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Gestión documental optimizada con ChatGPT: Extracción de texto y metadatos automática

Escrito por Ana Canteli en octubre 30, 2024

La gestión documental ha evolucionado significativamente en los últimos años con la introducción de nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA). Esta transformación es clave para empresas que buscan mejorar la eficiencia, automatizar tareas y reducir el tiempo dedicado a la búsqueda y manejo de información. En este contexto, ChatGPT, un avanzado agente de inteligencia artificial, ha demostrado ser una herramienta valiosa que facilita tareas como la extracción de texto, la generación de resúmenes y la extracción de metadatos de forma automática y eficiente.

Por qué la inteligencia artificial es una buena idea en la gestión documental

Las empresas generan una cantidad inmensa de documentos diariamente, desde contratos y facturas electrónicas hasta informes y contenidos comerciales. Organizar esta información de manera eficaz es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones diarias. Sin embargo, la búsqueda manual de documentos, su almacenamiento y su clasificación pueden ser tareas tediosas, costosas a nivel económico y operativo, dada su propensión a los errores.

La IA, al integrarse en sistemas de gestión documental, proporciona una herramienta que ahorra tiempo y mejora la productividad. Algunas de las mejoras clave que la IA aporta son:

1. Automatización de tareas repetitivas, como la clasificación de documentos.
2. Extracción inteligente de datos, que reduce los errores humanos.
3. Mejora de la colaboración mediante la centralización y acceso rápido a documentos.
4. Reducción de tiempos de búsqueda gracias a herramientas avanzadas de búsqueda basada en metadatos y descripciones.
5. Gestión segura de documentos, garantizando el cumplimiento de normativas y estándares de seguridad.
6. Asistentes virtuales que proporcionan respuestas rápidas sobre el contenido de documentos.

Novedades en la integración de OpenKM y ChatGPT

La integración de OpenKM con ChatGPT ha dado un salto significativo, añadiendo nuevas funcionalidades que facilitan aún más la gestión inteligente de documentos. Las mejoras recientes permiten a los usuarios realizar preguntas directamente sobre el contenido de los documentos almacenados en la plataforma, y la IA proporciona respuestas coherentes y precisas.

Además, la integración ahora es capaz de extraer texto de documentos digitales, mecanografiados o manuscritos, utilizando tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Este texto extraído puede ser procesado por ChatGPT para generar resúmenes automáticos que se almacenan en la sección Descripción del sistema de gestión documental, una práctica recomendada por normativas como la ISO 15489, que sugiere facilitar un resumen del contenido de los archivos para mejorar la gestión y la recuperación de la información en los repositorios documentales.

ISO y la descripción de documentos

La ISO 15489 es uno de los principales estándares internacionales que regulan la gestión documental. Entre sus recomendaciones, destaca la importancia de ofrecer descripciones claras y precisas de los documentos para mejorar la accesibilidad y eficiencia en su uso. Al incorporar descripciones generadas automáticamente por ChatGPT, los usuarios pueden comprender rápidamente la relevancia de un archivo para su tarea o trabajo específico, ahorrando tiempo en búsquedas innecesarias.

Extracción de metadatos en facturas

Una de las características más innovadoras de esta integración es la capacidad de ChatGPT para extraer automáticamente los metadatos de facturas. El sistema reconoce y procesa información clave como el número de factura, fecha, nombre del proveedor y total, rellenando automáticamente los campos de metadatos definidos en OpenKM. Esta automatización no solo optimiza la gestión de facturas, sino que también asegura que la información crítica esté siempre disponible y correctamente organizada dentro del sistema.

Al combinar esta capacidad de extracción de metadatos con otras funcionalidades de OpenKM, como la búsqueda avanzada y la automatización de flujos de trabajo, las empresas pueden gestionar de manera más eficiente el ciclo de vida de los documentos. Por ejemplo, un equipo de finanzas puede procesar facturas electrónicas rápidamente, generando informes o tomando decisiones basadas en información precisa, sin necesidad de realizar tareas manuales.

Casos de uso práctico de la integración OpenKM y ChatGPT

La integración de ChatGPT en la gestión documental ofrece innumerables aplicaciones prácticas que pueden mejorar significativamente los flujos de trabajo de una empresa. A continuación, algunos ejemplos:

• Procesamiento de facturas electrónicas: El sistema extrae automáticamente los metadatos de cada factura recibida, como el importe total, la fecha de emisión y el proveedor, y los almacena en los campos correspondientes en OpenKM. De este modo, las tareas contables son más rápidas y menos propensas a errores.
• Búsqueda eficiente de documentos: Gracias a los resúmenes generados automáticamente por ChatGPT y almacenados en la sección Descripción, los usuarios pueden realizar búsquedas precisas en el sistema, encontrando rápidamente los documentos que necesitan, en lugar de revisar manualmente cada archivo.
• Generación de informes automáticos: La IA puede proporcionar datos de varios documentos relacionados y OpenKM generar informes que sintetizan la información más relevante, ahorrando tiempo a los equipos y mejorando la toma de decisiones.
• Almacenamiento seguro y accesible: Los documentos almacenados en OpenKM se mantienen seguros, mientras que la capacidad de hacer preguntas a ChatGPT sobre su contenido ofrece un nuevo nivel de interactividad, permitiendo que los empleados accedan rápidamente a la información que necesitan.

Conclusión

El uso de ChatGPT en la gestión documental con OpenKM representa un paso importante hacia la automatización y la optimización de los flujos de trabajo. La capacidad de extraer datos y generar resúmenes automáticos mejora la organización de la información, mientras que la extracción de metadatos de facturas facilita la gestión administrativa. Este tipo de tecnología de inteligencia artificial no solo ahorra tiempo, sino que también se convierte en una herramienta esencial para cualquier organización que busque aumentar su eficiencia y mejorar el control sobre su repositorio documental.

Si deseas saber más sobre cómo esta integración puede ahorrar tiempo y recursos en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto para obtener una demo personalizada.