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OpenKM: Revolucionando la Eficiencia Empresarial a Través de la Gestión Documental Inteligente

Escrito por Ana Canteli en enero 15, 2024

OpenKM, una PYME española fundada en 2005, ha transformado la gestión documental. En sus inicios, desafiaron la exclusividad de los grandes corporativos en el acceso a software de gestión documental, reconociendo las necesidades predominantes de pequeñas y medianas empresas en el tejido empresarial doméstico. Los fundadores, comprometidos con la innovación, calidad y valores como la transparencia, la responsabilidad y confidencialidad, continúan liderando el equipo nacional, ahora extendido a los 4 continentes.

Desde sus inicios, las aplicaciones del software OpenKM se han expandido para cubrir los casos de uso y necesidades de la creciente cartera de clientes que, con el tiempo, hemos adquirido en todos los continentes y sectores de actividad.

Construcción

Podemos destacar la capacidad de OpenKM para dar cobertura en gestión documental a organizaciones dedicadas a la ingeniería y la arquitectura, gracias al módulo de previsualización de planos AutoCAD. Este permite visualizar los archivos de AutoCAD directamente dentro del sistema, facilitando la revisión de detalles y códigos en los planos. Contiene funcionalidades que permiten hacer zoom, navegar y examinar los planos con facilidad para identificar datos relevantes. Agregar marcadores o comentarios directamente en los planos, para señalar áreas importantes o proporcionar información adicional. A su vez, la funcionalidad de códigos QR para planos AutoCAD, facilita el control de versiones de planos y con ello la mejora de la seguridad documental y la eliminación de costosos errores humanos a pie de obra.

Empoderando Empresas en la Era de la Transparencia - El Canal de Denuncias que Transforma la Cultura Corporativa

Uno de los últimos desarrollos del sistema, ha sido la creación de un Canal de Denuncias, basado en la tecnología open source de OpenKM. Como es sabido, desde el 21 de febrero de este año entró en vigor en España la ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En España, la nueva ley estipula la creación de un canal de denuncias para empresas de más de 50 empleados. El canal de denuncias de OpenKM permite la recepción, seguimiento y gestión de las denuncias de manera centralizada y en línea, con funciones como:

• Registro y seguimiento de las denuncias: OpenKM puede permitir el registro de las denuncias recibidas, nominativas y anónimas; su clasificación, asignación y seguimiento.
• Notificación de actualizaciones: El software de gestión documental de OpenKM envía notificaciones a los interesados sobre el estado de las denuncias, las investigaciones en curso y las resoluciones.
• Seguridad y confidencialidad: El sistema de gestión documental de OpenKM proporciona altos niveles de seguridad y privacidad, lo que garantiza la confidencialidad de las denuncias y protege a los denunciantes.
• Registro y seguimiento de acciones: OpenKM puede permitir la gestión de las acciones tomadas en respuesta a las denuncias, así como la documentación de las medidas adoptadas.

Gestión inteligente de la información

Además, OpenKM ha presentado recientemente una nueva integración con ChatGPT.

La inteligencia artificial (IA) puede aportar mejoras significativas a la gestión documental de una organización en diversos aspectos. Implementar soluciones de inteligencia artificial en la gestión documental puede llevar a una mayor eficiencia operativa, reducción de errores, ahorro de tiempo y una gestión más efectiva de la información en una organización a través de las siguientes mejoras:

• Extracción de Información: Las técnicas de procesamiento de lenguaje natural (PLN) permiten a la IA extraer información clave de documentos, como fechas, nombres y datos específicos, agilizando la captura de datos.
• Búsqueda Inteligente: La implementación de algoritmos de búsqueda avanzada basados en IA mejora la precisión y relevancia de los resultados de búsqueda, facilitando la localización de documentos específicos en grandes repositorios.
• Clasificación Automática: La IA puede analizar documentos y clasificarlos automáticamente en categorías relevantes. Esto simplifica el proceso de organización y facilita la búsqueda eficiente de documentos.
• Generación Automática de Resúmenes: ChatGPT puede generar resúmenes automáticos de documentos extensos, proporcionando a los usuarios una visión rápida y concisa del contenido, lo que facilita la revisión y la toma de decisiones.

La combinación de capacidades de gestión documental de OpenKM con la inteligencia conversacional de ChatGPT tiene el potencial de ofrecer una experiencia más avanzada y eficiente para los usuarios.

OpenKM: La Personalización como Estándar de calidad

La sólida experiencia del equipo de OpenKM en gestión documental, respaldada por los valores fundamentales de responsabilidad, transparencia y confidencialidad, convierte a OpenKM en el socio ideal para cualquier proyecto documental. A continuación, destacamos algunas de las ventajas clave que ofrece nuestro software:

 Eficiencia en la Generación y Acceso a la documentación estés donde estés:

• Utilización de plantillas documentales alojadas en OpenKM.
• Automatización de la generación de documentación obligatoria para cualquier sector de actividad.

 Firma Remota Manuscrita:

• Agilización de la gestión documental y aceleración de los procesos de pago.
• Posibilidad de agregar una firma manuscrita de forma remota utilizando un lápiz óptico o la interfaz táctil del dispositivo, sin necesidad de imprimir el documento.

Estas implementaciones recientes han demostrado ser altamente satisfactorias para los usuarios finales, mejorando significativamente la productividad diaria y simplificando los procesos documentales.

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