme el correspondiente albarán como evidencia de la transacción realizada. Este documento servirá para generar la factura correspondiente e incluso como prueba de prestación del servicio. En lugar de utilizar documentos en papel, el suministrador dispone de los albaranes en formato digital, accesibles a través de dispositivos móviles. Antes de firmar, el receptor puede visualizar el documento para verificar su precisión. Una vez revisado, procede a firmar, pudiendo incluso agregar datos de verificación complementarios, como su DNI. Posteriormente, si se desea, la plataforma puede remitir el documento firmado al firmante por correo electrónico para su propio registro.

Ventajas de la Firma Remota Manuscrita

Este proceso proporciona numerosas ventajas, pero destacamos especialmente la gestión en tiempo real de la documentación asociada a estas interacciones. La información firmada es accesible de inmediato, permitiendo una gestión ágil y eficiente. Además, facilita la fiscalización de los servicios de delivery, ya que la central puede monitorear en tiempo real cómo se desarrollan las entregas y corregir desviaciones de ruta si es necesario.

Business Case

Para ilustrar estas ventajas, consideremos el caso de una empresa distribuidora que implementa la firma remota manuscrita de OpenKM. Esta solución permite a la empresa digitalizar su documentación y recoger firmas de manera remota, agilizando significativamente los procesos. Al utilizar certificados cualificados y firmas digitales, garantiza la plena validez legal de los documentos firmados, ofreciendo seguridad y tranquilidad, tanto para la empresa como para sus clientes.

En conclusión, la implementación de la firma remota manuscrita en la gestión documental de empresas distribuidoras ofrece una solución eficiente y segura para agilizar los procesos y mejorar la experiencia del cliente. Al aprovechar las soluciones avanzadas de gestión documental como OpenKM, estas empresas pueden beneficiarse de la gestión en tiempo real de la documentación, la seguridad legal de las firmas digitales y la eficiencia operativa en general.

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