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La importancia de la gestión documental para las empresas

Escrito por Nancy Howards el 4 febrero 2022

Los sistemas de gestión de documentos existen desde hace casi medio siglo y, sin embargo, muchas empresas aún no son conscientes de sus muchos beneficios. El software de gestión documental permite a las empresas pasar de la documentación en papel al almacenamiento y la gestión de documentos digitales de forma segura.

Pero la lista de beneficios de la gestión de documentos electrónicos no termina ahí. Siga leyendo para obtener más información sobre la importancia de las soluciones de gestión documental y cómo puede comenzar a utilizar dichos sistemas para mejorar la continuidad de su negocio.

#1 Cumplimiento Legal Obligatorio

Sin duda, el beneficio más pasado por alto de un sistema de gestión de documentos electrónicos es el cumplimiento legal obligatorio que le permite lograr casi sin esfuerzo. Toda la información comercial importante puede almacenarse y administrarse en un sistema de administración de documentos mientras se cumple con todas las leyes y regulaciones pertinentes.

Además de eso, puede limitar el acceso a los documentos que almacena de esa manera, lo que le permite reducir el riesgo de violaciones de la privacidad de los datos y la gestión inadecuada de los datos. Es mucho más fácil configurar el sistema para que funcione de cierta manera y luego organizar todos los documentos dentro de él, en lugar de hacerlo para cada documento nuevo por separado.

#2 Mejor Organización

Como se mencionó anteriormente, organizar documentos es mucho más fácil con los software de gestión documental. Los archivos digitales pueden acumularse rápidamente y puede volverse tedioso organizarlos y categorizarlos correctamente, al igual que los documentos en papel. Pero el programa de gestión documental resuelve este problema.

El almacenamiento de registros se puede optimizar de la manera que sea más adecuada para su situación particular. Ya sea que tenga una empresa grande o una pequeña empresa emergente, el sistema se puede configurar de manera que funcione bien para usted, al mismo tiempo que hace que toda la información sea fácilmente accesible para su equipo.

#3 Uso más inteligente del espacio

Además de una mejor organización, el almacenamiento en la nube generalmente significa que utilizará su espacio de almacenamiento de manera más inteligente. El centro de conocimiento que cree con su sistema de gestión de documentos le permitirá tener un espacio casi infinito para almacenar sus datos.

Incluso si ya ha tenido algo de experiencia con herramientas gratuitas como Dropbox o Google Drive, se sorprenderá de cuánto espacio puede obtener para el almacenamiento de archivos con algunos sistemas de administración documental.

#4 Más tiempo ahorrado

Con la ayuda de las nuevas instalaciones de almacenamiento digital que ahora tendrá en su poder, podrá ahorrar cantidades impresionantes de tiempo. No sólo su flujo de trabajo será más ágil, sino que también ahorrará mucho tiempo con la automatización.

Tim Brooks, un experto del sitio de servicios de redacción best essays, explica: “Creo que la automatización no se menciona lo suficiente en las discusiones sobre la gestión documental. La automatización del flujo de trabajo es esencial para obtener mejores resultados comerciales y las soluciones de gestión documental contribuyen mucho a ello”.

#5 Gestión optimizada

Como se mencionó anteriormente, los sistemas de gestión de documentos electrónicos brindan un nuevo nivel de oportunidades de optimización de la gestión. Desafortunadamente, muchas empresas aún usan una variedad de sistemas heredados que les impiden lograr mejores resultados a través de la optimización.

En consecuencia, el uso de un sistema de gestión de documentos puede ser una gran solución para muchos problemas relacionados de este tipo. La gestión avanzada de documentos ofrece muchas opciones de personalización que optimizan aún más el flujo de trabajo y le permiten estar al día con los últimos avances tecnológicos.

#6 Productividad mejorada

El aumento de la productividad es un efecto acumulativo pero indirecto de una buena gestión documental. Con un escaneo de documentos más rápido, una categorización e indexación de documentos más sencilla y un análisis de datos más preciso, entre otras cosas, es obvio que la productividad aumentará una vez que comience a usar una solución de administración de documentos.

Es crucial enseñar a sus empleados cómo usar un sistema para la gestión de documentos electrónicos y luego capacitar a cada nuevo empleado que ingresa a su empresa. De esta manera, todos estarán en sintonía y también serán más productivos a través del trabajo en equipo.

#7 Seguridad Avanzada

Debido a que los sistemas de gestión documental le permiten configurar el nivel de acceso que desea otorgar a cada usuario, puede mantener fácilmente el nivel de seguridad lo suficientemente alto como para evitar filtraciones o infracciones. Por otro lado, las soluciones de gestión de documentos también pueden brindarle seguridad avanzada para cada documento electrónico que posea.

Por encima de todo, todas las copias de seguridad de datos planificadas se pueden automatizar mientras que la copia de seguridad y la recuperación ante desastres se simplifican. Del mismo modo, puede garantizar la destrucción segura de los datos y archivos residuales.

# 8 Servicio al cliente matizado

Curiosamente, un software de gestión documental también puede ayudarlo a crear su propia gestión de correo digital de una manera que le permitirá brindar un servicio al cliente más matizado. Todos los datos del cliente se pueden almacenar y administrar mejor, lo que le permite brindar las mejores experiencias a sus clientes.

Por ejemplo, si en algún momento un cliente tuyo puede necesitar ayuda con la redacción de una tesis, podría suponer que necesitará servicios de redacción en el futuro. Sus pedidos anteriores pueden almacenarse en su sistema y luego recuperarse para brindar una experiencia de compra personalizada durante sus futuras interacciones con su negocio.

#9 Integración Perfecta

Si bien puede no parecer un aspecto particularmente importante, sigue siendo un beneficio que ofrecen muchos sistemas de administración de documentos. Dichos programas pueden integrarse perfectamente con el software y las herramientas que ya está utilizando, lo que conduce a niveles mínimos de interrupción en sus procesos de trabajo (si es que se produce alguna interrupción).

Desde el CRM que está utilizando actualmente hasta las nuevas herramientas digitales que está probando ahora, muchos sistemas de administración de documentos pueden trabajar con las aplicaciones y programas de una manera que maximiza su rendimiento.

#10 Mayor colaboración

Por último, pero no menos importante, los sistemas de gestión documental lo ayudan a mejorar los niveles de colaboración entre sus equipos y dentro de sus equipos. La colaboración y el trabajo en equipo son la base de todo negocio exitoso, por lo que este aspecto de la gestión de documentos es vital.

Se puede acceder a los documentos y compartirlos más fácilmente, mientras que el almacenamiento de versiones anteriores permite a los equipos volver atrás si cometen errores significativos, sin perder mucho tiempo o esfuerzo. Es realmente una solución milagrosa para muchos problemas.

Conclusión

En general, existen muchas soluciones de administración diferentes para sus documentos, así que intente explorar diferentes opciones antes de decidir cuál es la mejor para sus necesidades. Agilice su proceso de gestión de documentos y otras operaciones comerciales con la ayuda de un sistema de gestión de documentos adecuado y comience a ver resultados a largo plazo.

Autora: Nancy P. Howard ha estado trabajando como experta en escritura en outsourcing photoretouchingservices.net. También es escritora profesional en temas como blogs, IT y recursos humanos. Le encanta viajar, la fotografía y siempre está dispuesta a conocer gente nueva.