Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

Lista de verificación para seleccionar el mejor software de workflow

Escrito por Mario Zules el 2 agosto de 2019

No es ningún secreto que los procesos manuales basados en papel pueden ser tediosos e ineficientes en el mundo laboral. No solo se pierde un tiempo valioso con ellos, sino que también reducen la productividad de tu equipo. En consecuencia, los líderes y propietarios de negocios buscan constantemente formas de mejorar la gestión de tareas diarias, a través de herramientas de gestión de procesos empresariales bpm.

El software de gestión de procesos de negocio puede contribuir en gran medida a aumentar la eficiencia y la productividad de la empresa al tiempo que reduce los costes. Además, al consolidar varias procesos empresariales, el software business process puede ayudar a los gerentes a mejorar la gestión empresarial.

De hecho, muchos resultados de la investigación indican que la gestión del flujo de trabajo es un ingrediente clave en el éxito en los negocios. Pero con múltiples herramientas de gestión en el mercado, ¿cómo identificar la mejor solución para su organización?
En esta publicación, valoraremos 10 elementos a tener en cuenta antes de comprar el software de gestión de procesos de negocio. Vamos a profundizar en ello.

1. Diseño simple

Primero, el software debe tener una configuración sencilla. Si le parece complicado y confuso, es probable que sus recursos humanos tengan la misma opinión. Ocurrirá, por supuesto, excepto para su equipo técnico. El mejor software de gestión de tareas debe venir con una interfaz de usuario simple, con menús, herramientas, política de privacidad y patrones bien diseñados. La simplicidad es fundamental; el software de procesos empresariales que requiere un profundo conocimiento experto para aprender a usarlo, no sólo es costoso sino que también consume energía y tiempo. Deficiencias que las soluciones de process management bpm deben reducir en su gestión de tareas. Una excelente herramienta de gestión debería facilitar su trabajo y ayudarlo a reducir costes, tiempo y energía.

2. Características

A continuación, es necesario verificar las características del software de process management. Cada software viene con sus características propias. Cualquier software business process no es capaz de impulsar las operaciones de su equipo. Antes de incorporar cualquier software de gestión procesos de negocio, sepa lo que el software puede y no puede hacer de antemano.

Puede verificar si la herramienta de gestión está basada en la nube, para facilitar el acceso a los datos en cualquier momento y lugar, así como el respaldo seguro de datos. También puede verificar si el software tiene la función de indicadores de estado de SLA, para permitir a los gerentes y empleados vigilar el progreso de la tarea. ¿ Desea notificaciones por correo electrónico, como una característica para mantener el seguimiento del tiempo, la asignación de tareaa y las funciones de gestión de su equipo bajo control?. Los informes sobre el trabajo realizado y en curso son vitales para el crecimiento de un negocio. El process management en paralelo y el control de acceso basado en roles, también son excelentes características para un sistema fiable.

Con todo, la mejor herramienta de gestión de flujos de trabajo personalizables debe venir con características destinadas a mejorar su proceso de negocio.

3. Compatibilidad cruzada

Ahora que está satisfecho con las características, pasemos a estudiar la compatibilidad. La compatibilidad cruzada es crítica para las empresas que utilizan otras herramientas para mejorar sus operaciones comerciales. Éstas necesitan un sistema de business process que pueda integrarse fácilmente con otros servicios que la beneficien. Una solución de gestión que no pueda integrarse con otros servicios anula su propósito, que es ayudar a su empresa a mejorar la eficiencia y la productividad mientras reduce los costes. El mejor software de automatización de procesos se integra fácilmente con otras herramientas ya incorporadas en la organización.

4. Seguridad

A continuación, es necesario verificar el estado de seguridad del software. Los datos de su empresa son vitales no sólo para usted sino también para sus competidores. El software de automatización incorrecto podría ser el final de su negocio con la filtración de datos confidenciales a la competencia. Al estudiar el historial de la compañía de software y verificar sus mecanismos de almacenamiento de datos, sabrá si sus datos comerciales están seguros en sus mano.

Los servicios de almacenamiento basados en la nube son excelentes para garantizar la seguridad de su información. Resulta interesante que su software de automatización del flujo de trabajo tenga almacenamiento en la nube como característica. El almacenamiento basado en la nube no sólo brinda comodidad en lo que respecta a la recuperación de datos, sino también en la seguridad de los mismos.

5. Personalización

La personalización es una ventaja en cualquier software de automatización de flujos de trabajo. Considere soluciones que le den espacio para adaptarlas a las necesidades de su negocio. Ajustar, agregar y realizar cambios en el software debe ser accesible tanto para usted como para su equipo.

La mejor herramienta de automatización de flujos de trabajo no debería requerir conocimientos técnicos avanzados para personalizar; no necesita contratar expertos para capacitarlo a usted o a su personal sobre cómo realizar cambios en el software.

Una herramienta de automatización simple significa que no sólo su interfaz de usuario es fácil de usar, sino también sus capacidades de personalización.

6. Relevancia

Hay dos tipos de software de automatización de flujo de trabajo, el de uso general y el software de automatización del proceso ad-hoc.

El software de automatización de uso general, tal como su nombre indica, automatiza toda su compañía. El inconveniente es que puede que no aborde en profundidad áreas específicas de su negocio, que realmente necesitan alguna actualización.

Por otro lado, el software de automatización de flujo de trabajo ad-hoc, como un sistema de gestión de documentos, aborda los procesos internos definidos. A diferencia del primero, esta clase de software de automatización funciona donde se requiere. Por lo tanto, los resultados son fácilmente visibles.

Dependiendo de lo que su empresa necesite, elija una herramienta de automatización que esté orientada a resultados.

7. Mantenimiento

Mientras busca el mejor software de automatización, descubrirá que la mayoría de las herramientas están basadas en la nube. Esto significa que pueden no requerir mantenimiento de su parte.

Sin embargo, algunas herramientas de automatización pueden requerir soporte técnico. Por ejemplo, las soluciones de software de gestión de procesos, que son aplicaciones descargadas, pueden requerir que actualizaciones periódicas.

Ahora bien, si está llevando a cabo el mantenimiento del software de automatización de flujos de trabajo, es aconsejable tener una comprensión clara del marco de soporte. Algunas compañías de software le notificarán la implementación de las actualizaciones; mientras que otras solicitarán pagos antes de que pueda actualizar el software de automatización. Obviamente, las compañías de software que solicitan pagos por actualizaciones no son una buena opción.

8. Escalabilidad de software

El crecimiento y desarrollo es el objetivo de cualquier negocio rentable. Es por eso que elegir una herramienta de automatización con un diseño escalable es lo ideal.

Nadie quiere llegar a la situación en que su negocio haya superado el sistema de gestión de proyectos; y por consiguiente, deba comenzar a buscar, examinar, probar y personalizar una nueva herramienta de automatización del flujos de trabajo.

La mejor herramienta de automatización de flujos de trabajo es escalable, así que considere el potencial del software para expandirse en el futuro antes de comprarlo. Necesita una herramienta de automatización que se adapte a las necesidades de su negocio, incluido el crecimiento.

9. Atención al cliente

El servicio al cliente es la columna vertebral del sector empresarial. Al elegir el mejor software de automatización del flujo de trabajo, asegúrese de que el servicio al cliente de la compañía, sea de primera categoría.

Compruebe cómo funciona el departamento de soporte del proveedor. ¿Cuáles son sus horas de soporte? y ¿ En cuánto tiempo resuelven los problemas?.Tal información protege su negocio de la solución de automatización cuando se genera alguna incidencia y no sabe qué hacer - especialmente cuando su equipo técnico no está presente.

10. Costo

Recuerde verificar también el coste de integración y mantenimiento de una herramienta de automatización de flujos de trabajo. Si tiene liquidez, el precio podría no importar siempre que el software ofrezca productividad.
Sin embargo, si tiene un presupuesto definido, buscará algo que no sólo sea rentable sino también productivo. La mayoría del software de automatización de flujos de trabajo está basado en suscripción; significan pagos mensuales o anuales por los servicios prestados. Dependiendo de sus necesidades, considere un modelo de pago acorde con flujo de caja.

Conclusión

Dicho esto, cada negocio requiere una solución de automatización de flujo de trabajo eficiente y económica. Si la gestión de documentos es una molestia para su empresa, un sistema de gestión de documentos como OpenKM puede solucionar el problema; mejorando la administración de procesos comerciales mientras ayuda a impulsar la productividad.

Esperamos que la lista de verificación sea útil, y que le ayude a actualizar su proceso comercial con el mejor software de automatización de flujo de trabajo.