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Integración con SharePoint

Escrito por Ana Canteli en agosto 31, 2022

SharePoint es la plataforma de gestión de documentos office de Microsoft. Está ampliamente extendida en el mundo empresarial gracias a la posición hegemónica del gigante tecnológico.

Oficialmente, con Microsoft SharePoint puedes gestionar y compartir contenido, encontrar información y colaborar a través de la organización, de una forma transparente mejorando la productividad. Eso, siempre que no te salgas del portfolio de soluciones Microsoft. Habitualmente, ocurre lo contrario; en multitud de organizaciones encontramos diversos programas especializados: sistema ERP, sistema CRM, PLM, etc. 

En estos casos, la integración de SharePoint es esencial para permitir la interoperabilidad entre sistemas de la organización, de manera que esta pueda comportarse como un todo, también a nivel informático.

Beneficios de la integración entre aplicaciones

Gracias a los trabajos de integración entre aplicaciones, las empresas consiguen incrementar sus beneficios, mejorando la productividad. Sin embargo, éstas no son las únicas ventajas:

• Mayor colaboración: cada equipo de trabajo o departamento desarrolla su propia forma de trabajar. A ello contribuyen en no menor medida, el uso de softwares especializados. Por lo tanto, para posibilitar el trabajo en equipo y la coordinación, las integraciones facilitan el trabajo en tiempo real, sobre contenidos disponibles para todos los actores involucrados. 

• Mejor centralización: fruto de las integraciones, se crean bibliotecas y librerías de recursos accesibles para los colaboradores. Así se garantiza el intercambio y actualización segura de datos y documentos, además en tiempo real. El repositorio centralizado posibilita el acceso en remoto, compatibilizando el trabajo en diversas modalidades; en remoto, desplazado en la ubicación del cliente, a pie de obra, etc.

• Mayor almacenamiento: al contar con 2 soluciones integradas, la organización puede disfrutar del espacio de repositorio combinado que las plataformas ofrezcan.

• Sincronización extra: si es necesario, la integración entre softwares se puede configurar de forma que los usuarios puedan trabajar sin conexión.

Cada organización tiene su propio ecosistema de programas, por lo que cada una presenta un proyecto de integración diferente. El software de gestión documental de OpenKM, con su tecnología open source y su completa documentación, facilita la integración con terceras aplicaciones. El equipo de OpenKM tiene amplia experiencia en el desarrollo de proyectos ad-hoc, lo que garantiza  el éxito en integraciones a medida. Una de ellas, la integración de SharePoint online y el sistema de gestión documental OpenKM mejora la productividad, la rentabilidad y contribuye a reducir la redundancia, un problema muy habitual cuando el personal trabaja en varias plataformas de forma simultánea.

Además, la presencia de funcionalidades avanzadas en el software de gestión documental OpenKM, permite la obtención de análisis mediante la creación de informes, la automatización de tareas y la mejora de comunicación gracias al set de funcionalidades, antes mencionado.Una cosa más, la extensión de los archivos, no es una limitación para OpenKM.

Los proyectos de integración con OpenKM se pueden abordar desde distintos puntos de vista:

Integraciones basadas en API

La documentación del software de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM disponible en el centro de recursos OpenKM Knowledge Center, ofrece SDK para Java, PHP y .NET, recursos que facilitan la actividad de desarrolladores de software y servicios de consultoría de desarrollo web.

La posibilidad de integrar aplicaciones como OpenKM con Microsoft SharePoint significa que una empresa puede combinar una única plataforma para completar todas sus tareas y transacciones, mejorar sus procedimientos comerciales, para incrementar la calidad del servicio y aumentar la satisfacción percibida por el cliente.

Integraciones vía CMIS

OpenKM soporta CMIS a través de los Apache Chemistry OpenCMIS library. Se trata de una librería en Java que permite a los desarrolladores crear clientes y servidores CMIS. Y un conector basado en OpenCMIS, que permite a OpenKM ser utilizado como servidor de CMIS.

Es una opción de integración ideal para casos en los que los repositorios de contenido operan en conjunto. También útil en los escenarios en los que los que una aplicación se conecta a un repositorio para utilizar los contenidos. Esta opción viene muy bien para solucionar problemas de escalabilidad de las instancias de SharePoint online, para mejorar la experiencia del usuario. Y también para el caso de aplicaciones que interactúan simultáneamente con varios repositorios de contenidos, integrando los resultados en una sola interfaz de usuario. Sirve para facilitar el sistema de búsquedas federadas, o para abordar la situación mediante integración, en vez de optar por la migración.

La organización sólo tiene que  elegir la combinación de integraciones que se requieren para resolver sus desafíos.

La integración de SharePoint destaca con empresas que mejoran la administración de datos, el procesamiento de archivos y el trabajo en equipo.

OpenKM ha integrado con éxito su solución de gestión documental con la plataforma Microsoft SharePoint. Gracias a dicha integración, los usuarios pueden crear, subir y editar contenidos en ambas soluciones. Los usuarios verán en tiempo real los contenidos y podrán acceder a todos los datos relacionados.

Si quieres saber más sobre las posibilidades de integración entre OpenKM y SharePoint online, contacta con nosotros.