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Gestión documental para minoristas

Escrito por Ana Canteli en septiembre 21, 2018

El sector minorista presenta las mismas necesidades que cualquier negocio hoy en día; debe ofrecer el mejor servicio, la mejor experiencia posible al cliente, para así fidelizarle. Todo ello a precios cada vez más competitivos de la única manera posible, reduciendo costes, logrando así casos de éxito. Y dedicar tiempo a archivar, clasificar y almacenar la documentación resultado de las actividades comerciales, no es la mejor forma de maximizar el rendimiento del negocio.

Por eso hace tiempo que para la gestión logística y de almacenes, la administración de los procesos diarios, la gestión financiera y las relaciones con los clientes,- el business intelligence - se apoya en soluciones sectoriales especializadas; necesarias para ofrecer los altos niveles de servicio y calidad, que son exigidos en un entorno tan competitivo como la distribución mayorista o el comercio minorista.

En el sector minorista se añaden más dispositivos y tecnologías para la consecución de múltiples objetivos: optimizar y agilizar las ventas; sobre todo con la maduración de los nuevos canales de venta e-commerce. Aumentar la satisfacción de todos los tipos de clientes y promover su fidelización; a la par que incrementar la presencia del comercio minorista, en un sector económico dominado por las telecomunicaciones. Ahora el consumidor compagina las compras en tienda física, con la adquisición de bienes y servicios en modo online y exige que ambas experiencias sean similares en sus características; fáciles de usar, confiables y eficientes.

En este ámbito, el software de gestión documental OpenKM puede ser la herramienta ideal para afianzar la posición del comercio minorista en el sector, contribuyendo a la mejora en la gestión de almacén, de puntos de venta, atención al cliente y el aprovechamiento de ventajas competitivas.

Con OpenKM, el almacenamiento de la documentación relacionada con las actividades del sector minorista ya no será un problema. Todas las órdenes de compra, facturas, albaranes, recibos, registros, documentación de RRHH y otro tipo de documentos, no tienen por qué ocupar espacio físico en la oficina o en el punto de venta. Gracias al OCR zonal incorporado en el software de gestión documental de OpenKM, la organización puede digitalizar toda la información en soporte físico, para convertirse en una oficina sin papeles. El cliente de scanner de OpenKM ayuda a agilizar el proceso documental.

Además, mediante la automatización de procesos se estimula la mejora competitiva al incrementar la productividad, aumentar la capacidad de gestión de altos volúmenes de documentos, reducir la incidencia de errores humanos o incumplimiento de procesos documentales. El software de gestión documental de OpenKM incorpora a su vez un motor workflow que puede ser utilizado como herramienta de gestión, tanto para la distribución mayorista como minorista. Se trata de crear un cauce unívoco de gestión, que hace que los actores involucrados reciban notificación ( bien a través del pc o de dispositivos móviles ) de que tienen un flujo de trabajo asignado a ellos. Ésto invita a los afectados a gestionar de forma más eficiente y eficaz el proceso de negocio, lo que resulta en una mejor gestión de almacén, de puntos de venta, mejor gestión financiera y una rápida atención al cliente.

Por otro lado, la digitalización de la documentación, aparte de reducir los gastos de almacenamiento, facilita las labores de recuperación. OpenKM incluye entre sus herramientas de gestión, un motor de búsqueda que ayuda a recuperar de forma eficiente cualquier información o dato de interés. Se puede buscar por localización en el repositorio, o por contenido - cualquier palabra o dato que recordemos que forma parte del documento - por nombre; por título, por autor, por rango de fechas. Incluso si tenemos documentación en varios idiomas, podemos utilizar esta condición para obtener una batería de resultados más acorde con lo que buscamos. Si además hemos categorizado el documento, o añadido notas o palabras clave, podemos utilizar estos criterios para recuperar la información que nos interesa. Y la forma más eficiente de realizar búsquedas es a través de metadatos; información de alto valor vinculada al documento ( que bien puede ser extraída a través de OCR o proceder de una tercera base de datos ) que es utilizada para recuperar los datos o documentos que necesitamos.

El gestor documental OpenKM está preparado para archivar correos electrónicos, adjuntos incluidos; por lo que si nos comunicamos con clientes, administraciones públicas o distribuidores por este medio, podemos consolidar nuestro repositorio documental con este tipo de archivos, sin que la extensión sea una limitación. Además, la suite del programa ofrece MS-Addins para que cualquier usuario desde word, excel o incluso Outlook pueda acceder al gestor documental y realizar las tareas que necesite. Por otro lado, para facilitar la interoperabilidad entre soluciones sectoriales, - y con ello el desarrollo del business intelligence - el sistema de gestión documental OpenKM ofrece SDK´s en Java, PHP y .NET que proporciona las herramientas de gestión necesarias para integrar  el gestor documental con terceras aplicaciones.

La seguridad es otro de los reclamos más destacados del comercio minorista. Quién accede, cuándo, qué ve y qué hace. En OpenKM sólo los usuarios con login y password pueden acceder al gestor documental, ya sea desde ordenadores o dispositivos móviles ( OpenKM presenta una App para Android ). En función de la asignación de roles y perfil, el usuario podrá acceder a más o menos áreas de trabajo, y a las funcionalidades que necesite. La gestión de la seguridad a nivel granular, hace que cada usuario acceda a los contenidos que le competen y en las condiciones estipuladas por el administrador: privilegio de lectura, privilegio de escritura, borrado, descarga, etc., vinculado a cada contenido ( carpeta, documento, registro, e-mail y adjunto ). A través de la funcionalidad Informes, podemos crear reportes relacionados con cualquier aspecto que sea de nuestro interés. Y la sección Activity Log nos permite analizar todas y cada una de las actividades que han sido llevadas a cabo sobre cualquier contenido: quién, cuándo, sobre qué versión, y qué ha hecho.

OpenKM también ofrece control de versiones sobre los documentos. Sólo los usuarios con derecho de edición pueden crear nuevas versiones de los archivos. Esta sección además, nos permite ver destacadas las diferencias de contenido entre versiones, algo muy útil para ver en un simple vistazo las nuevas aportaciones del autor. Asimismo es posible previsualizar el archivo desde el gestor documental - una opción interesante para el caso de usuarios que no puedan descargar el documento del sistema de gestión documental - y si tienen privilegio de escritura, podrán añadir notas o comentarios a la previsualización, al mismo tiempo que respetan la autoría y la versión vigente del documento.

En OpenKM se puede añadir más información a los archivos, y ésta será visible sólo para los usuarios que tengan ese privilegio. Por ejemplo, un documento puede tener asignados 2 grupos de metadatos; el grupo de metadatos “cliente” ( que contiene los datos de contacto ) y el grupo de metadatos “status” ( que contiene información relativa al estado de pago, medio de pago elegido por el cliente, etc. ). Pues bien, podemos hacer que el personal de atención al cliente pueda ver los datos de contacto del cliente, pero que sólo el personal de finanzas pueda ver el estado de pago, vinculado al documento. Podemos hacer lo mismo con cualquier detalle asociado a la documentación, como pueden ser las Relaciones. En OpenKM podemos mostrar la vinculación que la documentación desarrolla en su ciclo vital; un pedido genera un albarán, que desemboca en una factura. Desde la pestaña Relaciones de la factura, puedo ver que la factura mantiene relación con el pedido - que está ubicado en otra ruta del repositorio, lo mismo que el albarán -. Éste es sólo un ejemplo; podemos definir todos los tipo de relación: de equivalencia ( un documento en inglés,  es equivalente al archivo traducido al español ), relación padre-hijo ( un albarán genera una factura ), relación múltiple ( el pedido, el albarán y la factura están vinculados al mismo proyecto )

Todas estas herramientas de gestión, utilizadas en coordinación con las soluciones sectoriales ya presentes en la organización ( business intelligence ) , como los software erp, es lo que convierte la gestión en la empresa minorista en un caso de éxito.

Si desea saber más, le invitamos a solicitar una demo online personalizada o a acudir a las webinars que convocamos con regularidad.