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Gestión documental y ChatGPT

Escrito por Ana Canteli en abril 24, 2023

ChatGPT se ha vuelto muy popular porque, de entre todos los modelos de lenguaje de inteligencia artificial, está disponible desde varias plataformas online, lo que lo convierte en más accesible que otras alternativas. El chatbot ha sido utilizado para proyectos de investigación e integrado con otras apps, algo que le ha reportado mayor popularidad que se traduce, a su vez, en más confianza por parte del público general. Además, la afluencia de usuarios redunda en la mejora de la calidad percibida del programa, ya que así se incrementa la base de datos, contribuyendo a la mejora en la precisión y eficiencia de las tareas que se le encomiendan

ChatGPT es un programa de inteligencia artificial que puede entender y producir texto de manera similar a como lo haría un humano. Ha sido concebido para procesar y generar texto natural en -por ahora- español, francés, alemán, italiano, portugués, chino, japonés, coreano y árabe. Está preparado para responder preguntas, generar texto original, traducir, resolver problemas de tipo matemático (desde ecuaciones básicas hasta cálculo avanzado) de programación (como errores de código, desarrollo de algoritmos), de negocios (análisis de macrodatos, planificación de proyectos, gestión de recursos), entre otros

La inteligencia artificial (IA) es una rama de la informática que se enfoca en el desarrollo de sistemas y programas que pueden realizar tareas que normalmente requieren inteligencia humana. Para ello se basan en algoritmos y modelos matemáticos que permiten que los ordenadores puedan procesar grandes cantidades de datos, para realizar tareas como  identificar patrones, reconocer imágenes, comprender el lenguaje natural, o tomar decisiones basadas en la información disponible.

El lenguaje natural, que es un área de investigación en la IA, se refiere a cualquier lenguaje humano que se utilice para comunicarse con los dispositivos o programas informáticos, (ordenadores, smartphones, asistentes virtuales, chatbots, etc). Estos se utilizan para comunicarse con los sistemas informáticos como lo haría una persona con otra. En informática, el lenguaje natural se utiliza en diversas aplicaciones, como la generación y procesamiento de texto, la comprensión de voz y la traducción de textos a idiomas. Los sistemas de procesamiento de lenguaje natural (PLN) analizan y comprenden el lenguaje natural escrito o hablado, para a continuación traducirlo en un formato que los sistemas informáticos puedan procesar.

ChatGPT puede desempeñar un papel importante en la gestión documental al proporcionar una herramienta para la comprensión del lenguaje natural y el análisis de datos. 

De hecho OpenKM ha desarrollado una integración con el chatbot para la generación de resúmenes de documentos.

El software de gestión documental de OpenKM es la base de cualquier sistema de gestión documental que se precie en cualquier organización.

Con OpenKM las empresas, de cualquier tamaño y sector pueden administrar, organizar y controlar el ciclo de vida completo de sus documentos; desde la creación, captura, almacenamiento, recuperación, pasando por la distribución, uso y conservación, hasta la disposición de los documentos (la eliminación o conservación permanente). Y por documentos, ahora, gracias a los avances tecnológicos, entendemos cualquier tipo de contenido: documentos electrónicos, digitalizados, correos electrónicos, bases de datos o documentos en línea, por citar sólo algunos. De hecho, gracias a OpenKM las organizaciones garantizan que los documentos estén disponibles para las personas con derecho de acceso en el momento adecuado, de forma que se puedan  utilizar la información contenida en el sistema para cumplir su cometido, respetando las normas y leyes aplicables, en condiciones de seguridad documental.

El software de gestión documental de OpenKM ha sido diseñado de acuerdo a los estándares internacionales más exigentes en materia de gestión documental. Uno de los requisitos de dichos estándares - ISO 215-1:2018 "Información y documentación - Resúmenes para la recuperación de la información y la gestión de documentos - es la confección de resúmenes de documentos, para facilitar el manejo de archivos a los usuarios del gestor documental. Dicha tarea, puede ser aliviada gracias a la integración de OpenKM con ChatGPT, que mediante el uso del procesamiento del lenguaje natural puede analizar el contenido de un documento y generar un resumen que cumpla con los principios establecidos por el estándar. 

De todas formas, merece la pena precisar que, como en todas las tareas realizadas por el chatbot, la calidad del resumen generado por ChatGPT dependerá de la calidad del documento original y del grado de entrenamiento del modelo de lenguaje utilizado por el asistente IA para generar el resumen. Por lo tanto, resulta recomendable la intervención humana para la validación y revisión del resumen generado. 

Si están interesados en esta u otra integración de OpenKM con terceras aplicaciones, no duden en ponerse en contacto con nosotros.