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Importación de repositorio

Escrito por Ana Canteli en febrero 11, 2022

La importación inicial del repositorio documental de una organización es una tarea importante, que requiere la intervención de personal especializado.

Es tal la variedad de casos y circunstancias que afectan a la carga de la documentación de la empresa en un nuevo entorno, que lo aconsejable es contactar con el servicio técnico para estudiar todas las opciones y así elegir la mejor en cada caso.

En este artículo describiremos los 3 casos más habituales:

El caso más sencillo o habitual, comienza en el sistema de documentos donde tenemos una jerarquía de contenidos ( carpetas, subcarpetas que alojan la documentación de la entidad ). Para este caso el equipo de OpenKM ha desarrollado un proceso interno que permite importar el repositorio de documentos electrónicos utilizando todo el potencial del hardware. Se trata pues de una importación en paralelo, aunque la importación también puede ser lineal. La importación lineal es más lenta, ya que la importación en paralelo significa ejecutar la transferencia de N documentos, a la vez. En este escenario se puede aprovechar toda la potencia que el hardware proporciona para ejecutar la tarea de importación de repositorio.

En otro escenario, una organización puede querer importar los archivos, junto a sus metadatos. En este caso, el proyecto de importación de repositorio requiere el desarrollo de una aplicación a medida, ya que se entiende que la empresa tiene una base de datos con sus metadatos y a parte, sus contenidos empresariales con el objetivo de trasladar la información existente, al repositorio de OpenKM. En este caso, los ingenieros de OpenKM acostumbran a crear una aplicación a medida,  cuyo cometido es “leer” y “escribir” en el software de gestión documental de OpenKM. Este caso de importación también se puede ejecutar en paralelo. OpenKM  dispone de un API especializado - fast import - con el objetivo de agilizar estas tareas.

A veces cuando estamos importando metadatos se tienen que realizar transformaciones, un caso típico son las fechas, cuyo formato debe adaptarse al formato ISO 8601 de OpenKM.

Tanto en el caso de la importación masiva desde el sistema de documentos, como en el de la importación de la base de datos, el UUID los documentos, la seguridad, el versionado y los metadatos; son proyectos en los que la empresa realiza la importación de un repositorio que contenidos empresariales que ya posee.

A continuación, hablaremos de la importación diaria. En la importación de repositorio documental diaria lo relevante es el número de documentos y para ello hay 3 posibilidades principales:

• Importación en tiempo real: recomendable para un volúmen máximo de hasta 4000 documentos al día, ya que sigue siendo compatible la importación inicial con el trabajo de los empleados. No hay que olvidar que este tipo de tareas pueden comprometer el rendimiento percibido por parte de los usuarios. 
• Importación diferida: es el tipo de importación más recomendada, ya que evita la posible penalización a los usuarios de la aplicación, debido al uso intensivo que pueden llevar a cabo estos procesos mientras se ejecutan. En este caso el software de gestión documental OpenKM incluirá una tarea periódica programada que iniciará la  importación fuera del horario de trabajo habitual del personal.  
• Importación periódica: se trata de una importación parametrizada en función de determinados periodos de tiempo, previstos con antelación que equilibran la carga de trabajo que la estructua hardware debe asumir.

En todos los casos, es necesario tener presente si se quiere realizar una importación simple del documento, o si se quiere realizar la importación del documento, la seguridad, las versiones, saber si contiene Identificador Único Universal  y  metadatos. Para abordar este último escenario se podría utilizar una tercera aplicación que generaría los documentos objeto de la importación. A través del API de OpenKM, dicha aplicación importaría los archivos en el sistema de gestión documental de OpenKM. Este protocolo de importación puede llevarse a cabo en tiempo real. Pero también utilizando una carpeta local o una carpeta compartida. 

Si la organización deposita la documentación a importar en una carpeta local, la entidad puede utilizar la Estación de Importación de OpenKM. Por ejemplo, si la empresa utiliza el reconocimiento óptico de caracteres para gestionar facturas, la aplicación puede configurarse para que las deposite en una determinada carpeta local ( carpeta de intercambio ). La Estación de Importación detecta en la carpeta local la documentación, junto al archivo CSV. La Estación de Importación permite establecer la periodicidad en la cual esta carpeta de intercambio se va a procesar

También se podría dar el caso de que la tercera aplicación, implicada en el proceso de importación de repositorio, alimentase un carpeta compartida alojada en el propio servidor. En este escenario, dentro del software de gestión documental de OpenKM se prepararía una carpeta compartida que detectaría la documentación enviada desde el equipo windows al gestor documental OpenKM, y de forma periodica el sotware ejecutaría la importación de documentos.

Otra fuente de importación de repositorio de contenido empresarial puede ser el escáner. Mediante la Estación Escaner de OpenKM los usuarios pueden realizar escaneos masivos que son incorporados al gestor documental. Otro caso ampliamente utilizando son las impresoras multifunción con servicio FTP, que envían directamente la documentación escaneada a OpenKM. O incluso el Hotfolder o la OKM Printer, todas ellas aplicaciones que forman parte de la suite software de OpenKM; concevidas para dar solución a las diferentes necesidades que pueden surgir en una empresa, a la hora de abordar la gestión documental a nivel global.

Para elegir la estrategia de importación más adecuada para su empresa, no dude en solicitar asesoramiento  a nuestros expertos, que le aconsejarán en función de sus necesidades.