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Gestión documental para PYMES

Escrito por Paco Ávila el 20 de Junio de 2014

Es sabido que las grandes empresas requieren de un buen software de gestión documental debido a la gran cantidad de documentos que manejan. Sin embargo, se olvida que las pequeñas y medianas empresas también generan documentación. De hecho, hay entidades que se ven obligadas (cada vez más) a realizar trámites con la Administración empleando medios telemáticos lo que conlleva a un impulso de la gestión documental en las PYMES.

¿Qué puede ofrecer un software de gestión documental a una PYME?

Una empresa (sea del tamaño que sea) requiere de servicios documentales por varias razones, pero las más evidentes son ahorro de tiempo y coste en la gestión de sus archivos. A continuación veremos las ventajas que un SGD puede ofrecer a nuestra PYME:

• Depreciación en la gestión de archivos. Si se realiza una digitalización de los documentos de la entidad, veremos cómo el coste en cuanto a mantenimiento y gestión del archivo físico se reduce considerablemente.
• Servicio al cliente. Con la implantación de un sistema de gestión documental, los procesos se automatizan lo que ofrece mayor rapidez en la gestión y así una mejora considerable en las relaciones con los clientes.
• Eficacia y alto grado de cualificación. Debido a la informatización de los servicios, el personal de la PYME aumenta su eficiencia porque los procesos son más ágiles y no deben estar realizando pesadas tareas de archivo.
• Rendimiento. Una de las ventajas más significativas es no tener que acceder a la documentación mediante pesados procedimientos de gestión documental que lo único que ofrecen es ralentizar el acceso a la información y por tanto pérdida de tiempo innecesario.
• Socialización. Un buen software de gestión documental debe ofrecer recursos que permitan que los empleados de la empresa se comuniquen y envíen documentación mediante la misma plataforma sin tener que recurrir a otros sistemas para ello.

OpenKM con la pequeña y mediana empresa

Como se puede observar, las ventajas de implantar un software de gestión documental en la PYME son más que considerables.
A la hora de seleccionar el mejor sistema para nuestra empresa debemos tener en cuenta todos los puntos anteriormente mencionados además de considerar si realmente se adapta a nuestras necesidades.
OpenKM es una herramienta de gestión documental que se adapta plenamente a los requerimientos de pequeñas, medianas y grandes empresas. Esto es, no importa la cantidad de documentación que la empresa gestione, mediante su intuitiva y sencilla interfaz cualquier entidad puede hacer uso de ella.