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Gestión documental para gestorías

Escrito por Ana Canteli en abril 03, 2018

Las gestorías y despachos profesionales de servicios de asesoría, son uno de los sectores tradicionales de la economía, que más se pueden beneficiar de la gestión documental electrónica. Su trabajo empieza y finaliza con documentos.

OpenKM es un gestor documental que ofrece una solución de gestión documental para gestorías. Gracias a ella ya no es necesario requerir de forma obligatoria la presencia física de los clientes o sus representantes, para iniciar o llevar a cabo cualquier servicio o gestión económica, fiscal, contable, laboral o de Recursos Humanos.

¿En qué aspectos puede ser útil un sistema de gestión documental?

Al llevar los asuntos legales, fiscales y contables de sus clientes, los software de gestión documental ofrecen una plataforma, que permite la gestión documental diaria en formato digital. Proporcionando tanto a la gestoría administrativa como a los clientes, la herramienta que necesitan para facilitar y recibir toda la documentación y servicios objeto de intercambio.

Todos estos elementos suelen ser objeto de leyes, reglamentos, ordenanzas, e incluso del análisis de sentencias relacionadas con materias, en las que el despacho profesional ofrece servicios. Y que por lo tanto, exigen un seguimiento y control de actualizaciones, cambios o derogaciones.

Gestión laboral

El establecimiento de una relación laboral suele estar representada mediante un contrato, que detalla los derechos, responsabilidades y deberes de cada una de las partes.

Desde este punto de vista, las asesorías pueden asumir el ejercicio de las responsabilidades en materia de Recursos Humanos de sus clientes; entre ellas:

• Altas y bajas en la seguridad social.
• Redacción de contratos, prórrogas, cartas de recomendación.
• Elaboración de nóminas.
• Elaboración de presupuestos de personal.
• Creación de finiquitos.
• Solicitud de pensiones.
• Gestión de subvenciones, cursos de formación.

Todos estos casos son situaciones a las que podemos dar cobertura, gracias al sistema de gestión documental, que nos permite: procedimentalizar estos escenarios, automatizar procesos, crear flujos de trabajo, clasificar la documentación e información que se crea y se gestiona a lo largo del año, en función de los intereses de la gestoría y las necesidades de los clientes.

Gestión fiscal

Tanto las personas físicas – trabajadores por cuenta ajena o autónomos – como jurídicas (empresas), tienen el deber de hacer frente a sus obligaciones tributarias. Para ello es necesaria la preparación de las cuentas de la empresa, o el balance de ingresos y gastos deducibles, de la declaración de la renta de las personas físicas.

En este aspecto, las asesorías ofrecen estos servicios buscando el mayor ahorro fiscal, sin dejar de cumplir con las obligaciones tributarias. E incluso, asesorando a sus clientes sobre las mejores decisiones a la hora de conseguir maximizar el ahorro; en función de la situación de la empresa, o las circunstancias personales del cliente y adaptándolas a la última normativa vigente.

En este escenario las asesorías pueden identificar eventos que se producen con regularidad y que pueden ser objeto de mejoras, tanto para el negocio, como para el cliente:

• Declaración trimestral del IVA
• Declaración del IRPF
• Declaración del impuesto de sociedades
• Tratamiento y gestión de tributos especiales, gravámenes, recargos, sanciones, etc.

Entre estos servicios, a buen seguro el despacho profesional encontrará oportunidades de mejora para incrementar la satisfacción del cliente, simplificar los intercambios de información y documentación, y reducir los tiempos de cada proceso administrativo. Se pueden utilizar las funcionalidades de comunicación del software de gestión documental, para estar al día de la situación del cliente o recabar con la antelación necesaria, toda la documentación e información imprescindible, para desarrollar la labor de asesoría fiscal.

Ante cambios en la legislación, el asesor fiscal puede crear un canal de comunicación con sus clientes; poniendo de manifiesto sus conocimientos, fiabilidad y pericia en los asuntos relativos a los servicios que ofrece. Algo que redundará en la percepción positiva de la gestoría por parte de sus clientes, que desembocará en el desarrollo del prestigio de la organización y por lo tanto, en el aumento de posibilidades de incrementar la cartera de clientes.

Gestión contable

Con independencia del tamaño de la empresa, todas las organizaciones deben contar con un profesional que domine el Plan General Contable para la elaboración de la contabilidad, tanto interna como externa.

En este campo las asesorías pueden ofrecer desde servicios de resolución de consultas, en materia de aplicación de normas y principios contables; hasta llevar el departamento de contabilidad del cliente.

Entre las actividades habituales que desarrolla un asesor contable destacan:

• La gestión contable, cumpliendo con la versión más actualizada del Plan General Contable.
• Realización y llevanza de libros de registros de facturas emitidas, recibidas, gastos y bienes de inversión.
• Informes de gestión trimestral sobre el estado de las cuentas.
• Actas de juntas generales de socios.
• Presentación y depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil.
• Legalización de libros contables en el registro mercantil.

La asesoría puede beneficiarse de las ventajas que el sistema de gestión de documentos y registros electrónicos, puede aportar al desempeño de estas responsabilidades. A través del sistema de gestión documental, puede enviar documentos para su aprobación, incorporando el servicio de firma digital en su caso. Puede crear canales de comunicación ad-hoc para los distintos grupos de usuarios a los que se esté ofreciendo servicio contable, dentro de la misma organización. Además, se puede utilizar el mismo software para la digitalización del histórico de la compañía; administrar plazos de vigencia, derechos de acceso y disposición final de los documentos, de forma pormenorizada y a la vez con alcance global.

La solución de gestión documental para gestorías de OpenKM, ofrece a las asesorías la posibilidad de crear y consolidar el repositorio documental tanto interno, como de los clientes, apoyándose en las ventajas del software.

Permite a las gestorías, crear una Base de Conocimiento Legal que puede ser utilizada por el personal de la asesoría para ofrecer servicios; o que incluso pueda ser accesible en modo consulta para los clientes. El asesor puede destacar determinadas actualizaciones, que cree que pueden tener un gran impacto entre la mayoría de los clientes y distribuirlas como una newsletter, entre los aquellos subscriptores del servicio.

Además, el software de gestión documental para gestorías, permite establecer una política de privacidad global, facilita la gestión de fechas de expiración, archivo y disposición final de la documentación; en función de los periodos en los que legalmente los documentos deben estar a disposición del cliente, para su cumplimentación. Pasado el preceptivo periodo, podemos hacer que sea accesible en modo sólo lectura ( aparecerá un aviso legal que informa de que el documento ha llegado a su versión final – que probablemente sea convertido a formato pdf para asegurar el acceso a la información en el largo plazo - y que no se puede alterar ). En cumplimiento de la política de privacidad, se puede restringir el acceso al documento y con ello los privilegios que se podrían aplicar (lectura, edición, descarga, eliminación…)

Seguridad: la piedra angular de la profesión

La seguridad es una prioridad para todo profesional o gestor que se precie, en tanto maneja información sensible de sus clientes a diario. Su fiabilidad y prestigio dependen en parte de ello. Por es, la seguridad en la gestión documental electrónica es un elemento fundamental, a la hora de seleccionar la herramienta de contenidos empresariales que utilizará para automatizar procesos, aplicar flujos de trabajo, digitalizar documentos o asumir la gestión de departamentos de contabilidad, entre otras actividades.

El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM, ofrece la administración de la seguridad en el sistema en 3 capas principales. El uso de login y password vinculados a cada usuario. La asignación de roles y perfiles en función de las necesidades y obligaciones de cada empleado. Y la gestión de la seguridad a nivel granular, que permite habilitar o deshabilitar el ejercicio de privilegios – lectura, edición, descarga, eliminación… - a nivel de documento, registro, carpeta o correo electrónico.

Reconociendo patrones en los documentos: OCR zonal

Piensa la cantidad de documentos que cumplen constantemente una serie de características: número de referencia, datos personales, códigos de barras, campos con datos clave, etc.
El Reconocimiento Óptico de Caracteres hace posible la aplicación del concepto paperless - oficina sin papales -, ya que se utiliza para registrar en formato electrónico, los datos más relevantes de formularios, expedientes y archivos; de forma que se aumenta de forma exponencial la eficiencia, a la hora de administrar y gestionar la información que contienen.

Sistematizar el buen hacer: workflows

Ahora piensa en la cantidad de veces que repites procedimientos con documentos que a su vez, siguen patrones determinados.
El workflow nos ayuda automatizar la forma de trabajar en la empresa, de manera que se agilizan los plazos y los trámites. Se encauza la creación, colaboración, versionado, evaluación, revisión y aprobación de forma unívoca; lo cual incrementa la eficiencia en la gestión de los procesos documentales

OpenKM Cloud: el software de gestión documental para gestorías como servicio

OpenKM le proporciona el software de gestión documental para gestorías en la modalidad de Cloud. Su gestoría o asesoría dispondrá de más rapidez, eficacia y organización administrativa, siendo más productiva y mejorando con diferencia, los sistemas que hasta ahora se utilizan.

Además, este producto ofrece muchísimas ventajas, entre ellas:

• No existe inversión en hardware.
• Tampoco en personal técnico informático.
• Ofrece gran escalabilidad: el software de gestión se adapta a sus necesidades presentes y estratégicas.
• Acceso multiplataforma.
• Rápida implantación.
• Permite crear tu propio Cloud: ofrece la posibilidad de crear un plan más personalizado para gestorías, que necesiten algo más específico. Y es que desde la solución cloud computing de OpenKM, puedes personalizar tu propio plan de gestión documental en la nube.

Tanto la versión Cloud como la versión Profesional (el gestor documental de OpenKM instalado en servidor) ofrecen facilidades para integrar el sistema de gestión documental, con cualquier tercera aplicación. La tecnología Open Source de OpenKM no presenta ninguna limitación tecnológica, a la hora de completar la suite de programas de la empresa. Gracias, a los SDK’S en Java, PHP y .NET, la organización puede crear los conectores que necesite tanto ahora, como en el futuro. De ahí que la adquisición del gestor documental se convierta en una decisión estratégica y solvente en el largo plazo.