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La oficina sin papeles

Escrito por Paco Ávila el 25 de Septiembre de 2014

Se ha hablado mucho de la oficina sin papeles y de cómo puede solucionar gran parte del conflicto creado a la hora de gestionar la documentación en una empresa. Entre otras cosas, nos ayuda a organizar mejor nuestro archivo debido principalmente a que ahorramos tanto en espacio como en personal.

Sin embargo, aún no ha sido implantada en su totalidad por diferentes razones que explicamos a continuación:

• La inversión en tecnología puede ser costosa. Si no se lleva un control exhaustivo de las herramientas utilizadas para la digitalización de documentos (como escáneres, software, etc.) puede resultar excesivamente caro para la empresa.
• Dependencia del formato físico. Una oficina sin papeles ofrece la desventaja de tener que usar formatos electrónicos en todo momento para acceder a la información.
• Copias de seguridad estables y fiables.
• Alta capacidad y accesibilidad. Para que una oficina sin papeles sea efectiva debe existir una gran capacidad de almacenaje, además de poseer una interfaz intuitiva que nos permita acceder sin problemas a nuestro sistema de gestión documental.

Hacia el modelo híbrido: gestor documental y archivo físico.

Para que el traspaso a la oficina sin papeles sea efectiva y no existan los inconvenientes que anteriormente hemos mencionado, es aconsejable un período de adaptación mediante un modelo híbrido en el que tanto nuestro software de gestión documental y el archivo físico trabajen juntos.

Las ventajas que nos proporcionarán a la larga y que hará más efectivo el proceso son múltiples:

• Aumento de la productividad en trabajadores.
• Simplicidad.
• Accesibilidad.
• Reducción de pérdida de documentos.
• Ahorro de tiempo y costes

Como se puede observar, la oficina sin papeles ofrece una serie de ventajas en cuanto a acceso a la información almacenada que la oficina convencional no puede.

OpenKM, permite gestionar nuestra documentación de manera segura y sencilla. Además, mediante su módulo de factura electrónica, extrae las facturas en formato “xml” para a continuación almacenarlas en el sistema, también permite otras funciones como validar la factura mediante firma digital, descargarla en formato PDF o enviar notificaciones a nuestros usuarios.