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Gestión documental móvil

Escrito por Ana Canteli en junio 28, 2024

En un mundo cada vez más interconectado, la gestión documental móvil se ha convertido en una necesidad imperiosa. Desde su fundación en 2005, OpenKM ha revolucionado el campo de la gestión de documentos y registros electrónicos. Inicialmente, su software de gestión documental estaba diseñado para ser instalado en los servidores del cliente y accesible principalmente a través de ordenadores. Hoy en día, sin embargo, el acceso multiplataforma es la norma, y OpenKM ha trabajado intensamente para mejorar la experiencia móvil, logrando que la gestión documental desde el dispositivo móvil sea tan eficiente como desde otros dispositivos.

El Presente y Futuro de la Gestión Documental Online

La gestión documental móvil no solo es una tendencia actual, sino que representa el futuro de la gestión documental online. Este avance permite que las empresas y los profesionales accedan, editen y gestionen sus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. La movilidad y la flexibilidad que ofrecen las aplicaciones móviles son cruciales en un entorno empresarial que valora la inmediatez y la eficiencia.

La Experiencia de OpenKM en el Móvil

La experiencia de uso de OpenKM desde un dispositivo móvil es equiparable a la que un usuario desarrolla desde otros dispositivos. La plataforma está diseñada para ser fácil de usar y accesible, permitiendo a los usuarios realizar una variedad de tareas, desde el archivo hasta la edición de documentos. Además, OpenKM ofrece una prueba gratuita para que las empresas puedan experimentar los beneficios de su sistema antes de comprometerse.

Funcionalidades destacadas de OpenKM

1. Acceso en cualquier momento y lugar

• Movilidad: Los empleados pueden acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que aumenta la flexibilidad y la capacidad de respuesta.
• Trabajo remoto: Permite a los empleados trabajar de manera eficiente incluso fuera de la oficina, facilitando el teletrabajo y mejorando la continuidad del negocio.

2. Mejora de la productividad

• Ahorro de tiempo: Los empleados pueden buscar, ver y editar documentos de manera rápida y sencilla sin necesidad de estar en su escritorio.
• Mejor adaptabilidad: Facilita la realización de tareas y toma de decisiones rápidas al tener acceso inmediato a la información necesaria.

3. Colaboración eficiente

• Intercambio de documentos: Los empleados pueden compartir documentos de manera instantánea con colegas y clientes, mejorando la colaboración y la comunicación.
• Actualizaciones en tiempo real: Cualquier cambio en los documentos se registra en tiempo real, asegurando que todos trabajen con la información más actualizada.

4. Mejora en la atención al usuario

• Respuesta rápida: Permite responder de manera más rápida y eficiente a las consultas de clientes y compañeros o administraciones públicas, al tener acceso inmediato a la información relevante.
• Documentación accesible: Cualquier miembro de la organización puede acceder a documentos clave durante reuniones y visitas a clientes, mejorando la calidad del servicio.

5. Seguridad

• Acceso controlado: OpenKM ofrece opciones de seguridad a nivel granular para asegurar que solo el personal autorizado pueda acceder a documentos sensibles desde dispositivos móviles.
• Encriptación y seguridad: La información se transmite de manera segura, reduciendo el riesgo de fugas de datos.

6. Costes reducidos

• Reducción y eliminación de papel: Fomenta la implementación de la oficina sin papeles, reduciendo gastos de impresión y almacenamiento de documentos físicos.
• Optimización de recursos: El uso de dispositivos móviles puede optimizar los recursos tecnológicos de la empresa y reducir la necesidad de infraestructuras costosas.

7. Adaptabilidad y escalabilidad

• Escalabilidad: OpenKM puede escalarse según las necesidades de la empresa, permitiendo gestionar un volumen creciente de documentos sin inconvenientes.
• Actualizaciones y mejoras: OpenKM proporciona actualizaciones regulares que mejoran la funcionalidad y la seguridad.

Ejemplo de caso de uso de OpenKM Mobile

Consideremos a un empleado de mensajería que recoge documentos importantes de una sucursal para entregarlos a la oficina central. Necesita registrar la recogida de los documentos. El empleado utiliza su móvil para fotografiar los documentos recogidos, luego abre la aplicación móvil de OpenKM, selecciona la opción para subir un nuevo documento, adjunta la fotografía y añade detalles relevantes como el nombre del remitente, el tipo de documento y la fecha de recogida. Una vez subido el documento a la carpeta correspondiente en OpenKM, el sistema envía una notificación a la oficina central y al remitente confirmando la recogida. Este proceso garantiza un registro inmediato de la recogida de documentos, reduce el riesgo de pérdida durante el tránsito y facilita una comunicación eficiente con las partes involucradas.

En resumen, la gestión documental móvil es una herramienta indispensable para las empresas modernas que buscan mantener su competitividad y eficiencia. OpenKM se destaca en este ámbito al ofrecer una solución de gestión documental robusta y accesible desde cualquier dispositivo móvil. Con su enfoque en la facilidad de uso y la seguridad, OpenKM permite a las empresas gestionar sus documentos digitales y en papel de manera eficiente y segura. La automatización de procesos, el control de versiones y la completa documentación del sistema, que permiten la integración transparente con terceras aplicaciones, aseguran que OpenKM se mantenga a la vanguardia de la gestión de documental electrónica.

Las empresas que aún no han adoptado una solución de gestión moderna están en riesgo de quedarse atrás. La gestión documental en la nube y las capacidades móviles no son solo una tendencia, sino una necesidad estratégica para cualquier organización que quiera prosperar en el entorno digital actual. OpenKM, con su enfoque en la digitalización de documentos y la gestión de contenido empresarial, está bien posicionada para liderar esta transformación.

La oferta de una prueba gratuita permite a las empresas evaluar directamente los beneficios de OpenKM, asegurando que su transición hacia una gestión documental móvil sea fluida y efectiva. Adopte OpenKM y descubra cómo su software de gestión documental puede transformar la manera en que maneja su información, aumentando la productividad y facilitando una verdadera oficina sin papeles.