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La guía definitiva para crear un plan de gestión de documentos

Escrito por Ana Mayer el 20 de enero 2021

Con la pandemia de 2020, que golpea a las empresas con especial dureza, la mayoría de las organizaciones se esfuerzan por pronosticar lo que les depara el futuro.

La creación de un plan de gestión de documentación sólido es una forma segura de que su empresa se pueda preparar para el futuro después de 2020. Un plan de gestión de documentos también garantizará que su negocio;

• Protege adecuadamente la información crítica de la empresa.
• Cumple con las diversas leyes operativas en su región o a nivel internacional.
• Está trabajando con un costo operativo presupuestado.
• Ha trabajado para reducir los riesgos de litigios.
• Está trabajando de manera eficiente y haciendo un uso adecuado de todos los recursos asignados.
• Ha mejorado el acceso a la información.

Este artículo es una guía para crear un plan de documentación sólido para su empresa, pero primero, ¿qué es la gestión de documentos?

¿Qué es la gestión documental?

La gestión de la documentación es la forma en que una organización maneja los documentos para que su información se cree, distribuya, organice y archive de manera eficiente.

Un plan de gestión documental debe cubrir los métodos y formas que utilizará su empresa para proteger su información de forma segura y eficiente.

Un negocio / empresa en una industria controlada / regulada que debe asegurarse de tener una forma fiable y centralizada los documentos a los que se accede a varios niveles. Esto asegura que las personas adecuadas tengan acceso rápidamente a determinados archivos.

La guía definitiva para la gestión documental

Cree un equipo de proyecto sólido

El primer paso para crear un plan de gestión de la documentación es conseguir que un equipo sólido se incorpore a su objetivo. Este equipo debe estar compuesto por personas con experiencia y conocimiento sobre su organización.

Los jugadores clave dentro de este equipo pueden provenir de su organización o ser un organismo externo que ingrese para ayudar a su entidad a establecer precedencia. Si son externos, asegúrese de tener personas de diferentes departamentos dentro de su empresa, incorporados al equipo.

Esto se debe a que miembros seleccionados de los diferentes departamentos de su empresa les darán una imagen más clara del sistema de archivos; también servirán como negociadores entre el equipo del proyecto y sus diversos grupos.

Definir claramente los procedimientos del sistema

Lo simple suele ser siempre lo mejor. Asegúrese de que, haga lo que haga, la estrategia de gestión de documentos que cree sea fácil de entender para los empleados de todos los niveles. Elimine pasos innecesarios en tu sistema.

Identificar cada documento

El proceso de identificación del tipo de documentos que tratará el equipo del proyecto es esencial para un sistema de control documental exitoso. Este paso también analizará cómo la organización usa estos diversos tipos de documentos.

Puede llevar tiempo completar este paso porque el equipo del proyecto tiene que realizar un inventario de los diversos documentales en cada departamento de la organización. Esto incluye tanto documentos electrónicos como documentos en papel.

Al final de esta etapa, el equipo del proyecto debería haber identificado con éxito qué documentos son:

• Manuscritos.
• Información al consumidor.
• Materiales de referencia.
• Documentos duplicados.
• Documentos personales.
• Formularios, etc.

Desarrolle su estrategia de gestión documental

Una sólida estrategia de gestión de documentos hace que el plan de gestión documental sea un éxito. Asegúrese de que su estrategia de gestión de documentos describa:

• Cómo se recopilarán, prepararán, examinarán, almacenarán, recuperarán e incluso eliminarán los documentos del sistema de gestión documental de su empresa.
• Los criterios para completar cada paso.
• Si la empresa utilizará el sistema, establezca si departamentos específicos entre departamentos, requerirán un sistema de archivos diferente.
• El proceso para destruir / archivar documentos cuando no son necesarios.

Organice y reestructure sus archivos y documentos actuales

Este paso es particularmente útil para corregir cualquier error que pueda haber pasado desapercibido en términos organizativos o de estructura de los archivos actuales de su empresa.

Algunas de las tareas que su equipo de proyecto debe realizar aquí son:

• Asegurar que sus documentos nuevos y antiguos sean similares en su archivo y administración.
• Asegurar que los nombres de los archivos tengan un formato similar en todos los departamentos.
• Verificar que la creación de documentos siga el mismo proceso en todos los departamentos.
• Eliminar documentos redundantes para aumentar el espacio de almacenamiento disponible y optimizar los recursos de la empresa.

Deseche los documentos innecesarios

Elimine el desorden. Identifique aquellos archivos que sean innecesarios y entréguelos a los departamentos necesarios para su eliminación o hágalo dentro del equipo del proyecto.

Cualquiera que sea la elección que elija el equipo del proyecto, destruya los documentos de forma adecuada para asegurarse de que no se convierten en una responsabilidad para la empresa.

Sin embargo, no es necesario que destruya todos los documentos necesarios; algunos pueden guardarse en archivos y usarse para crear un registro histórico (un software de gestión documental puede ayudar en este aspecto). La empresa también puede desarrollar sus procesos para el manejo de documentos fechados e innecesarios.

Pruebe su nuevo sistema de control de documentos

Los test son una parte esencial de cualquier proyecto, por lo que debe probar su nuevo sistema de gestión documental.

No sea reacio a realizar una prueba en este sistema recién creado, porque si bien puede tener miedo al fracaso, si su plan falla, le ayudará a identificar qué hacer para mejorarlo.

El objetivo de todo el plan de gestión de documentos electrónicos es tener una solución que funcione al final y, sin una prueba, no puede implementar con seguridad su nueva solución en el entorno de trabajo.

Capacite a sus empleados sobre el uso del nuevo sistema de control de documentos

Por lo tanto, ¿probó su nuevo sistema de gestión documental y funciona correctamente? Es hora de capacitar a sus empleados sobre cómo utilizar el nuevo sistema de gestión de forma eficaz.

Puede convocar una reunión de toda la empresa y poner al día a todo su personal sobre la implementación y el uso del sistema de gestión de documentos. Esto hará que la empresa funcione mejor.

Programe sesiones periódicas de mantenimiento y actualización

No hay forma más rápida de que algo bueno se eche a perder que dejarlo sin el mantenimiento adecuado. Es por eso que la creación del sistema de gestión de documentos es sólo el primer paso en su estrategia de gestión de documental.

Asegúrese de tener un mantenimiento periódico programado para su sistema. Esto ayudará a que su sistema evolucione a medida que su empresa crezca.

Además, llevar a cabo sesiones de actualización garantizará que todos los miembros del personal sepan cómo utilizar el sistema que ha creado.

Conclusión

Aunque crear un sistema de gestión de documentos no es de ninguna manera lo más fácil de hacer, con la planificación conveniente y el equipo adecuado, se puede lograr con éxito. Además, si la documentación no es algo en lo que su equipo sea bueno, hay muchos sitios web de redacció de documentos, como Online Writers 'Ratings, que le brindan acceso a organizaciones que podrían ayudar con esto. Siga esta guía paso a paso para que el sistema de gestión de documentos de su empresa se ejecute en poco tiempo.

Bio: Este artículo fue escrito por Ana Mayer, gerente de proyectos con más de 3 años de experiencia. Si bien los proyectos pueden prescindir de su participación (lo que ocurre casi nunca), a ella le gusta leer y crear materiales académicos expertos para el sitio web de reseñas de Best Writers Online. Tal trabajo le da la oportunidad de escribir artículos sobre los temas más relevantes de la actualidad.