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Integración con sistemas de gestión de contenidos empresariales - ECM -

Escrito por Ana Canteli en septiembre 26, 2017

Todas las empresas tienen una decisión que tomar respecto a los sistemas que utilizan para la gestión de documentos, gestión de registros, procesos de negocio y contenidos empresariales.

A lo largo de su ciclo de vida, las empresas se han visto sobrepasadas por la ingente cantidad de información que se crea dentro de ellas. Para contrarrestar este efecto negativo, las empresas comenzaron a adquirir aplicaciones que les ayudasen a administrar la información que se introduce, crea y gestiona en su interior: desde sistemas de gestión documental, sistemas de gestión de contenido empresarial - ECM por sus siglas en inglés -, pasando por software de gestión de relaciones con los clientes –CRM- , sistemas de gestión de activos digitales – DAM – sistemas de gestión de Registros - RM; hasta sistemas de planificación de recursos empresariales, más conocidos como ERP. Dejando de lado toda la información contenida en los ordenadores y discos compartidos, u ocultas en carpetas de correo electrónicos; estos sistemas suponen la parte fácil del problema, en tanto que contienen información estructurada.

Construir una estrategia de contenido empresarial

Con el paso del tiempo, las organizaciones advirtieron la necesidad de integrar todas las tecnologías, aplicaciones y sistemas que utilizaban para practicar el business intelligence y crear así un sistema de gestión del conocimiento, al servicio de los usuarios.

Sin embargo muchos de estos gestores documentales y aplicaciones de ECM - que forman parte del legado de las compañías - no presentan facilidades de integración. Y además ejecutan procesos de negocio críticos o contienen información de tal naturaleza, que no pueden ser interrumpidos sin suponer graves trastornos para la empresa.

Por todo ello, construir una estrategia de gestión de documentos es un elemento fundamental para las organizaciones. Supone reflexionar sobre el planteamiento de todas las herramientas que utiliza la empresa para crear una plataforma de integración, que les permita maximizar la utilidad de los contenidos y la información, a través de una estrategia coherente que consolide su futuro en la era digital.

Determinar qué debe ser mantenido en la organización y dónde. Y por lo tanto qué información y qué tecnologías deben ser eliminadas, son decisiones estratégicas de calado transversal que afectan a toda la empresa.

¿ Por qué son importantes las plataformas de integración ?

• Porque todas las organizaciones albergan información en ellas y en gran cantidad.
• Porque el volumen de los contenidos empresariales aumentan a mayor velocidad que la capacidad de las organizaciones para gestionarlos.
• Porque saben que maximizar la utilidad de la información es vital para su futuro

Las plataformas de integración han de permitir a las empresas racionalizar y modernizar su estructura tecnológica, de una forma flexible y evolutiva a lo largo del tiempo.

Facilidades de integración: el quid a la hora de elegir un sistema de gestión

No importa si trabajas en una empresa dedicada a los recursos humanos, en una administración pública; en un departamento de atención al cliente, o si te dedicas a la gestión de contenido web. A la hora de introducir una nueva aplicación, quieres que se integre perfectamente con el resto de programas que forman parte de la organización.

SDK’S

Por ello OpenKM ofrece SDK’S para Java, PHP y .NET que facilitan la integración del gestor con las aplicaciones de la empresa de forma transparente. Y es que una de las fortalezas del gestor documental de OpenKM es que no presenta ninguna barrera tecnológica a la hora de integrarse con terceras aplicaciones. Estos Kit de desarrollo ofrecen a las empresas la posibilidad de integrar de forma libre y autónoma, su gestor de contenido en el entorno tecnológico, actual y futuro.

El gestor de contenidos empresariales de OpenKM permite acceder a otras aplicaciones de la empresa, desde la misma interfaz de usuario, proporcionando un banner que permite la fácil navegación entre aplicaciones. Esto, unido a que a través de los SDK’S OpenKM puede abastecer o proveerse de contenidos almacenados en otras aplicaciones, contribuye a mejorar la experiencia del usuario final.

MS-addin

Los Microsoft- addin permiten al usuario la gestión documental y de contenidos desde aplicaciones de uso habitual como Word, Excel, Access y ahora Microsoft Visio. Desde Outlook, los usuarios seguirán trabajando como siempre, mientras OpenKM almacena los correos electrónicos, incluidos los documentos adjuntos, a la vez que nos permite añadir metadatos si es necesario.

Desktop Sync, asistente de firma electrónica y escaner

Con el Desktop Sync, los miembros de la empresa pueden trabajar desde el escritorio de sus ordenadores y sincronizar todos los contenidos elaborados durante la jornada; ya estén desplazados en la oficina del cliente o en modo teletrabajo. El cliente de scanner permite la integración del sistema de gestión documental de OpenKM con los dispositivos de digitalización de la empresa. Y el asistente de firma electrónica permite utilizar el certificado de firma digital que deseemos sobre la documentación.

Integraciones con aplicaciones

Por otra parte, la suite de OpenKM pone al alcance de las organizaciones interesadas integraciones ad hoc, con Google Drive, el motor workflow de BonitaSoft, software de modelado 2D y 3D AutoCAD, el CRM Vtiger, o software de captura como Kofax, Abby Flexicapture, o ChronoScan. Si la organización ya utiliza Active Directory o LDAP no tiene que duplicar la lista de usuarios en otra plataforma ya que la implementación de OpenKM incluye la integración con estas utilidades en todas las instalaciones. Incluso el almacén de datos puede configurarse para cualquier base de datos como MySQL, PostgreSQL, Oracle o SQL Server, entre otras.

Todas estos elementos extra, contribuyen a facilitar la elección entre un proveedor de gestión de contenidos empresariales u otro.

Beneficios de la integración de software de gestión de contenidos

• Satisfacción del cliente en tiempo real: la integración del sistema de gestión documental y de contenidos empresariales mejora los procesos de negocio, facilitan la colaboración entre los miembros de la organización, permite a los empleados buscar y encontrar la información que necesitan allí donde estén. Todo esto redunda en una mejora sustancial de la apreciación de los productos y servicios , por parte del cliente.
• Incrementa la productividad del conocimiento de los empleados: La experiencia del usuario final de un sistema de gestión de contenidos empresariales, es muchas veces el talón de Aquiles de todo proceso de implementación. Por ello en OpenKM ofrecemos un curso incluido en todas las propuestas, concebido para mostrar todas las funcionalidades del gestor de contenidos al personal. De esta forma, se garantiza la presentación asistida de la herramienta, que promueve la aceptación del software por parte del usuario. Por otro lado, la plataforma KCenter de OpenKM, brinda a las empresas la posibilidad de transformar a medida la apariencia del gestor documental; para que la nueva aplicación se mimetice a nivel estético y funcional con el resto de la suite de programas, a los que el empleado está habituado. Así, la inclusión del gestor documental OpenKM puede pasar desapercibida para el personal; lo que evita el stress o ansiedad asociado a los cambios en tecnológias de la información.
• Flexibilidad organizacional y agilidad: La mayor parte de las empresas creen que la automatización de procesos es vital para su éxito empresarial. El software de gestión de contenidos empresariales de OpenKM, ofrece la posibilidad de implementar los procedimientos de negocio en la aplicación, gracias a la funcionalidad Automotizaciones, concebida para tal fin. Los SDK’S del gestor documental y de contenidos de OpenKM reducen las barreras técnicas de acceso a contenidos almacenados en otras aplicaciones. Esto permite a su vez, gestionar mejor la migración de contenidos almacenados en programas afectados por la obsolescencia tecnológica.
• Reducción del riesgo: al tener la documentación gestionada desde diferentes programas, puede llegar a ser difícil comprobar que toda la documentación en sus respectivos entornos cumple con los standares y normas de la organización. Las utilidades de integración permiten que la información pase por el sistema de gestión de contenidos empresariales de OpenKM, para corroborar que toda la información cumple las indicaciones estipuladas por la empresa. Además OpenKM sirve para realizar actividades e-Discovery, creación de informes y garantiza la definición de los standares para su correcto cumplimiento.

La elección de un sistema de gestión documental se ha convertido casi en imperativo hoy en día por tanto facilita el acceso a la información, sirve para implementar los procesos de negocio en soporte electrónico y con su set de funcionalidades, satisface las necesidades de los trabajadores. Pero de nada serviría adquirir un software así, si no puede integrarse en la suite de programas que utiliza la empresa. Por ello las utilidades de integración se convierten en un elemento fundamental a la hora de seleccionar a nuestro proveedor de gestión documental.