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Integración entre software de gestión documental y Teams

Escrito por Ana Canteli en junio 03, 2022

Para garantizar la colaboración con clientes, entre usuarios, empleados y equipos en una realidad globalizada y cada vez más virtualizada, contamos con multitud de aplicaciones. Puede que en origen éstas sólo fuesen concebidas como un canal de comunicación más, pero ya sea debido a su popularidad o a fuerza de necesidad, cada vez más las personas las incorporan a su vida profesional. Una de estas herramientas colaborativas es Teams.

La tendencia a trabajar desde casa, no ha hecho más que aumentar su relevancia y presencia en el ámbito laboral, haciendo de MS Teams la aplicación elegida por multitud de organizaciones para mejorar la colaboración en la empresa, tanto a nivel interno, como en sus relaciones con agentes externos, incluidas las administraciones públicas.

Con Teams, los usuarios pueden mejorar la colaboración posibilitando el seguimiento de chats, mails, calendarios, proyectos, etc. Sin embargo, cuenta con algunas limitaciones estructurales que se pueden solventar gracias a la integración de microsoft teams con soluciones de gestión documental. La más obvia suele ser SharePoint, la plataforma de administración documental ofertada por Microsoft. Con SharePoint online, los usuarios de Teams pueden gestionar los tipos documentales más habituales como Word, Excel o Power Point. Es posible crear carpetas para guardar documentos en el resto de aplicaciones del ecosistema Microsoft, que en último término estarían almacenados en SharePoint online.

Pero el flujo de trabajo entre MS Teams y SharePoint se interrumpe debido al hecho de que no existe relación entre la política de seguridad de Microsoft SharePoint y las aplicaciones utilizadas por los usuarios. Para solventarlo es necesario integrar los permisos requeridos para realizar tareas de gestión documental.

La mayor parte de la información que se comparte y almacena en Teams son documentos. La aplicación está subdividida en multitud de canales. Cada canal de comunicación crea una carpeta conectada a la librería documental en Microsoft SharePoint. Es ahí donde el botón FilesTab de Teams te lleva. La ausencia de una experiencia de navegación integrada dificulta la visualización de un repositorio documental integrado y la comprensión del conjunto de documentos con el que un grupo de usuarios tiene que trabajar; dando lugar a errores como duplicación de documentos o pérdida de información relevante. De hecho, para algunos especialistas en gestión documental, el principal defecto de Microsoft Teams es la pobre experiencia que ofrece a la hora de buscar información y encontrarla rápidamente.

Otro de los inconvenientes de utilizar MS Teams junto con Microsoft SharePoint es que la política de archivo y retención está diseminada por todas las aplicaciones Office 365 de Microsoft. Esto hace que para solventar las limitaciones del plan de archivo, una organización requiera la integración con otra aplicación para solucionar este problema.  Pero el mayor desafío al que se enfrenta un usuario final es saber cómo actuar en un entorno de trabajo cada vez más sofisticado: ¿Cuándo crear un nuevo equipo? ¿Cuándo es suficiente un canal de comunicación Teams? ¿Debe ser público o privado? ¿Qué tipo de documentos se pueden almacenar en Teams? ¿Qué ocurre con el archivo de información y la información sensible?

Para resolver todos estos inconvenientes el software de gestión documental OpenKM se ha integrado con Microsoft Teams.

El sistema de gestión documental permite la edición en línea de cualquier tipo de archivo, no sólo los pertenecientes al paquete office de Microsoft. Gracias al sistema Live Edit de OpenKM la extensión del archivo no es una limitación. El sistema de control de versiones de OpenKM previene la duplicación y extravío de documentos. Y el servicio de suscripción asegura el perfecto funcionamiento de los canales de comunicación definidos en OpenKM.

Por otro lado, si se quiere utilizar la edición simultánea, el Online Editor de OpenKM posibilita la edición en línea de archivos, incluso durante las reuniones organizadas en Teams.

La política de seguridad de OpenKM se aplica sobre todo el repositorio documental de la organización. Muchas empresas eligen OpenKM para centralizar todos sus contenidos en una plataforma; así la organización es realmente capaz de saber en todo momento qué información tiene, dónde está, quién puede acceder a ella y en qué términos lo hace; entre otras ventajas. El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece de serie, integración con Active Directory o LDAP, por lo que si la empresa ya tiene la política de acceso definida en esas aplicaciones no tiene por qué duplicarla en el gestor documental.

Otra de las ventajas de OpenKM es la posibilidad de crear tareas automáticas a medida. Por ejemplo, si un grupo de usuarios inicia una reunión en Teams, en OpenKM podemos definir de antemano la ruta en la que se alojará toda la documentación creada por el equipo de trabajo. La definición de la seguridad a nivel granular de OpenKM permite especificar al máximo, la experiencia de gestión documental del usuario. Podemos permitir el acceso a usuarios internos o a usuarios externos, en modo sólo lectura, con derecho de edición ( sobre carpetas, subcarpetas o sólo determinados archivos ), privilegio de actualización de la seguridad del nodo - carpeta, registro, correo electrónico, documento - borrado, etc.

Uno de los beneficios más destacables de OpenKM es la eficaz capacidad de búsqueda que ofrece a los usuarios. El potente motor de búsqueda de OpenKM permite a los usuarios encontrar cualquier información en base a multitud de factores: extracción de texto, palabras clave, categorías, metadatos, etc. El buscador del gestor documental permite acceder a toda la información vinculada al contenido: notas, metadatos, historial, auditoría, relaciones con otros contenidos, incluso podríamos ver si el archivo forma parte de un workflow. OpenKM incluye un motor workflow capaz de gestionar los flujos de trabajo más complejos y que pueden formar parte de cualquier proyecto gestionado en Teams.  También podemos facilitar las tareas de búsqueda creando “búsquedas almacenadas” para las consultas más habituales a nivel general, o incluso un listado a nivel personal. Otras funcionalidades de OpenKM como los informes o los agentes de búsqueda, proporcionan información de interés a los usuarios cuando algún evento documental se produce.

Destacar también el plan de archivo que la empresa puede implementar con OpenKM. El sistema de gestión documental incluye un módulo de archivo que permite a la organización definir la política de archivo, expurgo o disposición final que mejor convenga de acuerdo a las normas o leyes aplicables. El plan de archivo es de gran ayuda para facilitar el cumplimiento y la gobernanza de la información a lo largo de toda la empresa.

Para informar adecuadamente a los usuarios sobre las guías de actuación y el plan de gestión documental de la empresa, OpenKM ofrece OpenKM Academy, la plataforma de formación online, que facilita a los usuarios la utilización del software de gestión documental en su día a día. Hay que tener en cuenta que para los usuarios es farragoso abrir aplicación tras aplicación, para encontrar la información que necesitan. De esta forma ofreciéndoles OpenKM como plataforma de trabajo global, les estaremos ofreciendo la seguridad y fiabilidad que necesitan para llevar a cabo su cometido.