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Gestión Inteligente de la Información

Escrito por Ana Canteli el 1 abril 2022

La gestión inteligente de la información la forman el conjunto de estrategias, metodologías, procesos y soluciones tecnológicas que una organización utiliza para gestionar su información; en particular sus contenidos y sus datos. No hay que olvidar que las empresas administran información estructurada e información no estructurada, que procede de diversas fuentes y que requiere distintos tipos de tratamiento y diferentes niveles de seguridad.

Además, hay que tener en cuenta que con el tiempo, las empresas acumulan un legado informático que promueve la creación de silos informáticos. En estos casos, nadie sabe qué información tenemos, ni dónde está. Esto hace que tomar decisiones basadas en datos sea muy difícil, con todo el caos que puede provocar y los riesgos que conlleva.

Por otro lado, no hay que olvidar que todas las empresas viven su propio recorrido de transformación digital. Durante este camino, las organizaciones consiguen entender, anticipar y redefinir las experiencias de los empleados y clientes. Por su puesto, este esfuerzo transformador depende de la agilidad del negocio o sector, la innovación, la capacidad operativa, el grado de automatización y el cumplimiento normativo en gobernanza de la información que la empresa aplique. 

El objetivo de todo esto es la información, el combustible que mueve y financia la transformación digital de la empresa. Porque como ya decíamos en el post de la semana pasada, el volúmen, la velocidad y variedad de la información excede, en ocasiones, la capacidad de para gestionar la información de la empresa.

¿ Por qué la gestión inteligente de la información es importante ?

Las empresas ya no se pueden conformar con crear, capturar, automatizar y entregar información para sus productos o servicios. 

• Han de asimilar y comprender la información de todo tipo, que crean y reciben cuanto antes,  e introducirla en los procesos comerciales que han de ser reversionados, sin perder velocidad y calidad. El volumen y la velocidad son un desafío al que sólo se puede hacer frente, mediante el machine learning y la inteligencia artificial.
• Deben  reducir la cantidad de recursos humanos dedicados a tareas relacionadas con la gobernanza de la información. Para ello convertir todos los formatos a versión digital puede ser una solución, que facilitará la introducción de soluciones automáticas. 
• Necesitan capacidad operativa para adaptar la estructura hardware a los nuevos requerimientos y ser flexibles para beneficiarse de las combinaciones que el mercado ofrece: instalaciones on-premise, almacenamiento en la nube, enfoque híbrido, etc.

Componentes de un sistema de gestión inteligente

Los desafíos a los que se enfrentan hoy en días las empresas, las obligan a implementar nuevas prácticas de gestión de la información, un trayecto transformador que debe incluir:

• Servicios de contenido: un enfoque modular y flexible que permita utilizar los contenidos y la información, dondequiera que nos encontremos y en cualquier circunstancia.
• Capacidad de procesos: que pueden ser puestos en marcha con la simpleza de una app, mientras se respeta la estructura de negocio que coordina todos los esfuerzos.
• Capacidades analíticas: preparar la información estructurada y no estructurada para su procesamiento automático.

Las organizaciones deben mantener estos servicios y capacidades de forma dinámica, para responder a los continuos cambios del mercado y los requerimientos del ciclo de vida de la información, a lo largo de toda la empresa. Es por eso que la gestión inteligente de la información está integrada por los medios técnicos y humanos que posee la entidad.

Como hemos visto, la transformación digital de la información y la gestión inteligente de la información van de la mano; pues ambos enfoques están orientados a proporcionar una mejor experiencia al cliente. Y un mejor ambiente de trabajo, que sirva como reclamo para nuevo talento y fidelización de los ya empleados. 

Ventajas de la gestión inteligente de la información

La gestión inteligente de la información facilita la organización y acceso a los contenidos y datos de la empresa. Para ello, obviamente cualquier entidad que se precie debe contar con un sistema de gestión de contenidos. OpenKM, que se presenta habitualmente como un software de gestión documental, es en sí un sistema de gestión de documentos y registros electrónicos. No desvelamos nada nuevo; es un sistema de gestión documental,  simplemente que el enfoque documental, de registros, contenidos empresariales o  gestión del conocimiento, no son una limitación a la hora de trabajar con nuestro software. 

OpenKM  cuenta con elementos de indexación y archivo para que los los usuarios encuentren lo que buscan, más en función de lo que es, que en base a dónde está almacenada. OpenKM también se integra fácilmente con otras herramientas resultando en  un flujo de trabajo alineado. El sistema de gestión documental también ofrece funcionalidades de seguimiento y análisis, como los servicios de suscripción e informes, lo que brinda enormes beneficios a las organizaciones, ya que pueden mostrar qué datos se utilizan y dónde.

Con OpenKM la empresa puede centrar sus esfuerzos en comprender y utilizar mejor su contenido y datos en toda la organización. Con la adquisición de nuevos conocimientos, las organizaciones pueden utilizar y optimizar su contenido, a la vez que ahorran tiempo. El software de gestión de contenidos empresariales de OpenKM fue concebido con la intención de adaptarse con la empresa, a los crecientes desafíos y oportunidades que la gestión de información y datos suponen. También se centra en la facilidad de uso y en garantizar que los empleados de toda la organización lo encuentren fácil de usar. Para ello en OpenKM Academy encontrarán todos los recursos formativos y divulgativos a su alcance.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece las siguientes capacidades:

• Gestión de contenidos on-premise o en la nube.
• Plataforma de colaboración interna y externa.
• Plataforma de desarrollo autoservicio.
• Herramientas de integración y migración de contenido.
• Digitalización de procesos organizativos.
• Automatización de procesos.
• Gestión de procesos de negocio (BPM).
• Captura inteligente multicanal.
• Optimización de procesos.
• Gestión de registros y preservación digital.
• eDiscovery y documentación legal.
• Funcionalidades analíticas y aprendizaje automático.
• Análisis de contenido y semántica.
• Reconocimiento, extracción y estandarización de datos.
• Gestión de metadatos y taxonomía.
• Clasificación de documentos e identificación de Información de Identificación Personal.

Si desea saber más sobre cómo OpenKM puede ayudarle a implementar un sistema de gestión inteligente en su empresa, no dude en ponerse en contacto con nosotros.