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Metodología de implantación de sistema de gestión documental

Escrito por Ana Canteli el 18 marzo de 2022

Implementar un sistema de gestión documental en tu empresa tiene una gran trascendencia. Significa que el negocio se encuentra en una fase de crecimiento, por cuanto éste genera más información y más documentación. Además, instalar un software de gestión documental contribuye a convertir la empresa en una organización más eficaz, eficiente y mejor preparada para los cambios o para enfrentar desafíos. 

Pasar de la gestión documental en papel a implementar la oficina sin papeles puede parecer un reto, sobre todo si no estás familiarizado con el uso de herramientas de gestión documental. Si ya cuentas con experiencia, eso será un plus que te ayudará a sacar más partido de la solución software elegida. Si no, esto tampoco es un obstáculo insalvable; cualquier empresa puede advertir un significativo retorno de la inversión simplemente utilizando un buen sistema de gestión documental. Eso sí, hay que reconocer que aplicando las mejores prácticas y gozando de una buena estrategia de implementación la empresa será capaz, no sólo de obtener un rápido retorno de la inversión, si no también un uso extensivo de todas las funcionalidades del software. 

Preparación

Con independencia de la solución de gestión documental elegida, es esencial que la organización se plantee un plan y propósito de uso. Esto ayudará a los responsables a determinar qué problemas buscamos solucionar y qué funcionalidades del software serán utilizadas para resolver la situación que afecta a la empresa. En este sentido, un proveedor de gestión documental acostumbra a presentar su gestor documental en función de las necesidades o requerimientos planteados por la organización.

A nivel técnico, además solicitará más información, tal como: número de usuarios, tamaño de repositorio inicial, número de documentos creados por hora, día, semana, mes, año, si es posible saberlo. Estos datos ayudan a dimensionar el tipo y tamaño de instalación. Para empresas pequeñas, sin equipo técnico propio o servidores en propiedad, las soluciones cloud suelen ser las adecuadas, por cuanto permiten utilizar el sistema de gestión documental, alquilando la aplicación junto al espacio necesario; disfrutando de servicio técnico, copias de seguridad y mantenimiento del hosting, todo incluido en la misma tarifa.

Para empresas medianas o grandes, con un número apreciable de usuarios, un repositorio medio pero en expansión, comprar a perpetuidad el software suele ser más interesante; pues este tipo de entidades suelen contar con personal técnico propio, servidores en propiedad en los que alojar el software y su repositorio documental, y decidir de forma autónoma la política de copias de seguridad, entre otros beneficios.

También existe la posibilidad de implementar instalaciones híbridas. Pensadas en principio para organizaciones que trabajan en un contexto cloud y server de forma simultánea. En función de la pericia del equipo técnico del proveedor de gestión documental, se le ofrecerá la opción que más se adecúe a sus necesidades, que incluso puede acompañarle en sus proyectos de desarrollo. Puede que un cliente comience con una instalación cloud y migre a la versión servidor, necesite apoyo en la integración del gestor documental con una tercera aplicación, etc.

A la hora de elegir el sistema de gestión documental es muy importante conocer el conjunto de productos y servicios incluidos en la oferta final.

En este post vamos a mostrar a grandes rasgos, el proceso de implementación de OpenKM. Obviamente hay que tener en cuenta que cada instalación es única, pues cada organización presenta sus necesidades y características particulares.

Instalación

El servicio de instalación está siempre incluido en la oferta económica facilitada a los clientes. Éstos no han de preocuparse de si su personal técnico está preparado o no para encargarse de dicha tarea. Siempre podrá estar presente durante el proceso de instalación si así lo desea. En la versión profesional, el sistema de gestión documental instalado en el servidor propiedad del cliente, el servicio instalación incluye lo siguiente:

• Configuración:
• gestor documental configurado como servicio.
• Previsualización de documentos.
• Ayuda en la configuración de copias de seguridad.
• funcionalidad de correo electrónico como servicio.
• Notificación de email y servicio de subscripción.
• OCR (Tesseract).
• SSL (secure extranet).
• Antivirus.
• Integración con Active Directory ( LDAP ).
• Personalización de la aplicación con el logotipo de su organización.

En cuanto al soporte técnico:

• Análisis de rendimiento bajo demanda:
• Integridad del repositorio.
• Rendimiento de la interfaz de usuario.
• Rendimiento del motor de búsqueda.
• Espacio libre del disco duro y copias de seguridad.
• Logs de las copias de seguridad.

También se incluyen: actualizaciones, contacto directo con el personal de desarrollo del sistema. Tiempo de respuesta garantizado para cualquier incidencia y acceso completo a la documentación de OpenKM.

En el caso de que un cliente opte por la versión cloud, obviamente la instalación no es una preocupación. Sin embargo esta opción también incluye una serie de servicios:

Configuración:

• Base de datos MySQL.
• Subdominio propio.
• Copias de seguridad (incrementales).
• Servicio de correo electrónico.
• Previsualización de documentos.
• OCR (Cuneiforme o Tesseract).
• SSL (secure extranet).
• Antivirus.
• Personalización de la aplicación con su logotipo.
• Soporte técnico profesional incluido de serie.

 En cuanto al hosting, la información genérica es la siguiente:

• 440 Gb de ancho de banda.
• Red redundante.
• Juniper routing-Tecnología.
• 100% red de conmutación, sin dominios de colisión.
• Alta velocidad de acceso a toda la Internet Uplinks.
• 24/7 Monitoreo.
• Network Availability min. 99%.

La fase de instalación destaca por su brevedad. En términos generales en 2 horas el sistema de gestión documental está instalado y listo para su uso.

Como resultado de la fase de instalación se entrega al cliente el informe de instalación.

Formación de los usuarios

En esta fase se presentan de forma descriptiva las funcionalidades del sistema de gestión documental, su propósito y cómo se usan.

Para facilitar la iniciación, el seguimiento, la consecución de objetivos y la finalización de la formación, en OpenKM Academy podemos encontrar la oferta formativa del sistema de gestión documental. Está especializada en función del perfil del beneficiario:

• usuario final
• administrador
• consultor
• creador de workflows

Si bien, siempre existe la posibilidad de ofrecer formación a medida.

Como resultado de la fase formativa, los beneficiarios obtendrán el manual de formación  y título acreditativo de haber cursado y superado con éxito el curso formativo.

Toma de requerimientos

Si bien es cierto que después de la instalación y de recibir la formación adecuada, la empresa es capaz de configurar el software de gestión documental a la altura de sus expectativas; en ocasiones - sobre todo cuando es la primera vez que se trabaja con un gestor documental electrónico -, la definición del contexto documental de la empresa y la estrategia que se desea implementar puede resultar intimidante. Por eso en OpenKM, a través de los servicios de consultoría y parametrización se puede instalar una versión personalizada del sistema de gestión documental. Esto es algo que se puede hacer en cualquier momento. Un cliente puede trabajar con el software durante un tiempo con una configuración básica, pero requerir apoyo para desarrollos complementarios o más avanzados. Entre la toma de requerimientos básicos encontramos:

• Lista de usuarios.
• Definición de roles.
• Definición de taxonomía: carpetas, registros, correos electrónicos, documentos ( series y subseries documentales ).
• Definición de la política de seguridad: privilegios de lectura, escritura, borrado, descarga, etc., a nivel granular, individual y por rol. 
• Definición de categorías.
• Definición de plantillas: documentos, carpetas, registros.
• Importación masiva inicial ( si la hay ).
• Identificación y definición de automatismos.
• Identificación y definición de workflows.
• Configuración extensa de archivo de correos electrónicos.
• Creación de informes.

A estas conclusiones se llegarán mediante reuniones con el cliente, a quien se le entregará un documento resumen del proyecto para su aprobación; que contendrá requisitos, cronograma y presupuesto. También se mantendrán reuniones de seguimiento con el cliente.

Soporte técnico

En OpenKM la contratación del servicio técnico es siempre elegible, si bien altamente recomendable. Aquellos clientes que opten por contratar el servicio podrán abrir un ticket por incidencia, que será catalogada en función de la severidad. Esto garantiza unos plazos de tratamiento y resolución previstos en el contrato. 

Entre los miembros del equipo técnico de OpenKM se encuentran los creadores del software, lo que garantiza un conocimiento profundo y exhaustivo sobre el sistema.

Además, como se ha destacado más arriba, la contratación del servicio técnico incluye acceso ilimitado a la documentación y contacto directo con los desarrolladores de la plataforma de gestión documental.