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Integración del b2b en la gestión documental

Escrito por Ana Canteli en mayo 17, 2019

Las empresas se ven inmersas en el entorno b2b de forma orgánica. Al principio mantienen relaciones comerciales con unos pocos fabricantes o un número determinado de distribuidores; lo mismo ocurre con los clientes. En estas condiciones, resulta fácil o sostenible hacer frente a las necesidades del negocio al mismo tiempo que las de los clientes. Pero a medida que la organización madura y se desarrolla, aparecen elementos más sofisticados que hacen el business intelligence más complejo: la gestión diaria, la fijación de objetivos, la detección de amenazas o la identificación de puntos de mejora.

Las necesidades de la dirección, el aprovisionamiento, la gestión comercial, el mantenimiento de la cadena de suministros; se vuelven más difíciles para organizaciones que interactúan con cientos o incluso miles de proveedores, socios y clientes en relaciones de empresa a empresa (B2B) que abarcan 5 continentes e implican millones de transacciones. El business intelligence - bi- nunca ha sido fácil pero hoy en día resulta más complicado que nunca y su impacto en el rendimiento del negocio es directo y sustancial. Lo que en su día fue un problema exclusivo de los departamentos técnicos –la integración B2B– se ha convertido hoy en un aspecto estratégico del negocio, que afecta directamente a la cuenta de resultados y a la capacidad de la empresa para prestar productos y servicios a sus clientes ofreciendo una gestión de protección de datos personales y política de privacidad fiable.

Los desafíos del entorno b2b

En este contexto el papel de la gestión documental cobra relevancia en la gestión de relaciones negocio a negocio, puesto que la integración b2b se reconoce como una gran oportunidad para mejorar el rendimiento de la empresa; ya que contribuye a reducir costes, agilizar procesos electrónicamente, mejora la gestión del riesgo y el cumplimiento normativo. Al mismo tiempo el aprovechamiento de la gestión documental ayuda a situar a los clientes en el centro de la cadena de valor y crear relaciones a largo plazo rentables y fructíferas .

Y es que actualmente las organizaciones continúan trabajando con procesos lentos, manuales y proclives a errores en las relaciones con los socios comerciales. Inventarios deficientes, retrasos, falta de visibilidad e información obsoleta o errónea, desorganizan los procesos y neutralizan el business intelligence de la organización. Ésto como consecuencia provoca que socios y clientes busquen otro proveedor, simplemente porque hacer negocios con la actual empresa resulta complicado o ineficaz. Por eso la integración b2b ha de plantearse como un proceso en curso, porque muchas organizaciones que han trabajado en la integración, se encuentran con un conjunto heterogéneo de mecanismos, que no abordan todo el espectro de la cadena de valor.

La fragmentación es común en los entornos B2B, por ello es importante no perder de vista los desafíos que plantea la integración en este medio:

• Redes empresariales complejas: cuando se produce algún inconveniente y éste no se gestiona a tiempo y de forma adecuada, nuestro contacto opta por otro proveedor y la venta se pierde.
• Incremento de gastos: la volatilidad de la demanda, la presencia de cadenas de valor más rápidas electrónicamente, globales e interconectadas, pueden provocar altos gastos en logística, a la vez que la presión sobre los costes y la eficiencia no para de crecer.
• Falta de recursos para implementar y gestionar el entorno b2b: las estructuras negocio a negocio de primera generación y los sistemas dispares, suponen un límite a la escalabilidad de la integración; que impide incorporaciones de socios y clientes ágiles y gestionar amplios volúmenes más fácilmente.

Beneficios de la integración b2b

A pesar de la complejidad propia de la integración de las relaciones empresa a empresa, los fudamentos son relativamente simples:

• Establecer contacto: integrar de forma segura y flexible los proveedores, socios y clientes en sus sistemas integrados. El software de gestión documental de OpenKM ofrece funcionalidades que garantizan la comunicación electrónicamente segura y en tiempo real entre los actores involucrados. Además, la posibilidad de crear nuevas aplicaciones basadas en la tecnología open source de la solución de gestión OpenKM, facilitan la creación de portales para proveedores y clientes garantizando la implementación, aplicación y supervisión de la política de privacidad y política de cookies aplicable
• Automatizar: la automatización de procesos supone eliminar el trabajo manual o los componentes menos rentables o eficientes de un proceso de negocio. En este aspecto el software de gestión OpenKM a través de automatismos, workflows, OCR zonal y archivo de correos electrónicos, permite racionalizar los procesos y mejorar el rendimiento de las TIC dentro y fuera de la organización. También proporciona módulos para necesidades más específicas como lectura de códigos de barras, módulo multiempresa, factura electrónica, etc. Para entornos web más desarrollados, la suite del sistema de gestión documental ofrece web services a través de SDK’s en Java, PHP y .NET y una completa API que permite integrar OpenKM management system en cualquier entorno TI.
• Colaborar: se convierte en un elemento fundamental en la resolución del problema de la visibilidad y el control en tiempo real de los procesos de negocio. Con el software de gestión documental OpenKM, la empresa puede trabajar a nivel interno en el gestor documental, que puede ofrecer diferentes look & feels a cada grupo de usuarios, facilitando la gestión de contenidos. Todos ellos beneficiados por el uso de las funcionalidades colaborativas más relevantes para cada escenario.

Éstos principios son aplicables a multitud de interacciones b2b: selección y localización de productos y servicios del catálogo de productos confeccionado en el gestor de contenidos cms OpenKM y subido al portal corporativo; formulario de contacto, pedidos, presupuestos y proformas, registro y seguimiento de pedidos, facturación electrónica.

Ventajas de la integración b2b en la gestión documental

A media que los integrantes de los entornos b2b colaboran de forma más eficaz con los clientes y proveedores, la participación en estas plataformas se convierte más en un requisito que en una opción.

• Toda la cadena de valor se gestiona en un entorno hecho a medida en el que los datos se actualizan en tiempo real. La información, actualizada es correctamente referenciada e integrada.
• Cada usuario accede a su espacio a medida (respetando la política de privacidad), lo que permite a los miembros de la red b2b acceder a información personalizada y actualizada (precios, pedidos, descuentos, ofertas…).
• Mejora la satisfacción de los clientes y por lo tanto mejora la ratio de fidelización gracias a la facilidad en las gestiones.
• Ahorro de costes al reducir los gastos en mantenimiento técnico, minimizar los procesos manuales y amortizar la infraestructura B2B a través de la consolidación de procesos y soluciones proporcionados.
• Mayor capacidad de absorción de picos de procesamiento y mejoras competitivas.
• Diversificación y aumento del número de socios.

OpenKM le proporcionará a tu empresa, ya sea como solución cloud computing o instalado en tu servidor; la plataforma sobre la que crear el canal de venta desde el que mejorar el control de presencia, la gestión de comercio electrónico - tienda online y redes sociales - y los procesos comerciales en sitio web y la búsqueda empresarial.