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Monitorizar transacciones de negocio críticas

Escrito por Ana Canteli el 1 de junio de 2018

La era digital ha llegado a todos lo negocios. Ya no es posible gestionar una organización sin tener en cuenta las nuevas tecnologías y su impacto en la experiencia del usuario (empleado) o usuario final (cliente). Porque una aplicación no disponible, que presenta dificultades de acceso o un pobre desempeño, puede afectar muy negativamente a la percepción de la empresa; además de reducir la productividad de los trabajadores, ser motivo de frustración para los clientes, grupos de interés...

Por eso, la monitorización de transacciones de negocio - también conocida como gestión de transacciones de negocio -, ayuda a las organizaciones a detectar e identificar cualquier problema de ejecución en las aplicaciones críticas para la empresa, incluso antes de que tales incidencias lleguen a afectar al usuario final.

Con miles de millones de transacciones - big data - moviéndose a lo largo y ancho de nuestros sistemas operativos, la monitorización de red, de bases de datos y la monitorización de servidores en tiempo real, suponen los pilares fundamentales en los que se apoya la monitorización de las aplicaciones críticas para las empresas. Mediante las herramientas de monitorización, el personal de operaciones IT y gestores de aplicaciones web, pueden identificar si el problema proviene del middleware, de la base de datos; debido a la cola de mensajes, del acceso externo de aplicaciones etc. Estas suelen ser las fuentes de incidencias más comunes en la ejecución de las aplicaciones y la monitorización de transacciones críticas de negocio, ayuda a saber por qué. A través de la observación y análisis de las transacciones de negocio se recopila información en tiempo real, relativa a indicadores clave del usuario final y procesos de negocio, fundamentalmente para proteger a la compañía de amenazas, ofrecer nuevos productos y servicios y mejorar la lógica de negocio.

La monitorización de aplicaciones puede ayudar a las empresas a mantener e incluso incrementar, la calidad del servicio que la organización ofrece, a través de aplicaciones web o de aplicaciones móviles. Obtener datos en tiempo real sobre transacciones de negocio es especialmente relevante para el comercio digital, porque les permite reaccionar más rápido en un sector, en el que el tiempo de respuesta es un factor crítico para la pervivencia de la organización. Es más, las herramientas de monitorización pueden resultar muy útiles en entornos de preproducción ( monitorización proactiva ), en los que los desarrollos pueden ser probados y los potenciales cuellos de botella identificados, antes de que los desarrollos lleguen a ser utilizados por el personal. La monitorización de transacciones muestra información de alto valor sobre cómo el set de aplicaciones críticas de la empresa está actuando y por lo tanto, hacer lo necesario para que su configuración sea óptima. Esto reducirá el tiempo que el personal técnico dedica a revisar las alertas del sistema, a la vez que se asegura de que dichas alertas sean producto de incidencias reales y relevantes.

En estos escenarios, el sistema de gestión documental OpenKM puede ayudar a monitorizar las transacciones de negocio críticas de la empresa. El sistema de gestión de contenidos empresariales de OpenKM ofrece SDK’s en Java, PHP y .NET que permiten conectar OpenKM con cualquier aplicación de la empresa, de forma que el gestor documental puede actuar como contenedor de toda la información que se desprende de las transacciones de negocio. Ya que en OpenKM podemos generar informes sobre cualquier elemento que sea objeto de nuestro interés; automatizar la generación de informes, recibirlos cuando queramos o hacer lo mismo con las notificaciones de alertas y recibirlas ya sea por correo electrónico o a través de la app móvil de OpenKM. Y es que la big data que generan las transacciones de negocio son información que necesita ser gestionada, para poder ser consumida y utilizada en la toma de decisiones.

El sistema de gestión documental OpenKM permite monitorizar el flujo de documentos críticos de tu negocio, en cada momento. Hace posible la creación de un sistema global multiplataforma que monitoriza el flujo de big data que se intercambia con socios o clientes a nivel internacional, para cerciorarse de que todos los contenidos empresariales como órdenes de compra, albaranes, facturas, acuses de recibos, notificaciones de embarque naval, informe de ventas, inventarios de almacén, etc. siguen las reglas del negocio o los protocolos definidos en el sistema de gestión documental. Y si no lo hacen, el propio sistema enviará una alerta a los responsable del proceso.

Porque una transacción crítica fallida puede tener graves consecuencias sobre el negocio; puede parar una cadena de producción, retrasar el envío de un cargamento. Que imposibilita el pago a tiempo de los servicios contratados, pero a su vez también la obtención de liquidez necesaria para pagar nóminas. Por ello es evidente que una organización depende directamente de su capacidad para gestionar las transacciones de negocio que proporcionan documentación en el momento necesario y con la calidad requerida.

Para ello, la empresa puede servirse de la multitud de funcionalidades que ofrece el gestor documental OpenKM. A través de los módulos, la organización puede expandir la funcionalidades del programa, para adecuar el sistema a cada caso:

• Multiempresa: se trata de una solución ideal para organizaciones que operan a través de un red de oficinas. Cada oficina tiene acceso a su sub-instancia, mientras la sede central gestiona el servidor, el mantenimiento y la estructura de RRHH.
• Código de barras: OpenKM incorpora un módulo de identificación y lectura de código de barras que soporta por defecto códigos de barra lineales y 2D, si bien la arquitectura de plugins permite extender esta capacidad a otros formatos.
• Archivo de correos electrónicos: permite la preservación y protección automatizada de las comunicaciones que la empresa intercambia con proveedores, clientes y grupos de interés. Permite la recuperación de correos electrónicos perdidos o borrados por error, satisfacer requerimientos de auditoría, proteger la propiedad intelectual y la práctica del e-Discovery, en caso de litigios o investigaciones internas.
• Factura electrónica: OpenKM extrae la factura en formato XML para almacenarlas en el sistema e incorpora otras funcionalidades para validar facturas a través de la firma digital - OpenKM proporciona a su vez, un cliente de firma electrónica - entre otras actividades.
• CMIS: es una especificación que permite la interoperabilidad de Enterprise Content Management Systems. Es aconsejable en los siguientes escenarios: repositorio-a-repositorio ( cuando varios repositorios de contenidos operan conjuntamente ). Aplicación-a-Repositorio ( cuando una aplicación que utiliza contenidos se conecta a un repositorio de contenidos ). Repositorios institucionales (cuando una aplicación interactúa simultáneamente con varios repositorios de contenidos, integrando los resultados en una sola interfaz de usuario).

En un entorno tan cambiante, en el que quien más rápido y mejor se adapta a las nuevas tendencias se convierte en el líder del sector, tener la capacidad de reestructurar los procesos de negocios es una ventaja competitiva que no sólo te permite cumplir tus metas, si no que también garantiza la supervivencia de la organización en el largo plazo.

Con OpenKM la empresa puede actualizar la definición y ejecución los procesos de negocio de forma eficaz y coordinada.

Las transacciones de negocio críticas se pueden mantener, actualizar y monitorear a través de las herramientas de comunicación de OpenKM. El personal encargado de monitorización de red, monitorización de servidores, bases de datos, monitorización de aplicaciones o sistemas críticos, puede mantener la comunicación en tiempo real a través del chat integrado en el gestor documental. Pueden añadir notas, metadatos o categorizar documentos de negocio críticos y asegurarse de que los protocolos o procesos de negocio se cumplen siempre, gracias a la automatización de procesos.

Si hay alguna duda respecto a la última actualización de un proceso de negocio, que afecta a la calidad del servicio o al grado de satisfacción del usuario final; a través del control de versiones (Histórico), se pueden ver destacadas las aportaciones de cada usuario y recuperar versiones anteriores. Además, si la transacción de negocio es de especial relevancia, el usuario puede suscribirse al contenido, de forma que recibirá notificaciones cada vez que la transacción sea objeto de un cambio.

Las sección Relaciones sirve para ver en un simple vistazo, las vinculaciones que dichas transacciones mantienen con otros procesos. La sección Foro, vinculada a la transacción de negocio o monitorización de aplicación crítica, ofrece un espacio de intercambio de opiniones o valoraciones, a los usuarios que trabajan en el servicio. Y en la sección Wiki, encontrarán destacadas, las fuentes y recursos que se han tenido en cuenta a la hora de elaborar el protocolo o la monitorización del proceso. Resulta muy útil para saber por dónde empezar a la hora de repensar flujos de trabajo, desde el origen. El sistema de gestión documental de OpenKM incluye un motor workflow que permite la definición y ejecución de los procesos más sofisticados.

El cliente de firma digital de OpenKM, puede ser utilizado para mostrar la conformidad de los managers o incluso de los clientes, con los cambios, actualizaciones o decisiones tomadas. Y a través del motor de búsqueda, podemos buscar cualquier información relevante en base a multitud de criterios. No sólo podríamos recuperar documentación relativa al nivel de satisfacción de un usuario, o sobre indicadores clave del nivel de servicio o del rendimiento de aplicaciones, en base al nombre del archivo, si no también por cualquier palabra que forma parte del cuerpo del documento, por el autor o por rango de fechas. En función de su localización, del tipo de archivo que sea, la categoría, o los metadatos del documento. Y si hay que concertar una reunión, invitar a los responsables del servicio y aconsejarles la revisión de documentación de cara a la misma, el gestor de tareas de OpenKM, puede ser la solución ideal para mantener la coordinación de los equipos.

Con OpenKM la organización tendrá la seguridad de que la estructura hardware y software se mantiene, de forma que la empresa mantiene un nivel y calidad de servicio adecuado para el ofrecimiento de productos y servicios; que redunda en la mejora de la calidad de la experiencia del usuario y en la satisfacción de sus clientes.