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Gestión documental para el sector de la distribución

Escrito por Ana Canteli el 22 de junio de 2018

Uno de los desafíos más importantes a los que se enfrenta el sector de la distribución es aumentar la velocidad y eficiencia de sus procesos, para lograr el éxito en los negocios. Porque los retrasos o incumplimiento de plazos tienen un gran impacto que puede afectar muy negativamente a la compañía. No hay que olvidar que los clientes, confían en las empresas del sector de la distribución para entregar sus productos y servicios a tiempo y de la forma adecuada, a sus destinatarios.

La eficacia, la eficiencia, la cercanía y la sostenibilidad a lo largo del tiempo son los pilares básicos en los que se fundamenta la relación con los clientes. Para ello es necesario acometer con responsabilidad, un seguimiento de principio a fin de toda la información que se produce en cada proceso logístico. En muchos casos, el nivel de automatización y equipamiento tecnológico en algunas empresas del sector retail es alta, pero aun así existe la necesidad de incorporar software de gestión documental, que ayuden a las compañías a mejorar la cadena de suministro; la gestión empresarial, dinamizar el canal de venta. O hacer que la compañía sea capaz de transformar los datos en información, la información en conocimiento y así optimizar la toma de decisiones en los negocios ( Business Intelligence ).

Para las empresas dedicadas al sector de la distribución, la adquisición de un software de gestión documental puede ser la mejor inversión, ya que su éxito depende en gran medida de la buena gestión documental que hagan de sus servicios.

Por un lado hay que tener en cuenta que el sector de la distribución está sometido a una gran presión regulatoria. Las organizaciones tienen que cumplir normativas a nivel local, regional, nacional e incluso europeo. Además, no sólo tienen que cumplir los requisitos del sector público. Desde la aseguradora que tasa la póliza a la empresa de distribución en función de su organización y sistemas; hasta la presencia de otros actores en el canal de distribución, que demandan una mejor coordinación con nosotros, para proporcionar al cliente una mejor experiencia. Todos contribuyen en este entorno globalizado a incrementar la presión y la variedad de requisitos a cumplir.

Por eso, siguiendo la filosofía de optimización de procesos de negocio para incrementar la calidad, proporcionar suministro inmediato de información que mejora la productividad, agilizar las tareas administrativas y ayudar a la transformación digital, el software de gestión documental de OpenKM puede aportar soluciones en multitud de contextos a las empresas del sector retail.

• Ahorro de costes: Con el sistema de gestión documental de OpenKM la empresa puede reducir e incluso eliminar la necesidad de mantener el archivo físico en la empresa. Tareas como imprimir órdenes de compra, albaranes, facturas, para que éstas sean firmadas y archivadas ya no será necesario.
• Ahorro del tiempo: el software de gestión documental proporciona acceso inmediato y en tiempo real a la información y a la documentación, a través del sitio web que mostrará el aviso legal adecuado. Utilizando el usuario y contraseña, se accede al sistema en función del rol y el perfil que se desarrolla en la empresa. Los usuarios pueden suscribirse a cualquier contenido, de forma que si el contenido se actualiza, el usuario recibirá una notificación automática.
• Reduce el riesgo: El software de gestión documental aplica la seguridad en 3 niveles. Como hemos mencionado antes, para poder acceder al repostorio es necesario tener login y contraseña. Después en función de la asignación de roles y la definición del perfil, el usuario accederá a una interfaz de usuario adaptada a sus necesidades ( áreas de trabajo, funcionalidades, sección de información, etc. ). Por último, la seguridad a nivel granular, permite definir una seguridad específica a cada nodo en el software de gestión - carpeta, registro, correo eletrónico (inlcuidos los adjuntos) o documento - De esta forma sólo los usuarios designados en la seguridad del nodo, podrán ver que existe ( privilegio de lectura ), editarlo ( privilegio de edición ), eliminarlo ( privilegio de borrado ) etc. El administrador, podrá extender la seguridad con otros privilegios. OpenKM incluye el acceso a OpenKM Knowledge Center, la documentación que permite completar y ampliar la instalación.
• Incrementa la productividad: Las automatizaciones del software de gestión documental OpenKM, eliminan las tareas repetitivas que aportan poco valor a la cadena de distribución, mejoran los procesos de negocios - pago y cobros, administración de contratos...-. Hace que el personal esté más disponible para detectar incidencias y ayuda a mejorar la satisfacción del cliente al aumentar la rapidez de respuesta.

Ejemplo de caso de éxito de gestión documental en el sector de la distribución

Una empresa del sector retail detecta insatisfacción en sus clientes, reducción de la tasa de conversión de clientes potenciales a clientes reales y solicitudes por parte de terceros ( administraciones públicas, entidades vinculadas al sector, otros distribiuidores con los que tiene que colaborar- erp distribución- ) que les resultan cada vez más difícil o costoso gestionar. Cuenta con información en formato físico guardada en carpetas y/ o archivadores. El criterio no es fijo. Las carpetas se guardan en cajas, los archivadores no. Información relacionada se almacena en distintos formatos, lo que dificulta la búsqueda y por lo tanto la toma de decisones. La empresa decide implementar un sistema de gestión documental que le permita coordinar sus actividades, accesible desde sitio web, multiplataforma, que de cobertura a todos los departamentos de la organización. El acceso al gestor documetal a través de sitio web ( que dará cumplimiento al preceptivo aviso legal ), muestra a su vez facilidades para le gestión del aviso legal, datos personales, política de cookies, política de privacidad y de protección de datos en base al RGPD.

Para empezar en OpenKM, el usuario podrá hacer uso de una serie de plantillas que le permitirá generar nueva documentación, cumpliendo los requisitos formales adecuados para cada caso. La suite del gestor documental ofrece SDK’s en Java, PHP y .NET, que facilitan la integración del software de gestión con terceras aplicaciones (software erp) que pueden contener datos, que suponen información útil para la toma de decisiones - business intelligence -. Y ésta información, gracias a la integración puede ser accesible a través del software de gestión documental, sin necesidad de loguearse de forma simultánea en multitud de aplicaciones en busca de los datos que te faltan.

Siguiendo con el ejemplo, podemos faciltar al cliente la información que necesita a través del correo electrónico. OpenKM ofrece MS-Addins para el paquete Office de Microsoft, entre ellos Outlook, que permite al usuario acceder al software de gestión documental desde cliente de correo; adjuntar archivos al e-mail o incluso convertirlos en enlacesde descarga - si los archivos adjuntos son muy pesados, así no se compromete la recepción del correo electrónico -. El cliente, puede acceder a la documentación que le compete a través de la aplicación móvil de OpenKM, y hacer uso del cliente de firma electrónica OpenKM para rubricar la documentación. Gracias a los automatismos implementados en el software de gestión documental, el acto de firma de la documentación por parte del cliente, actualiza los metadatos del documento - de “pendiente de firma” a “firmado”- .

Este evento, promociona el documento a un workflow (flujo de trabajo) de aprobación de orden de envío, en el que los participantes recibirán una notificación, que les informa de que tienen un proceso de negocio asignado y a la espera de ser gestionado. Es una buena solución, que garantiza la comunicación y coordinación entre las partes.

Cada usuario accederá al gestor documental; podrá comprobar el documento - para ver si tiene palabras clave, categorías asignadas, notas añadidas, comentarios insertados en la previsualización, diferentes versiones (que da acceso al cliclo de vida del archivo), si hay comentarios en el Foro. El documento puede tener multitud de grupos de metadatos asignados, pero el usuario sólo verá aquellos que necesita para tomar una decisión. Si tiene alguna duda, puede utilizar el chat, para comunicarse on-line con sus compañeros o consultar la pestaña Wiki, que es donde figura la bibliografía or recursos de referencia. Una vez comprobada toda la información, el usuario realiza la tarea que se espera de él y el workflow pasa a la siguiente fase. La funcionalidad Informes, nos servirá para realizar un seguimiento pormenorizado de aquellos elementos indicadores de actividad. Nos ayudará a detectar desviaciones, cuellos de botella, etc.

Siguiendo este caso de uso, la empresa recibe solicitud de cierta información - por parte de un cliente, de una administración pública…- A través del motor de búsqueda de OpenKM la empresa podrá satisfacer los requerimientos de información gracias al set de herramientas que el buscador ofrece y favorecer el business intelligence. En OpenKM podemos encontrar información realizando búsquedas por texto libre. Si el usuario comete algún error, el sistema le sugerirá la correción. Si tenemos más datos, podremos aplicar criterios de filtrado. Podremos realizar búsquedas más concretas buscando información en función del contexto en el que están ( documentos personales, plantillas, papelera, etc. ). Por nombre, por título - nombre alternativo dado al documento - palabras clave. Por autor, por idioma, por rango de fechas. Si no conocemos ninguno de estos datos, pero conoces términos que aparecen en el cuerpo del archivo, podremos utilizarlos para encontrar el documento. Esto se llama búsqueda por contenido. Pero también tendremos a nuestra disposición más criterios: podremos buscar por su ubicación en el repositorio, en función de las categorías asignadas. Podemos filtrar los resultados, especificando en el motor de búsqueda que busque sobre documentos y/o registros, carpetas o correos electrónicos - en cuyo caso el motor habilitará campos extra para buscar en función del remitente, del destinatario o del asunto -. Incluso podremos encontrar información o documentos en base a notas añadidas al archivo. También es posible recuperar información en base a metadatos. Por ejemplo, ¿ Cuánta facturas electrónicas se encuentran pendientes de pago ?. El usuario selecciona el grupo de metadatos factura, selecciona el campo status; elige pendiente de pago y OpenKM sólo le presentará los documentos que cumplen dicha condición. Si selecciona ver Relaciones, desde el motor de búsqueda podrá ver los documentos vinculados a la factura ( e-mails, órdenes de compra, albaranes ) junto con el tipo de vinculación que mantienen.

Por otro lado, la empresa de distribución se ha decidido por la digitalización de su repositorio físico. Utilizando el motor OCR zonal integrado en OpenKM, el software de gestión documental identifica a través del scanner - integrado con el gestor documental a través del su propio cliente de scanner - los documentos, realizando la captura de datos. Los indexa, los clasifica y extrae toda la información considerada de alto valor, en forma de metadatos. Además, le añade información, procedente de otras aplicaciones, con las que OpenKM está integrado, siendo así un ejemplo de caso de éxito en la creación de un sistema de gestión documental potente, fácil de usuar para el usuario fina e integrado.