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Integración de la gestión documental

 Escrito por Josep Llort en mayo 25, 2018

Los sistemas de gestión documental han evolucionado del concepto de aplicación a beneficio del usuario final, a servicio “integrado” en la red de aplicaciones de la empresa; que crea la plataforma de programas con funcionalidades al servicio del usuario, en conjunción con aplicaciones para las entidades productivas y las herramientas necesarias para los desarrolladores de aplicaciones ad-hoc.

En general, todas las empresas se configuran bajo un ecosistema hardware y software donde el conocimiento – knowledge – se almacena y es distribuida por distintos servidores y soluciones software especializadas. Dichas aplicaciones que van desde ERP, CRM, Workflow, Servicios de correo Electrónico entre otros; así como soluciones hardware tales como Scanners, Fax o estaciones de digitalización. El conjunto es lo que llamaríamos el ecosistema hardware y software donde se apoya el conocimiento tangible de la empresa, mientras que los empleados serían considerados como depostarios del conocimiento intangible.

Porque sea lo que sea lo que necesites, el tamaño de la empresa para la que trabajes, o el sector en el que ésta opera, los procesos de negocio se fundamentan en la información y ésta en muchos casos se recoge en documentos. En formato papel o digital, los documentos permiten fluir la información; cuando el flujo de información está optimizado, la empresa produce más beneficios. Por otro lado, las normas o regulaciones vigentes, demandan más garantías a la hora de proteger la privacidad o demostrar el cumplimiento de las leyes.

Tener un repositorio centralizado, con los niveles de seguridad necesarios, pero que a la vez facilite el acceso a la documentación esencial para la buena marcha del negocio, es un desafío al que cualquier empresa tiene que enfrentarse. Ser capaz de distribuir fácilmente información y documentos entre múltiples usuarios, para que puedan acceder y trabajar de forma simultánea sobre los mismos archivos –gestión de archivos -; crea un efecto directo sobre la productividad y el desempeño de la compañía en cualquier negocio.

La integración de la gestión electrónica documental en las organizaciones, permite la organización adecuada de la información, reduciendo el archivo físico, los costes, a la vez que se incrementa la eficiencia en todos los procesos de negocio.

Para proporcionar la posibilidad de integrar la gestión electrónica documental dentro de la organización, el sistema de gestión documental OpenKM ofrece SDK’S en Java, PHP y .NET que da la posibilidad de desarrollar webservices, de forma que las aplicaciones crean una red de intercambios de información y documentos en tiempo real, a beneficio de los miembros de la compañía y de sus grupos de interés. Y es que a través de la plataforma KCenter, el personal técnico de la organización tendrá la posibilidad de crear nuevas aplicaciones, apoyándose en la tecnología open source de OpenKM. Los desarrolladores apreciarán la potente API en SOAP y REST del sistema de gestión documental de OpenKM, que ofrece una completa cobertura del sistema de gestión de archivos, permitiendo a los desarrolladores crear front-end a medida de forma autómona, que pueden ser creadas para procesos de subida y descarga de información, desde el sistema de gestión documental; que de esta forma será totalmente transparente para el usuario. Así nuestros clientes, proveedores o grupos de interés, disfrutarán de una interfaz hecha a medida en la que obtener información o proporcionar documentación, en base a los procesos de negocio de la compañía; reservando la interfaz clásica del sistema al personal de la organización.

Mantenimiento de las integraciones

El mantenimiento posterior a la realización de una integración, es uno de los grandes temas olvidados. Las aplicaciones evolucionan a lo largo del tiempo, las API cambian y es bastante habitual que se creen nuevos métodos a la vez que se eliminan antiguos. Un ejemplo paradigmático de este tipo de problemas lo podemos encontrar con el antiguo API de Google Docs. Google en su día inició en paralelo el servicio de Google Drive y concedió un año de margen para que los usuarios se adaptasen al nuevo API. En este caso que ponemos de ejemplo, el salto fue radical, tanto por el cambio radical en todo el API- que poco tenía que ver con el de Google Docs-; como también por el procedimiento de autentificación.

Con esto qué queremos decir; simplemente que el fabricante contra el que estamos integrando nuestras aplicaciones nos ofrecerán facilidades para un mantenimiento futuro, o podemos tener grandes problemas. Aquí lo que no tenemos que perder de vista, es que las aplicaciones deben actualizarse y como parte de esos procesos de actualización, se derivan estas tareas de mantenimiento.

En OpenKM el tema del mantenimiento en el futuro, lo consideramos como uno de los pedestales de la aplicación. En este sentido creamos los SDK, que son un conjunto de librerías que mantenemos de forma constante y que permiten al usuario integrarse con OpenKM de una forma transparente. Esto permite que el tiempo empleado en el mantenimiento, debido a cambios de versiones en las integraciones con OpenKM sea mínimo, a la vez que los posibles errores en dichas integraciones también se minimizan.

Nosotros en OpenKM, somos los primeros usuarios de los SDK, dado que nuestras aplicaciones satélite, utilizan esta solución para integrarse con OpenKM y por lo tanto, también somos los primeros interesados en que los SDK y los procesos de mantenimiento derivados de subidas de versiones, sean lo más eficientes posibles. Desde que utilizamos los SDK, hemos reducido ostensiblemente las ventanas de mantenimiento, a la vez que el número de errores en las integraciones se ha reducido prácticamente a cero, dado que el SDK es una librería a la que en su conjunto se le aplican periódicamente test de integración continua.

A la hora de elegir un gestor documental, este es un tema fundamental en el cual tenemos que prestar especial atención. No sólo ver las facilidades que nos proporciona a la hora de realizar integraciones, sino también el mantenimiento futuro.

Integraciones OpenKM

La suite de programas OpenKM ya ofrece una serie de integraciones que en términos generales son de interés para un amplio conjunto de organizaciones, con independencia del del tipo ( entidad pública, empresa, fundación, ONG ) tamaño o sector en el que esta opera.
Existen diversas formas de integrarse con una aplicación - la más común es a través del API - pero tampoco se tienen que descartar integraciones a nivel de base de datos o a nivel de ficheros de intercambio en el sistema operativo.

En definitiva, en toda integración deberíamos buscar:

• Simplicidad.
• Facilidad de mantenimiento en el tiempo.

ERP o CRM's

Un ejemplo clásico de integraciones los encontramos en los ERP. Los ERP en general son soluciones software que manejan grandes volúmenes de datos y que generan gran cantidad de documentación ( facturas, albaranes, presupuestos, etc.. ), pero que a su vez ofrecen una solución de gestión electrónica documental y de gestión de archivos bastante pobre, en el momento de almacenar y recuperar grandes volúmenes de documentos. Este tipo de integraciones son bastante habituales siendo las más simples aquellas en las que el gestor documental opera como un contenedor esclavo sobre el que se realizan 2 operaciones básicas:

• Almacenamiento de los documentos con metadatos.
• Recuperación de los documentos a partir de los metadatos ( por ejemplo el número id de una factura ).

Este tipo de integraciones se pueden realizar directamente por el API de OpenKM en tiempo real, o por ejemplo con tareas de batch donde OpenKM recolecta diariamente información ( documentos + ficheros CSV con metadatos ) y los incorpora dentro del sistema de control documental.

Existen distintas formas de integrarse con este tipo de aplicaciones, en gran medida esto depende de las facilidades que ofrezca el propio ERP para este tipo de soluciones. Un ejemplo muy básico de este tipo de integraciones lo podemos encontrar con el CRM vTiger ( http://vtiger-spain.com/doku.php/es:vtopenkm )

Microsoft –Addins

Las Add-ins de Microsoft Office permiten a las aplicaciones del paquete Office interactuar con OpenKM de una forma rápida y eficiente.

• Microsoft Outlook Add-in: permite a los usuarios seleccionar múltiples correos electrónicos e importar el contenido del e-mail y los documentos adjuntos a OpenKM. Es más, si el usuario desea adjuntar un archivo de gran tamaño, OpenKM puede sustituirlo por un link de descarga, de forma que se asegure la correcta recepción del e-mail por parte del destinatario.
• Microsoft Word Add-in: permite a los usuarios subir nuevos ficheros, así como editar los que ya existen en OpenKM, desde la aplicación.
• Microsoft Excel Add-in: los usuario pueden editar los contenidos en el gestor documental o desde la aplicación Office y subir los archivos o sus nuevas versiones a OpenKM.
• Microsoft Power Point Add-in: permite editar los ficheros y subirlos a OpenKM, tanto desde el sistema de gestión documental, como desde la aplicación.

Además, desde todos los Addins es posible añadir información de valor a los documentos. Se pueden añadir notas a los archivos, palabras claves, categorías o grupos de metadatos.

Cliente de firma electrónica

El cliente de firma electrónica de OpenKM soporta cualquier certificado digital de firma electrónica, lo que permite a los usuarios firmar cualquier documento creado o gestionado desde OpenKM. La firma de documentación suele ser un paso indispensable para obtener la aprobación o demostrar la conformidad de las partes, que participan en procesos de negocio.

Cliente de scanner

El cliente de scanner de OpenKM permite la integración del gestor documental con cualquier dispositivo que siga el protocolo TWAIN. En procesos de digitalización de información es fundamental contar con un cliente de scanner, que facilite el proceso de introducción de información en el sistema de gestión documental de la empresa.

Otro conectores

OpenKM ofrece integraciones ad-hoc con otros sistemas. Con el CRM Vtiger para que por ejemplo, OpenKM pueda ser utilizado como back-end del sistema de gestión de relaciones con el cliente. Con Google Drive OpenKM ha desarrollado esta integración para permitir la edición simultánea de documentos por múltiples usuarios. Wordpress o Joomla, CMS que permiten crear o mantener blogs o páginas web; de forma que desde OpenKM se crean o preparan contenidos que alimentan las actualizaciones de estas plataformas. AutoCAD, para la gestión y previsualización de archivos .dwg desde el gestor documental. El conector BonitaSoft que permite la integración de los flujos de trabajo en el sistema de gestión documental de OpenKM. Y la integración con los motores OCR zonal Kofax, ChronoScan o Abby Flexicapture, permite la amortización de estas soluciones de reconocimiento óptico de caracteres, en relación con el sistema de gestión de contenidos empresariales OpenKM.

Beneficios de la integración documental

• Rápido procesamiento de grandes volúmenes de información: la integración documental en sistema de gestión de información en las empresas, permite a los usuarios gozar de la habilidad de gestionar convenientemente la información, contenida en amplios repositorios de documentación.
• Integración de tareas de archivo y recuperación: cuando una información o un documento pase a formar parte del sistema de gestión documental de la empresa, los datos se integrarán en el repositorio centralizado al que los usuarios podrán acceder, en función de la seguridad definida y los privilegios que tengan.
• Capacidades avanzadas de captura y almacenaje: el sistema de gestión documental de OpenKM, aparte de ofrecer conectores con OCR comerciales, ofrece un motor de reconocimiento óptico de caracteres que permite la extracción de datos de altor valor, contenidos en documentos escaneados. De forma que se favorece la digitalización del archivo físico de la organización, a la vez que se incrementa la eficacia y eficiencia de los procesos de introducción de información al sistema; que hará que en tiempo real otros usuarios, en otros lugares puedan acceder a esos datos, necesarios para tomar buenas decisiones.
• Reducción del riesgo: la integración de la gestión documental en la empresa ayuda al diseño y aplicación de unas políticas de seguridad coherentes y robustas que protegen la documentación e información de la compañía de pérdidas de información y accesos no deseados.
• Reducción de costes de gestión: gracias a los sistemas integrados de gestión documental, las empresas pueden trabajar de forma coordinada como una sola entidad. Esto, que debería ocurrir siempre, pero que la experiencia demuestra que no se da tanto como debería, es un hito que puede alcanzarse gracias a los sistemas de gestión de contenidos empresariales; que con su set de funcionalidades, automatizan procesos de negocio, minimizan el impacto de errores humanos. Gracias a motores workflows, crean flujos de trabajo, o que con soluciones OCR digitalizan y capturan datos en formatos que permiten el archivo y acceso a la información en el largo plazo.