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Herramientas de contenido empresarial

Escrito por Ana Canteli en noviembre 07, 2017

Seleccionar la herramienta de contenido empresarial - enterprise content management - más adecuada para nuestra empresa, no debería convertirse en una tarea abrumadora. Si bien, necesita de ciertas dosis de análisis para identificar y describir nuestras necesidades. Y por lo tanto,  nuestras expectativas a la hora de elegir el software más apropiado. También, tiempo para poder probar las diferentes herramientas disponibles en el mercado y así evaluar su puntos fuertes; de forma que podamos elegir la aplicación de gestión de contenido empresarial más acertada.

Gestión documental

Si lo que buscas es centralizar la gestión de documentos, almacenar la información, promover la colaboración entre el personal y guardar los documentos de forma segura; entonces los sistemas de gestión documental son la solución que estás buscando. En este aspecto OpenKM ofrece su sistema de gestión documental, que permite a las organizaciones gestionar fácilmente los contenidos, simplificando su trabajo e incrementando la eficiencia del conjunto de la empresa. En lo que respecta a los archivos, a través del panel de propiedades vinculados a los contenidos ( carpetas, correos electrónicos, documentos, etc. ); los usuarios pueden asignar palabras clave, categorías. Insertar notas. A través de la pestaña historial, ejercer el control de versiones, lo que les permite gestionar el ciclo de vida del documento.

Gestión de registros

Si la gestión de registros o expedientes es su prioridad, OpenKM también puede ser su software ideal. En una era en la que se generan contenidos a mayor velocidad que nuestra capacidad para gestionarlos de modo convencional; las funcionalidades que ofrece el software, permiten la gestión documental y de contenidos, de forma que es posible aplicar la estrategia de gestión de registros más conveniente para la empresa. Muchas veces un requisito legal obligatorio.

Flujos de trabajo

Si la gestión de flujos de trabajo es una condición importante para la elección de una herramienta de contenido empresarial, OpenKM puede ser la solución también para este escenario. El gestor de contenido empresarial de OpenKM, incorpora un motor workflow que permite la definición de los flujos de trabajo que se realicen dentro de la empresa. Además, funcionalidades como el activity log, ofrecen información pormenorizada sobre todos los eventos relacionados con los procesos de gestión de documentos. Esta información, al igual que la existencia y status del workflow, puede ser accesible tanto para los usuarios, como para los administradores.

Colaboración y redes sociales

Si la colaboración y la administración de contenidos en el seno de la empresa es su principal preocupación, OpenKM puede ayudar en esta situación. La interfaz de usuario, aparte de ser customizable gracias a la plataforma Kcenter; a nivel standard es muy intuitiva, facilitando así su uso y aceptación por parte del personal, desde el primer momento. También permite ejercer el control de seguridad a nivel granular, por lo que los usuarios a través de diversos niveles de seguridad; accederán a los entornos, funcionalidades, carpetas y documentos que sean necesarios para el desarrollo de sus actividades. OpenKM es una aplicación multiplataforma, por lo que desde cualquier ubicación, a través de PC, tablet o Smartphone pueden acceder a la herramienta de contenido empresarial. La herramienta de content management puede también ser utilizada para la gestión del correo electrónico.
Además, si desean utilizar el sistema ECM de gestión de contenidos para publicar parte de ellos a través de intranet o extranet como contenido web, también pueden utilizar OpenKM para tal fin. El software ofrece integraciones con Joomla o Wordpress; aparte de que la platforma KCenter puede ser utilizada para la creación de portales web, o crear servicios de distribución de noticias ( por ejemplo servicios RSS ). De esta forma, los usuarios encargados de la gestión social media, pueden estar puntualmente informados de cualquier evento; mantener la comunicación entre el personal y en consecuencia, gestionar la información que se ofrece en consonancia con las necesidades y expectativas del público objetivo.

Integración

Uno de los puntos fuertes del sistema de gestión de contenidos empresariales de OpenKM, es su capacidad de integración con terceras aplicaciones. Gracias a su tecnología Open Source, si en la empresa ya hay otras herramientas de contenido empresarial, como CRM o ERPs; la aplicación de software libre facilita la integración, gracias a su completa API disponible a través de OpenKM Knowledge Center - que centraliza toda la documentación relativa al software-. Incluidos los SDK’s para JAVA, PHP y .NET; además de aplicaciones extra, que forman parte de la suite de OpenKM ( como puede ser el asistente de firma digital, el cliente de scanner, la estación de importación, entre otras.). El almacén de datos puede configurarse para cualquier base de datos como MySQL, PostgreSQL, Oracle o SQL Server, entre otras.

Todo ello contribuye a consolidar el contenido empresarial generado en entornos diferentes, dentro de la suite de aplicaciones de la organización.

Herramientas de contenido empresarial y el tamaño de la empresa

Las empresas en función del sector de actividad y su tamaño presentan diferentes necesidades.

La adquisición de una herramienta de administración de enterprise content management es una decisión estratégica; se pretende que la aplicación sea de utilidad para el personal y los intereses de la compañía a medio y largo plazo. Es la herramienta que permite la digitalización de documentos en papel, reduciendo costos, promoviendo la oficina sin papeles. Facilitando la gestión de procesos empresariales y de negocio a lo largo de la organización, sin que el lugar y el tiempo sean limitaciones para acceder a la información, u ofrecer el producto o servicio que el cliente demanda.

OpenKM está actualmente presente en todos los sectores económicos: desde administraciones públicas, pasando por el sector sanitario, la educación, banca y finanzas; empresas dedicadas al sector servicios, energético, o la tecnología. Desde su lanzamiento en 2004, el software ha demostrado su versatilidad y capacidad de adaptación.

Las compañías pequeñas y medianas pueden optar por la versión Cloud del sistema ecm de gestión de contenidos empresariales, y a medida que crecen migrar a la versión servidor.

Con OpenKM pueden capturar, gestionar, almacenar y preservar la documentación del conjunto de la empresa, ofreciendo una plataforma de soporte tanto para procesos empresariales ( dpto. de recursos humanos, administración ) como para gestión de procesos de negocio ( aprobación de compras, ventas, entrega de contenido o documentación a partes interesadas…). Todo en sintonía con la visión general de la empresa, que se aplica a través del sistema de gestión de contenidos empresariales, que permite el cumplimiento de los procesos de negocio, la reducción de costes, y la ejecución de los requerimientos legales a lo largo de la organización