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Optimizando la gestión de franquicias con OpenKM

Escrito por Ana Canteli en abril 08, 2024

Eficiencia y seguridad en la documentación empresarial

En el sector de las franquicias, la gestión eficiente de la documentación es esencial para garantizar la seguridad de la información y el cumplimiento de las normativas de privacidad. En este contexto, el software de gestión documental OpenKM emerge como una solución innovadora que ofrece una gestión documental segura y personalizada para las empresas franquiciadas. En este artículo, exploraremos cómo el módulo multiempresa de OpenKM está transformando la forma en que las franquicias gestionan su documentación, mejorando la eficiencia y la seguridad en el proceso.

Agilizando procesos y garantizando la confidencialidad de la información empresarial

El software de gestión documental es una herramienta fundamental en la gestión de empresas modernas, especialmente en entornos empresariales donde se maneja gran cantidad de información. En el caso específico de las franquicias, donde la comunicación entre la matriz y los franquiciados es crucial, contar con un sólido sistema de gestión documental se vuelve aún más crítico.

El software de gestión documental de OpenKM permite a las empresas franquiciadoras gestionar de forma centralizada toda su documentación, sin comprometer la seguridad y privacidad de la información. Imaginemos una situación en la que una empresa franquiciadora que busca expandir su red de franquicias mientras cumple con estrictas normativas de privacidad y protección de datos. Con el módulo multiempresa de OpenKM, esta empresa franquiciadora puede gestionar eficientemente la documentación con sus franquiciados, asegurando que cada parte tenga acceso solo a la información relevante para ellos.

Cuando un nuevo candidato a franquiciado muestra interés en abrir una franquicia, un registro se crea automáticamente en OpenKM y se asigna a un empleado específico de la empresa franquiciadora. Este empleado revisa la información proporcionada por el candidato y, si se aprueba, comienza a validar los accesos necesarios para iniciar la franquicia. Todo este proceso se realiza de manera segura y eficiente gracias al módulo multiempresa de OpenKM.

Una de las principales ventajas del software de gestión documental de OpenKM es su capacidad para automatizar procesos. Esto significa que las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos al eliminar tareas manuales y repetitivas. Por ejemplo, OpenKM puede automatizar el procesamiento de facturas, el control de horas y la gestión de tareas, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a actividades de mayor valor añadido.

Una vez que el franquiciado obtiene acceso a su sesión OpenKM, puede ver toda la documentación relevante, realizar tareas asignadas, gestionar flujos de trabajo y recibir notificaciones sobre cualquier cambio en su espacio. Además, el calendario de expiración le ayuda a mantenerse al día con la renovación de documentación, mientras que el motor de búsqueda integrado facilita la búsqueda de información clave.

En cuanto a la seguridad documental, el software de gestión documental de OpenKM ofrece diversas funcionalidades para proteger la información sensible de las empresas franquiciadas. Por ejemplo, todas las facturas, albaranes de compra y otros documentos importantes pueden ser firmados digitalmente, garantizando su autenticidad e integridad. Además, OpenKM ofrece funciones de copia de seguridad para proteger los datos contra pérdidas o daños.

El software de gestión documental de OpenKM también es fácil de usar, lo que facilita su adopción por parte de empleados de todos los niveles de habilidad. Con una interfaz intuitiva y funciones bien diseñadas, OpenKM permite a las empresas aprovechar al máximo todas sus capacidades sin necesidad de una formación extensa. De hecho, a través de OpenKM Academy, la plataforma de formación en línea, se ofrecen cursos formativos a medida del perfil del usuario.

Además de su funcionalidad como sistema de gestión documental, OpenKM también puede utilizarse para facilitar y mejorar la facturación electrónica, el alquiler de maquinaria y otras transacciones comerciales. El franquiciador puede ofrecer OpenKM como sistema de control horario para los empleados, garantizando el cumplimiento de las normativas laborales y simplificando la gestión de nóminas.

El software de gestión documental de OpenKM ofrece una solución integral para las empresas franquiciadas, ayudándoles a gestionar su documentación de manera eficiente, segura y personalizada. Al optimizar los procesos de gestión documental, las franquicias pueden centrarse en su crecimiento y expansión, sabiendo que su información está protegida y bien organizada.

En un mercado cada vez más competitivo, la eficiencia y la seguridad en la gestión documental son fundamentales para el éxito de las franquicias.

Si eres una empresa franquiciadora en busca de una solución de gestión documental eficiente y segura, considera implementar el software de gestión documental de OpenKM. ¡Transforma la forma en que gestionas tu documentación y lleva tu proyecto al siguiente nivel!