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La importancia de la Seguridad en la Gestión Documental: Consejos Prácticos

Escrito por Ana Canteli en noviembre 04, 2024

La gestión documental ha evolucionado significativamente en los últimos años gracias a los avances en tecnología y la digitalización de documentos, lo que ha impulsado a muchas empresas a mejorar sus prácticas de seguridad en la gestión de la información. La importancia de proteger los datos es crucial, especialmente en entornos corporativos donde la información confidencial es uno de los activos más valiosos.

El objetivo de un buen sistema de gestión documental es no solo organizar, sino garantizar la seguridad de la información en cada fase de su ciclo de vida, desde la creación y almacenamiento hasta el acceso y disposición final. Herramientas como OpenKM se han posicionado como soluciones de gestión documental eficientes, que ofrecen seguridad integral, protección contra accesos no autorizados y cumplimiento de regulaciones legales. A continuación, abordamos algunos aspectos clave sobre la importancia de la seguridad en la gestión documental, así como algunos consejos prácticos para implementar políticas seguras y mejorar la seguridad de los documentos en cualquier empresa.

La importancia de la seguridad en la gestión documental

La seguridad documental es esencial para proteger la información confidencial y los datos sensibles de una empresa frente a las amenazas internas y externas. La pérdida de documentos o el robo de información puede tener consecuencias catastróficas, desde pérdidas financieras que ascienden a millones de dólares hasta daños irreparables en la reputación corporativa. Una violación de datos o “data breach” puede afectar la confianza de los clientes y ocasionar multas significativas en sectores regulados.

Proteger los documentos almacenados en la nube, así como los archivos digitales, se ha convertido en una prioridad para las organizaciones que buscan evitar el riesgo asociado a los ataques cibernéticos y los errores humanos. Para mitigar estos riesgos, contar con un sistema de gestión documental como OpenKM, que garantiza la protección de la información mediante medidas de seguridad robustas, es una inversión clave.

Consejos para mejorar la seguridad en la gestión documental

Implementar una gestión integral de la seguridad documental requiere de una combinación de buenas prácticas, herramientas avanzadas y una mejora continua en las políticas de seguridad. A continuación, te ofrecemos algunos consejos prácticos para garantizar la protección de los documentos y reducir el riesgo de seguridad:

a) Implementar controles de acceso

Uno de los pasos fundamentales es establecer controles de acceso rigurosos para limitar quién puede acceder, modificar o eliminar información. Los sistemas de gestión de identidades permiten asignar roles y permisos específicos, lo cual asegura que solo el personal autorizado pueda acceder a documentos confidenciales. Esto es especialmente importante para prevenir accesos no autorizados y proteger los datos personales y la información confidencial.

b) Digitalización y cifrado de datos

La digitalización de documentos físicos y su posterior cifrado de datos garantiza que la información sea inaccesible para cualquier persona no autorizada. Este proceso es clave para mantener la seguridad de la información cuando los documentos se almacenan en un sistema digital. El cifrado ayuda a proteger la información confidencial en caso de robo de información o de un ciberataque.

c) Copias de seguridad regulares

Realizar copias de seguridad periódicas es una medida esencial para prevenir la pérdida de datos en caso de accidentes o ataques. Estas copias permiten restaurar documentos importantes sin que se comprometa la continuidad del negocio. OpenKM facilita la creación de copias de seguridad automáticas, una práctica de seguridad que es indispensable para cualquier empresa.

d) Políticas de seguridad claras y personal capacitado

Las políticas de seguridad claras son un componente fundamental para garantizar que todos los empleados comprendan la importancia de proteger la información. La capacitación continua sobre prácticas de seguridad y la gestión de documentos ayuda a reducir errores humanos y a crear una cultura organizacional que protege la información confidencial. Además, establecer políticas claras para el manejo de documentos digitales y físicos ayuda a reducir el riesgo de mal manejo o pérdida de datos.

e) Almacenamiento seguro de documentos en la nube

Al optar por el almacenamiento de documentos en la nube, es fundamental seleccionar un sistema que garantice la seguridad y que ofrezca opciones como el cifrado y el acceso controlado. OpenKM, por ejemplo, proporciona un sistema de gestión documental que facilita el almacenamiento seguro y permite la custodia de archivos en un entorno en la nube altamente protegido.

f) Gestión de versiones y automatización de procesos

Implementar el control de versiones es esencial para evitar la pérdida de información cuando se realizan modificaciones en documentos importantes. Además, la automatización de procesos de archivo y recuperación permite mejorar la gestión documental y evitar la manipulación innecesaria, lo cual también protege la información de posibles errores y accesos no autorizados.

Soluciones de gestión documental y cumplimiento legal

El cumplimiento de las regulaciones legales es un aspecto crítico en la gestión documental, especialmente para aquellas empresas que manejan información sensible y documentos confidenciales. Las soluciones de gestión documental como OpenKM no solo garantizan la seguridad de los documentos, sino que también aseguran el cumplimiento de normativas como el RGPD en Europa o la ISO 15489, que establece los principios para una gestión integral y segura de los documentos.

Riesgos asociados a una mala gestión documental

Las pérdidas de información, ya sea por falta de copias de seguridad o por un sistema actual de seguridad insuficiente, son riesgos de seguridad que pueden llevar a sanciones legales y a pérdidas financieras. Un sistema de gestión de la seguridad documental como OpenKM protege los datos mediante un enfoque de seguridad preventiva, minimizando el impacto de amenazas internas y data breaches.

Además, la falta de una solución de gestión adecuada puede exponer a las empresas a riesgos como el acceso no autorizado y el riesgo asociado a los documentos en papel o archivos físicos. Los archivos digitales ofrecen una alternativa más segura, siempre que se implemente una política de seguridad adecuada para proteger tus documentos.

La mejora continua en la seguridad documental

La mejora continua en la gestión de la seguridad documental es esencial para adaptarse a los cambios tecnológicos y a las nuevas amenazas de seguridad. A través de la implementación de mejores prácticas y un mantenimiento informático regular, las empresas pueden fortalecer su sistema de gestión documental y asegurarse de que la información esté siempre protegida.

Conclusión

La importancia de la seguridad en la gestión documental no se limita solo a proteger los documentos y archivos digitales; es una inversión que garantiza la continuidad del negocio y protege los activos más valiosos de una empresa: su información. Con un software de gestión documental como OpenKM, las organizaciones pueden implementar medidas de seguridad de los documentos efectivas, incluyendo controles de acceso, copias de seguridad y almacenamiento seguro en la nube. Adoptar una política de protección de la información robusta no solo mejora la gestión documental en tu empresa, sino que también asegura el cumplimiento legal y minimiza el impacto de amenazas internas y externas.

Si tu empresa maneja datos sensibles y quiere garantizar la protección de sus documentos, considera implementar un sistema de gestión documental seguro como OpenKM, que ofrece una solución integral para la protección de los documentos y la seguridad de la información.