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Gestión documental en el sector de la construcción

Escrito por Ana Canteli en septiembre 20, 2019

La gestión documental de obras se ha convertido en unas de las tareas más tediosas y que más tiempo consumen del personal. Nadie trabaja en el sector de la construcción porque le gusten los procesos documentales; lo hacen porque les apasiona construir edificaciones. Sin embargo, no por eso deja de ser una tarea fundamental y que vertebra toda la actividad del sector. Sin ella, sería muy difícil llevar los proyectos a término en el tiempo y presupuesto acordado, y más difícil aún defenderlos.

Realizar una obra significa una gran cantidad de documentación: permisos, contratos, subcontratas, presupuestos de proveedores, especificaciones del cliente, planos, anteproyectos, datos e información sobre nóminas y recursos humanos; sólo por citar algunos ejemplos. Todo esto hace que el acceso a la información y la documentación, cuando sea necesario y esté donde esté ( en la oficina, ante las administraciones públicas o a pie de obra ),que todos los actores involucrados están al corriente y estar seguro de que la versión que manejamos es la correcta, sea esencial para llevar cualquier obra a buen puerto.

Y para ello utilizar un software de gestión documental es crucial no sólo para minimizar riesgos, si no para hacer crecer el negocio, garantizando el cumplimiento de los más altos estándares de calidad: eficiencia energética, protección del medio ambiente, o la gestión de la prevención de riesgos laborales.

A continuación citaremos los beneficios más sobresalientes de contar con un sistema de gestión de obras

Beneficios de la gestión documental en el sector de la construcción

Hay empresas que utilizan softwares específicos para la arquitectura, ingeniería o gestión de proyectos confiando en que la verticalidad de las soluciones ayudarán a los proyectos de construcción, sin pensar que hay otros elementos importantes.

• Creación de un repositorio centralizado: con multitud de trabajadores y colaboradores involucrados en cada proyecto de obra, se hace fundamental la consolidación y centralización de todas las fuentes documentales con las que trabaja la organización. El sistema de gestión documental de OpenKM hace posible este objetivo, adaptándose a la realidad de cada organización. Desde el uso del gestor documental en modalidad Cloud hasta software adquirido a perpetuidad e instalado en los servidores de la compañía. Cuenta con funcionalidades que facilitan la importación de repositorio, así como aplicaciones ad-hoc, como la Estación de Importación, que sirven para administrar procesos de importación complejos. La empresa puede utilizar OpenKM como front-end o ser completamente transparente para el usuario, en modo back-end; utilizando en primer término su aplicación habitual, pero utilizando OpenKM en segundo término, gracias a las facilidades de integración que presenta el software open source de OpenKM. 
• Facilidad de acceso:  Todos las personas y organizaciones implicadas en obras de construcción deben tener acceso a la documentación que sea de su incumbencia y no sólo eso; el software de gestión debería asistirles en la notificación de los cambios y actualizaciones. Nadie quiere que una subcontrata o el personal a pie de obra siga trabajando en una versión obsoleta del proyecto, incurriendo en gastos innecesarios y desviándose de los objetivos. El software de gestión documental de obras de OpenKM cuenta con un gestor de tareas que permite administrar de forma ágil y sencilla cada una de las fases del proyecto, reuniendo toda la documentación relativa, notificando a las partes la documentación relacionada, así cómo las actualizaciones o cambios que sufre cada contenido. De esta forma garantizamos que el personal está al corriente de la última versión oficial. En caso de dudas o discrepancias, el chat, o el foro adjunto a cada contenido empresarial, facilita la consecución de acuerdos y la resolución de dudas. Y en caso necesario, el control de versiones de OpenKM permite la restauraciones de versiones alternativas, guardadas en el histórico.
• Control de la seguridad: El sistema de gestión documental de obras de OpenKM no sólo sirve para guardar bajo el mismo paraguas todos nuestros archivos. Casi lo más importante es que permite acceder a la información que necesitamos, en el momento en el que la requerimos y en las condiciones que cada usuario necesita para trabajar. Por ejemplo, un plano AutoCAD ( OpenKM es el único gestor documental del mercado que ofrece un visor de planos AutoCAD integrado ) es notificado al cliente para que éste lo apruebe. El plano podrá ser accesible para varios departamentos, pero sólo los arquitectos e ingenieros tendrán derecho de edición. En el momento en el que el cliente aprueba esa versión, la seguridad aplicada se actualiza, y si bien ese hecho puede ser notificado automáticamente, éste evento cambia la seguridad, haciendo que el archivo cad sea bloqueado, o que el equipo de ingenieros o arquitectos pueda ver ese plano, en modo sólo lectura, una vez el cliente lo ha aprobado.
• Movilidad: Con el software de gestión documental de obras de OpenKM, nadie necesita quedarse en la oficina a la espera de recibir ningún documento. La app móvil de OpenKM y el acceso a través de internet, hace que cualquier usuario pueda trabajar con la documentación que necesita. Firmar partes, aprobar partidas; cualquier proceso de negocio puede ser implementado en el gestor documental y la asignación de cada fase se producirá cumpliendo los requisitos estipulados por la empresa.
• Control y reducción de gastos: Implementar un sistema de gestión documental es en sí mismo un proyecto ambicioso, pero los beneficios que se obtienen de él, son cuantiosos, en cantidad y efectos a largo plazo. Con OpenKM la empresa puede prescindir de partidas presupuestarias para papel o mensajería, al mismo tiempo que instaura la oficina sin papeles. Los automatismos, permiten implementar los procesos empresariales de forma automática, algo que aporta directamente ahorro en tiempo y reducción de errores humanos. Además dentro del sistema de gestión documental, se pueden reflejar las relaciones que mantienen los contenidos empresariales y definir qué tipo de vinculaciones les unen. Así si buscamos un archivo, desde el motor de búsqueda, podemos ver el resto de archivos con los que un documento está relacionado. O filtrar las búsquedas por categorías; así de un simple vistazo podemos ver toda la documentación relacionada con un mismo tema. Todo contribuye, a maximizar la rentabilidad presupuestaria.
• Mejoras en la gestión de la calidad: puede no ser evidente, pero el uso de gestores documentales en el sector de la construcción, contribuye a cumplir diversidad de objetivos; entre ellos el control sobre los estándares de calidad. En OpenKM se pueden generar informes sobre cualquier aspecto que nos interese - ratio de calidad sobre la fontanería, instalaciones eléctricas, proveedores de materiales. En materia de prevención de riesgos laborales, índice de absentismos, de bajas - dentro de las bajas, cuáles motivadas por accidentes laborales - etc. Volviendo a objetivos más concretos, relacionados con la gestión de documentos, OpenKM facilita la digitalización del repositorio. Desde el cliente de scanner incluido en la suite del software, pasando por el motor OCR zonal o el motor workflow que agiliza los procesos de negocio.

Los gestores documentales ayudan a preparar y aplicar las políticas que promuevan el liderazgo de nuestra empresa en el sector.