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Optimiza la Gestión de Facturas con el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) Avanzado de OpenKM e Inteligencia Artificial

Escrito por Ana Canteli el 20 de septiembre 2024

La gestión documental en las empresas ha evolucionado significativamente con la adopción de tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Estas herramientas permiten optimizar procesos como la gestión de documentos y la facturación, mejorando la eficiencia y reduciendo errores. En este artículo, exploraremos cómo un grupo de empresas ha utilizado el software de gestión documental de OpenKM, con su módulo avanzado de OCR e IA, para automatizar la captura y procesamiento de facturas, mejorando el rendimiento de sus sistemas.

¿Qué es el OCR avanzado?

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que permite identificar automáticamente caracteres en documentos de imagen. Es muy utilizada en la digitalización de documentos físicos, como en el procesamiento de facturas o la conversión de documentos escaneados a formatos digitales. El OCR convierte imágenes escaneadas de texto en información editable y clasificable, lo que es crucial en la gestión de documentos electrónicos.

OpenKM ha desarrollado un módulo OCR avanzado que, combinado con IA, mejora la precisión y eficiencia en la extracción de datos. Un grupo de empresas ha integrado el módulo de gestión automática de facturas de OpenKM con un motor de OCR zonal, que a través de webservices conecta con la API de OpenKM. Esto permite que diferentes empresas gestionen sus facturas de manera eficiente y automática.

Caso de éxito: Grupo de empresas y la automatización del proceso de facturación

Este grupo de empresas, con múltiples sedes, enfrentaba grandes desafíos en la gestión de facturas. El manejo de grandes volúmenes de facturas diarias generaba una carga administrativa importante y una alta posibilidad de errores en la introducción manual de datos. Además, el tiempo dedicado a estas tareas retrasaba los flujos de efectivo y afectaba la eficiencia operativa.

Para resolver estos problemas, el grupo adoptó el software de gestión documental de OpenKM con su módulo avanzado de OCR e IA. Las facturas son escaneadas y automáticamente clasificadas según su contenido, eliminando procesos manuales y reduciendo significativamente los errores. El OCR zonal reconoce campos específicos de las facturas, como el número, la fecha o el monto total, lo que facilita el procesamiento por lotes.

El uso de la inteligencia artificial junto con el OCR permite que los documentos se clasifiquen y etiqueten automáticamente, mejorando la precisión y reduciendo el tiempo necesario para el procesamiento. Gracias a esta tecnología, el grupo ha logrado optimizar el ciclo de vida de las facturas, desde su recepción hasta su archivo final, mejorando notablemente la gestión de documentos.

Funcionalidades del OCR avanzado de OpenKM

El módulo avanzado de OCR de OpenKM ofrece diversas características que lo convierten en una herramienta ideal para la automatización de procesos documentales:

• OCR exacto para una alta precisión en la extracción de datos.
• Procesamiento por lotes, permitiendo gestionar grandes volúmenes de documentos de manera eficiente.
• Preprocesamiento de imagen para mejorar la legibilidad de los documentos antes del análisis.
• Conexión directa con escáneres para una integración fluida en el flujo de trabajo.
• Soporte para varios formatos de imágenes como PNG, JPG, GIF, BMP y PDF.
• Varios formatos de exportación de datos, incluyendo XML, PDF y CSV.

Además, la IA analiza los datos extraídos de los documentos OCR para realizar tareas como la creación de informes, la clasificación automática de documentos y la detección de patrones útiles para la toma de decisiones. Este enfoque ahorra tiempo y mejora la eficiencia operativa al reducir los errores humanos.

Ventajas de la integración de OCR e IA en la gestión documental

La combinación de OCR e IA en el sistema de gestión documental de OpenKM proporciona beneficios claros para cualquier empresa:

1. Automatización de tareas repetitivas: Elimina la necesidad de introducir manualmente datos, reduciendo el esfuerzo y el tiempo dedicado a la gestión de documentos.
2. Reducción de errores humanos: La captura y procesamiento automatizado de datos disminuye el margen de error en tareas críticas como la facturación.
3. Mejora de la productividad: Los empleados pueden centrarse en tareas más estratégicas mientras el sistema se encarga de las tareas rutinarias.
4. Integración fluida con sistemas existentes: El módulo de OCR de OpenKM se integra perfectamente con otras aplicaciones y sistemas, facilitando su implementación y uso.
5. Gestión eficiente de archivos: El sistema permite la digitalización de documentos y su almacenamiento en la nube, mejorando el acceso y la seguridad de los activos digitales.

Conclusión

La implementación del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial en el software de gestión documental de OpenKM ofrece una solución avanzada para empresas que buscan optimizar la gestión de facturas y otros documentos clave. Un grupo de empresas ha logrado automatizar su proceso de facturación, mejorando la eficiencia, reduciendo errores humanos y ahorrando tiempo en tareas repetitivas.

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