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Integración de sistema de gestión documental con ERP

Escrito por Ana Canteli en abril 29, 2022

Los proyectos de integración de aplicaciones son metas a las que tarde o temprano todas las organizaciones llegan. Al principio, la dotación y configuración del conjunto de aplicaciones que una empresa utiliza se inicia de forma intuitiva o casual. Generalmente se basan en la experiencia previa de sus integrantes, cuando no dejándose llevar por ofertas atractivas o promociones de marketing efectivas.

 Luego, con el paso del tiempo, el personal y sobre todo los gerentes y mandos intermedios se dan cuenta del coste efectivo y de oportunidad que significa no invertir en interoperabilidad. Los usuarios se ven en la obligación de  cambiar cada dos por tres de aplicación, recoger información de un lado, trasladarla a otro para continuar con el trabajo; con  todos los peligros que esto implica: malas praxis, falta de cumplimiento, riesgo en la gestión de protección de datos, pérdidas de información, por sólo citar algunos.

Por todo esto, no es extraño encontrar empresas que cuentan entre su suite de programas con ERP y sistemas de gestión documental. Y si bien al principio, puede parecer que ambos software se solapan, de su integración pueden obtenerse multitud de ventajas.

Beneficios de la integración entre un software de gestión documental y un ERP

• Acceso inmediato: gracias a la integración, un usuario puede comenzar un proceso de negocio desde un aplicativo, contando con la seguridad de que la plataforma de programas de la empresa le ayudará a realizar su trabajo ágil y fácilmente.
• Optimización del tiempo: debido a los beneficios derivados de la mejora de la interoperabilidad, el tiempo invertido en consultas y localización, distribución y envío de archivos, se reduce considerablemente.
• Mejor trazabilidad: una suite software integrada mejora el seguimiento y control de la documentación.
• Mejora de procesos sofisticados: como por ejemplo los plazos de almacenamiento, eliminación o expurgo de archivos. O incluso la obtención de mejores informes o métricas. Gracias a la integración, se puede abordar estos objetivos de forma global.

Proceso de integración

A la hora de plantearse las posibilidades e incluso la idoneidad de una integración, se requiere tener en consideración multitud de factores.

Para empezar, lo ideal es que los recursos humanos cuenten con cierto grado de experiencia; tanto desde el punto de vista técnico, como del usuario final, para determinar: el punto de partida, los objetivos y los medios técnicos, humanos y el calendario de hitos que se persiguen. De esta forma podremos asegurar una integración factible, fiable y armonizada entre todas las partes involucradas.

Otro elemento a tener en cuenta es la documentación de cada solución. A priori, todo ERP y software de gestión documental que se precie hoy en día, debería contar con recursos para facilitar la integración con terceros. Como es el caso de OpenKM, sistema de gestión documental que a través de la documentación depositada en OpenKM Knowledge Center proporciona acceso al conjunto de recursos disponibles para extender y ampliar las funcionalidades y posibilidades del gestor documental.  En principio, lo mismo debería esperarse del proveedor de ERP.

En OpenKM contamos con una dilatada experiencia en el campo de las integraciones. OpenKM está preparado tanto para liderar proyectos de integración, como para desempeñar roles de acompañamiento en el proceso integrador.

En este escenario, tenemos multitud de posibilidades, por lo que en este post abordaremos los casos más importantes.

En el Kcenter de OpenKM accederemos a la completa API del sistema de gestión documental. También los SDK en Java, .NET y NodeJS. En el caso de PHP, se proporcionan ejemplos sobre los métodos, a demanda de los clientes..

En lo que respecta a las integraciones, existen varios escenarios.

Escenario 1: carpetas compartidas

Tenemos el ERP donde la organización gestiona documentación como facturas, albaranes, etc.Una opción de integración son las carpetas compartidas. En una carpeta compartida del ERP depositamos una serie de archivos, con un CSV por cada archivo. Aquí OpenKM, mediante un proceso que se activa periódicamente, lee el contenido guardado en la carpeta compartida, desde donde se trasladan los contenidos al software de gestión documental.

Escenario 2: Identificador Único

El sistema de gestión documental selecciona un documento en status de salida, estipulando un identificador del ERP en el CSV. Esto significa  que OpenKM genera un archivo de intercambio, donde el identificador del ERP se corresponde con el UUID ( Identificador Único Universal )  en  el gestor documental. Y es que en las integraciones entre aplicaciones  buscamos que la otra aplicación ( el ERP en este ejemplo ) registre el UUID en una tabla u otro medio dentro de su sistema. Una vez esto se produce, el acceso al documento guardado en OpenKM es inmediato.

Escenario 3: API

Si utilizamos el API, el caso dependerá de las opciones que proporcione el ERP; el lenguaje de programación, entre otros aspectos. Algunos permiten utilizar directamente las librerías de OpenKM en Java, NodeJS, .NET. En otros casos, la integración requiere más desarrollo.  -El ERP en este post, representa a cualquier aplicación que se desee integrar con OpenKM-. Dicha aplicación contaría con un evento programado que se activaría para hacer una llamada al API. Por ejemplo, si quiero subir un documento, se haría una llamada al método “subir documento”. Podríamos subir metadatos del documento, y el gestor documental podría responder con el UUID, siendo el identificador capturado por el ERP, aunque esto no tiene por qué ser la única opción. Puede que desde el ERP sólo nos interese realizar consultas al gestor documental, a partir de los metadatos. En este escenario en el ERP no almacenamos ningún identificador de OpenKM; sólo trabajamos con metadatos ( fecha, nº de factura, etc ). Estos datos, a través del API nos sirven para recuperar la información.

Hay factores importantes como el volúmen de archivos . Eso influirá en si la integración es mejor ejecutarla en tiempo real o en tandas. Por ejemplo, una entidad financiera que sube 20.000 documentos al día. En este escenario es poco probable que la organización necesite importar los documentos en tiempo real; podrían incorporarse fuera del horario laboral. Esto es algo que también tiene ventajas, puesto que la carga de operaciones no incidirá negativamente sobre el rendimiento del hardware para los usuarios.

Customización

Las personalizaciones también son un factor a tener en cuenta pues eso significa que el usuario no ve directamente la interfaz de OpenKM si no que ve otra aplicación, que utiliza el API, que  a su vez, actúa como intermediario. Este es otro caso de uso, en el que tenemos que tener en cuenta la carga que ocasiona tener usuarios conectados directamente en el gestor documental, que es diferente del uso de determinadas acciones disponibles en el API.

El API de OpenKM es atómico. El método que ofrece más potencial es subir un documento.Todo lo demás; la creación de la ruta, la inserción de metadatos, lo hará OpenKM. Con la API de OpenKM la organización podrá crear métodos de alto nivel: 1 método para subir documentos; que tenga en archivo binario, los metadatos - incluido todo lo necesario para que después, cuando un usuario utilice el gestor documental éste lo haga todo internamente de forma que el proceso para el usuario sea transparente -. Esto se consigue mediante la arquitectura de plugins.

Un ejemplo práctico podría ser el tratamiento de documentos identificativos en una administración pública. Si una persona cuenta con documento o cédula nacional de identidad, se seguirá el método estándar. En el caso de que una persona no cuente con dicho documento, se le podrán solicitar datos como una fotografía, el nombre, los apellidos, la fecha y lugar de nacimiento; con esos datos, el sistema puede crear el documento identificativo. Si la persona tiene documento identificativo, el sistema nos responde con la información. 3 Métodos para abordar las 3 posibilidades que se pueden dar ante un mismo caso; que el usuario cumpla la condición, que el usuario no la cumpla, y que se pueda hacer lo necesario para que sí lo haga.

En la documentación encontramos toda la información que necesitamos para utilizar esta opción. En este caso, los plugins de REST son los más interesantes, puesto que se crea una clase, y se copia en el servicio que permite llevar a cabo las tareas deseadas. De esta forma se evita realizar 4-5 llamadas al API, - que para ciertos casos es una opción adecuada -. De otra manera, realizas llamadas a métodos más complejos, que se encargan de realizar tareas más sofisticadas.

La filosofía que subyace es que el API de OpenKM cuenta con métodos para por ejemplo, subir documentos, añadir metadatos. Pero cuando quieres integrar el gestor documental con una aplicación, es más interesante crear un método; una llamada al API a medida, a la que envías unos inputs, para obtener los outputs deseados.  Si consigues economizar el número de llamadas, conseguiremos optimizar el rendimiento, sobre todo cuando gestionamos grandes repositorios.

Si desea más información o tiene alguna duda respecto a las posibilidades de integración de OpenKM en su suite de programas, no dude en ponerse en contacto con nosotros.