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Implementar un sistema de gestión documental en pandemia

Escrito por Igor Grgur, miembro de OpenKM Serbia en marzo 12, 2021

La necesidad de implementar un sistema de gestión documental en las nuevas condiciones y trabajar desde casa

No es fácil encontrar un sector o equipo en una empresa de cualquier tipo o tamaño, que no necesite documentos durante las operaciones diarias. La empresa organizada ha regulado la gestión de documentos en varios aspectos como sistematización de documentos, derechos de acceso, seguridad y protección, disponibilidad y recuperación ante desastres, control de auditoría y cumplimiento de normativas internas o externas, por mencionar sólo algunos aspectos de una organización regulada. Todos estas características son igualmente cruciales para el éxito y el crecimiento empresarial. Sin embargo, la situación actual es que muchas empresas descuidaron algunos de esos aspectos y no los implementaron completamente, o aún no han adoptado ninguna solución seria de administración de documentos.

En la era actual de transformación digital de los negocios, que abunda en multimedia; los documentos y otros contenidos tienden a aumentar en la cantidad y el uso de la mayoría de los empleados. En consecuencia, los requisitos previos para el éxito y el crecimiento de la empresa se ven significativamente afectados por la disposición estratégica de los repositorios y la gestión de contenido y recursos digitales, y los procesos comerciales competitivos. 

Para recordar, estos recursos digitales suelen ser:

• Documentos de Word
• documentos escaneados en PDF
• Hojas de cálculo Excel y similares
• correos electrónicos
• presentaciones y material publicitario
• fotografías y dibujos, activos de AutoCAD 3D o similares
• materiales de vídeo, materiales multimedia de seminarios web y conferencias archivos de audio

Trabajar fuera de las instalaciones del empleador, o más popularmente trabajar desde casa, se ha convertido en algo común para muchas empresas.

El personal, siguiendo las disposiciones de horas de trabajo permitidas, - estado de emergencia, toque de queda, condiciones de trabajo estrictamente definidas y mantenimiento de la salud de los empleados, convenios colectivos - evidencian pérdidas en millones y miles de millones de dólares por empresa; sólo nos dan un ejemplo de cuán drásticamente las condiciones del negocio pueden cambiar, y ser desafiantes e impredecibles.

El enfoque correcto de estos principios empresariales es mejorar el sistema empresarial desde múltiples aspectos de forma proactiva. Uno de ellos es la introducción de tecnologías de la información en la gestión de documentos y otros contenidos y la intensificación del uso y procesamiento de la información.

Un enfoque común para introducir soluciones de gestión de documentos en grandes empresas es que varios de los aspectos anteriores no se introducen en todo el negocio. La razón es que algunos departamentos o equipos confían en otras soluciones parciales, de acuerdo con la lógica “suficientemente bueno", por ejemplo, usando Google Drive, One Drive o algunos servicios similares. La empresa se ve expuesta a riesgos de seguridad y la ausencia de una auditoría y un control eficientes, la posibilidad de medir quién accedió a qué documento. La facilidad e integridad de la revisión de documentos y la revisión de documentos relacionados en tales condiciones ni siquiera se acercan a lo que deberían o podrían ser con un sistema de gestión de documentos severo implementado en toda la empresa.

Por otro lado, las empresas más pequeñas suelen encontrar soluciones "suficientemente buenas", como la mencionada anteriormente de Google Drive o One Drive, que les permite intercambiar y trabajar en equipos virtuales en algunos documentos de sectores específicos, pero aún así no mejorar su negocio. Prácticamente lo que hacen es dirigirse hacia un creciente desorden e inconsistencia, limitando su potencial de crecimiento con procesos comerciales obsoletos y una organización incorrecta del trabajo, silos de información, lentitud y confusión en el trabajo. 

Tales condiciones de trabajo frustran a los empleados, asociados y clientes, agravando el enfoque del desarrollo de su organización y procesos comerciales. Las consecuencias de dicho trabajo son mayores costes, menor productividad y menor competitividad; como mencionamos anteriormente, una reducción en el uso del potencial real de ese negocio.

Para los trabajadores remotos, la empresa debe proporcionar una colaboración oportuna en documentos fáciles y rápidos y la mejor seguridad, control sobre quién accede a los documentos, cuándo y cómo usan los documentos y condensar información valiosa. La creación de nuevos documentos de diferentes sectores o equipos debe ser editable, sistematizada y visible de inmediato para otros equipos y empleados, con aprobación de acceso.

La solución de gestión documental OpenKM garantiza el cumplimiento de todos los aspectos modernos del diseño de software de gestión documental. Es fácil implementar cada elemento por separado y en la medida en que la empresa esté lista para ejecutar en un momento dado. El software OpenKM es muy resistente con una gama de flexibilidad y funcionalidades detalladas durante la implementación; ya sean metadatos, procesos de flujo de trabajo o aprobación de acceso a documentos. Es un sistema que se actualiza fácilmente con reglas, personalizaciones o aplicaciones externas. 

La empresa puede optar por la opción de servidor OpenKM Cloud u OpenKM Professional y disfrutar del respaldo del experimentado equipo técnico de OpenKM. Las empresas con presupuestos más reducidos pueden optar por instalar la versión community del sistema y confiar en los socios de OpenKM. Por supuesto, un sistema de gestión de documentos electrónicos es una herramienta fundamental para el funcionamiento exitoso de cualquier empresa. Por lo tanto, es lógico que una empresa asigne un presupuesto adecuado a dicho proyecto de acuerdo con su relevancia y un ROI específico.

Se facilita toda la implementación y aceptación de las soluciones OpenKM por parte de los usuarios y asociados y una interfaz de usuario intuitiva y sencilla, muy similar a File Explorer. Todos los usuarios de PC tienen mucha experiencia. Trabajar en la aplicación OpenKM no es diferente del trabajo diario en su ordenador, tableta o smartphone 

Los empleados que trabajan desde casa y fuera de la ciudad  a menudo necesitan crear nuevos documentos y adjuntarlos al sistema de una manera fácil y rápida. "Documento electrónico al alcance de la mano" es una aplicación que puede servir como ejemplo de la extensión del sistema OpenKM y permite a los empleados realizar este tipo de tareas con tabletas y teléfonos con gran facilidad y flexibilidad. Para lograr este tipo de tareas, los procesos de formación se minimizan o incluso son innecesarios porque los empleados las realizan en unos pocos clics, además del uso clásico de su cámara o sistema de archivos.

De las complejidades y limitaciones mencionadas anteriormente que enfrentan los usuarios de soluciones "suficientemente buenas", podemos concluir que la introducción de soluciones de gestión documental de calidad como OpenKM no sólo es una opción brillante y prioritaria para muchas empresas, sino que también es muy conocida por su facilidad de implementación, simplicidad de uso, grado de aceptación por parte de empleados y stakeholders, así como el ROI específico. 

Trabajar desde casa y fuera de las instalaciones del empleador, que muchas empresas han adoptado debido a las nuevas condiciones, se está volviendo con OpenKM muy productivo, competitivo y con una buena calidad de servicio, tanto para los asociados internos como para los asociados externos y clientes. Los equipos de OpenKM siempre están listos para tratar sus casos de uso particulares y desafíos comerciales. Observamos  las nuevas condiciones de trabajo como impulsoras de muchos cambios para mejor, donde un ejemplo es el trabajo desde casa, bien diseñado.