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Las mejores razones para usar un sistema de gestión documental

Escrito por Mario Zules en marzo 27, 2020

La era de la información ya está plenamente establecida y ha cambiado por completo la forma en que se desempeñan las industrias. Ahora existe la capacidad de rastrear la creación y edición de datos, cantidades enormes de estadísticas y pronósticos de rendimiento, y todo esto viene con una tasa de producción de documentos como nunca antes se había visto.

La disponibilidad de datos en las principales empresas en diferentes industrias es lo que define su éxito y su capacidad de cambiar rápidamente según las necesidades lo requieran. Esto crea la necesidad de administrar nuestros activos digitales de manera efectiva.

Hoy tenemos una amplia gama de sistemas de gestión de documentos para elegir, y es algo que debemos considerar, para estar estar a la vanguardia en el paradigma actual.

Para comenzar, es importante distinguir entre los sistemas de administración de documentos auto–alojados y alojados en la nube.

Un software auto–alojado es una gran inversión, especialmente para las pequeñas empresas. Viene con el beneficio de un costo general más bajo, usualmente simplificado en un único pago, que generalmente oscila entre uno y tres mil dólares, de acuerdo con la cantidad de usuarios para los que se habilitará el sistema. En general, es una gran inversión para las pequeñas empresas, y para esto se tendrá que confiar en los servidores propios de la empresa y en la cantidad de almacenamiento que estos pueden almacenar.

Con un sistema alojado en la nube, un proveedor externo alojará el software y otorgará acceso a él a través de cualquier dispositivo que tenga acceso a una conexión a Internet. Los beneficios de este sistema son enormes, particularmente para compañías más grandes, considerando que no necesitará un especialista para instalar y ejecutar el software; se tendría acceso posible desde cualquier lugar y en cualquier momento; se tendría automáticamente una copia de seguridad externa y la prevención y control de desastres a nivel documental.

En cualquier caso, hay varias otras razones para mejorar los negocios con un repositorio digital, así que aquí hay cuatro grandes razones para usar un software de administración de documentos.

¡Olvídate del papel!

 Actualmente hay únicamente ciertos casos –si es que los hay– en los que hacer que una empresa sea basada en documentos físicos, es decir en papel, sea más beneficioso que tener un modelo totalmente digital.

El cambio de documentos físicos a digitales en una empresa tiene un gran impacto en la reducción de costos, varios costos como impresión, trabajos de mantenimiento de impresoras, correo e incluso gastos de oficinas en expansión, son algunos de los costos que se reducen considerablemente al dejar de usar papel y pasar a usar un sistema de gestión virtual para el manejo de archivos digitales.

Incluso hay un gran precedente hecho por Estonia, que se ha basado consistentemente en activos digitales y sistemas de gestión documental entre ciudadanos y oficinas administrativas gubernamentales para aumentar su productividad. Hoy en día, tienen más de 600 servicios del gobierno a nivel electrónico, disponibles para toda la población del país. Todo, desde las declaraciones de impuestos, hasta las votaciones, se ha digitalizado y producido de tal manera que tiene mejoras notables en la eficiencia, al tiempo que aumentan la seguridad de su información.

Finalmente, también existe el escenario de desastre ocasional: incendios, inundaciones, fugas y eliminación esporádica de documentos por error humano. La fiabilidad que proporciona un sistema de gestión de documentos digitales en la nube incluye la preparación para la recuperación ante estos desastres.

¡Explota tus recursos!

 Según un documento técnico de 2012 del International Data Corporation, encontraron que los trabajadores y los profesionales informáticos que manejan documentos para una empresa, pasan un promedio de 2.5 horas por día buscando archivos.

La pérdida de productividad causada por esto sólo se ve exacerbada por la falta de motivación de los empleados, cuyas actividades diarias se convierten en tareas repetitivas y aburridas. Su investigación también indicó que las compañías de alrededor de 1,000 empleados pueden desperdiciar hasta $ 5 millones de dólares por año debido al tiempo que pasan duplicando información que ya existe dentro de la empresa.

Los procesos ineficientes de búsqueda, rotación o aprobación documental, evitan que los empleados usen todo su potencial. Varios estudios psicoanalíticos han demostrado que las personas prefieren realizar trabajos complejos y significativos a realizar tareas tediosas, incluso a expensas de tener más dificultades o incremento en el consumo de tiempo.

También existe el punto respecto al espacio físico y su influencia psicológica en la moral de los empleados.

Si tu empresa produce incluso una pequeña cantidad de documentos, digamos alrededor de 50 documentos importantes por día, considerando que se necesite almacenarlos durante un período de aproximadamente 10 años, y sólo teniendo en cuenta los días laborales, la suma total llega a los 130,000 documentos almacenados. La cantidad de espacio físico y la sobrecarga visual que ocupan los archivadores y su gran cantidad de documentos pueden reducirse inmediatamente a cero, mediante el uso de un sistema simple de gestión de documentos en la nube, con todos sus beneficios colaterales

¡Mantén tu información importante de manera segura!

 Otro punto importante en las industrias actuales es la seguridad informática. Cada cierto tiempo escuchamos sobre la perdida de datos en todo tipo de empresas. La compañía Varonis Data Lab realizó un informe de riesgo de datos global basado en 785 informes aleatorios de diferentes compañías. El informe de riesgo de datos encontró que, en promedio, cada empleado tenía acceso a más de 17 millones de archivos y declararon que el 53% de las empresas encontraron más de 1000 documentos confidenciales expuestos a violaciones de seguridad, sin la estructura adecuada de permisos de datos y la gestión de seguridad necesaria.

Estos datos proporcionaron hallazgos clave con respecto a información que ya no era necesaria para las operaciones diarias y que debía haberse eliminado mucho antes, información confidencial sobre usuarios y cuentas fantasmas que al igual, deberían haberse eliminado antes del análisis.

Algunos de los principales sistemas de gestión de documentos utilizan Spring Framework. Esta es, en un sentido amplio, la capa más importante de seguridad de documentos, Spring Security, que centraliza la administración del acceso permitido a los usuarios en función de sus credenciales. En otras palabras, permite otorgar o revocar el acceso a documentos específicos en cualquier momento, incluso durante ciertas horas si es necesario, o si se desea llevar un paso más lejos, también se pueden automatizar esos permisos.

Este sistema de seguridad de documentos puede determinarse mediante firmas electrónicas o restringiendo el acceso a ciertos usuarios para su descarga, después de que el personal, generalmente ayudado por el proveedor de DMS, haya seleccionado y marcado correctamente los archivos confidenciales.

Estas medidas de seguridad facilitan la realización de copias de seguridad de datos y la planificación para emergencias, especialmente si se está utilizando un sistema alojado en la nube, teniendo en cuenta que las copias de seguridad de archivos digitales pueden proporcionar un repositorio de almacenamiento alternativo en la nube o un servidor externo, independientemente del estado de aquellos documentos impresos, que pueden ser fácilmente destruidos por calamidades.

¡Haz tu propia aplicación!

 Uno de los procesos más interesantes que puede hacer una empresa es desarrollar su propia aplicación con la ayuda de un proveedor de software de gestión documental.

Para comenzar, es una inversión que crea inmediatamente un activo y disminuye los riesgos, lo cual en consecuencia, aumenta el valor neto de la empresa.

Al crear una aplicación de administración de documentos adaptada a las necesidades de una empresa propia, se puede crear una forma más rápida y adaptable de abordar aquellos propósitos específicos, enfocarse en su lógica interna empresarial, y tener la apariencia que el negocio desea transmitir, al mismo tiempo que sirve de ayuda para impulsar la identidad de marca.

El soporte técnico de los mejores proveedores de Sistemas de Manejo Documental, puede ayudar a manejar el contenido, simplificar los flujos de trabajo y aumentar la productividad a través del desarrollo de aplicaciones.

Conclusión

Puedes tomar mejores decisiones y aumentar tu productividad reuniendo algunos de tus activos en un sistema integrado.

Si bien la construcción de un negocio tiene un gran riesgo, y su éxito puede verse afectado rápidamente por las condiciones externas, que son siempre cambiantes, los buenos modelos de negocios dependen de su propia capacidad para cambiar frente a estas condiciones. El riesgo no se puede evitar y es –de hecho– algo que las empresas esperan con ansias, ya que les brinda a la oportunidad de llegar más lejos, pero una empresa bien administrada sabe que el riesgo puede verse mitigado por el orden, el análisis y el pronóstico.

La implementación de un software integrado de gestión de documentos local o en la nube, permite implementar cambios de manera más rápida e intervenir procesos para aumentar la probabilidad de éxito.